अपनी कॉल सेंटर आउटसोर्सिंग कंपनी के साथ संवाद करना
मेरे सहकर्मी अक्सर मुझे यह कहते हुए सुनते हैं कि "जब शीर्ष कॉल सेंटर आउटसोर्सिंग कंपनियों के साथ काम करने की बात आती है तो बहुत ज़्यादा संचार जैसी कोई चीज़ नहीं होती"। प्रभावी संचार वास्तव में सफलता की कुंजी है। सही आउटसोर्स कॉल सेंटर कंपनी खोजें, उन्हें ठीक से प्रशिक्षित करें, और फिर रिश्ते के अपरिहार्य उतार-चढ़ाव का प्रबंधन करें। थोड़े से प्रयास से, आप हमारी शीर्ष कॉल सेंटर एजेंसियों के साथ कुछ ही समय में आउटसोर्सिंग की असली शक्ति का अनुभव करेंगे!
आपकी आउटसोर्स कॉल सेंटर एजेंसियों के साथ संचार प्रक्रिया में सहायता के लिए यहां पांच त्वरित सिफारिशें दी गई हैं:
1.) कॉल सेंटर विक्रेता की संस्कृति और शेड्यूल से परिचित रहें –
ठेठ घरेलू या अंतर्राष्ट्रीय कॉल सेंटर आउटसोर्सिंग कंपनियाँ 24/7 काम कर सकती हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपके संदेशों के प्राप्तकर्ता भी चौबीसों घंटे उपलब्ध हैं। प्रबंधन या एजेंटों के साथ संवाद करने का सही समय जानें। देश में संचार प्रथाओं और भाषाई संदर्भों से खुद को परिचित करना भी संदेश वितरण को बढ़ाने में मदद करेगा।
2.) चैनल स्थापित करें –
ऐसे समर्पित चैनल होने चाहिए जहाँ आप और कॉल सेंटर कंपनी संदेश भेज और प्राप्त कर सकें। यह या तो इलेक्ट्रॉनिक माध्यम (चैट, फ़ोन, वीडियो कॉन्फ़्रेंस, आदि) के ज़रिए हो सकता है या आउटसोर्सिंग स्थान पर आपके द्वारा तैनात संपर्क अधिकारी के ज़रिए हो सकता है।
3.) संवादात्मक बनें –
वीडियो कॉन्फ्रेंस और फोन कॉल जैसे लाइव चैनल चुनकर इंटरएक्टिविटी को बढ़ावा दें। दो-तरफ़ा संचार संदेशों के वास्तविक समय के आदान-प्रदान को बढ़ावा देता है, जिससे देरी खत्म हो जाती है। यहां, आपको तुरंत चिंताओं को संबोधित करने और उन सवालों को स्पष्ट करने का मौका मिलता है जो थोड़े समय के लिए भी अनुत्तरित रहने पर समस्या बन सकते हैं।
4.) समय से आगे रहें –
न केवल चिंताओं को हल करने के लिए बल्कि संदेश देने के लिए भी प्रतिक्रियात्मक दृष्टिकोण के बजाय सक्रिय दृष्टिकोण रखें। अपने कर्मचारियों को रणनीतियों या अभियानों के बारे में सब कुछ बताएं, इससे पहले कि वे सवाल पूछें। साथ ही, बदलावों के बारे में खबर पहले ही दी जानी चाहिए ताकि लोगों को तैयारी के लिए पर्याप्त समय मिल सके।
5.) संदेश शेड्यूल करें –
संदेशों को एक मानक प्रारूप का पालन करना चाहिए और एक नियमित, पूर्वानुमानित समय पर पहुंचना चाहिए। इस तरह, आपके कर्मचारियों को पता चल जाएगा कि आपके कॉल का कब अनुमान लगाना है और आपके लिखित संदेशों में मुख्य बिंदुओं को जल्दी से समझ लेंगे।
आपके और आउटसोर्स कॉल सेंटर एजेंसी के बीच खराब संचार के कारण अनावश्यक रूप से संबंध खराब हो सकते हैं और सभी संगठनों को लाभ की हानि हो सकती है। संस्कृतियदि आप शुरू से ही उचित समझ और स्पष्ट संचार स्थापित कर लें तो समय और दूरी कभी भी असफल सौदे में योगदान नहीं देगी।
यदि आप शीर्ष कॉल सेंटर एजेंसियों को काम पर रखने में रुचि रखते हैं, तो कृपया हमसे यहाँ संपर्क करें या +1.719.368.8393 पर कॉल करें। वर्ल्डवाइड कॉल सेंटर अपने दशकों के अनुभव को बिना किसी शुल्क के आप सभी के लिए काम में लाने के लिए तैयार है।