Obsługa administracyjna | Usługi BPO

Zwiększ wydajność, ogranicz nakład pracy administracyjnej i rozbuduj swoją działalność

Funkcje back-office mają kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania firmy, jednak wiele z tych zadań może pochłaniać cenny czas i zasoby pracowników. Wprowadzanie danych, przetwarzanie dokumentów, transkrypcja, wyszukiwanie informacji, utrzymanie baz danych oraz inne powtarzalne procesy administracyjne mogą uniemożliwiać zespołom wewnętrznym skupienie się na inicjatywach o większej wartości.

Outsourcing funkcji zaplecza umożliwia firmom powierzenie tych zadań doświadczonym dostawcom usług outsourcingu procesów biznesowych (BPO), dysponującym wykwalifikowanym personelem, specjalistyczną technologią, sprawdzonymi procedurami kontroli jakości oraz skalowalnymi możliwościami operacyjnymi.

Firma Worldwide Call Centers (WCC) pomaga przedsiębiorstwom w wyszukiwaniu i ocenie sprawdzonych partnerów w zakresie outsourcingu usług back-office na całym świecie. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz stałego wsparcia administracyjnego, dedykowanego zespołu ds. przetwarzania danych, czy też dodatkowych zasobów w celu obsługi tymczasowego zaległości, nasi starsi doradcy pomogą Ci znaleźć agencje BPO, które spełniają Twoje wymagania, a także są zgodne z Twoimi rozwiązaniami technologicznymi, standardami bezpieczeństwa, harmonogramem i budżetem.

Od oczyszczanie danych Od transkrypcji, przez zarządzanie dokumentami, aż po wyszukiwanie informacji w Internecie — firma WCC może ułatwić Państwu znalezienie wykwalifikowanego partnera outsourcingowego.

Dlaczego warto zlecić obsługę administracyjną na zewnątrz?

Outsourcing funkcji back-office nie polega już wyłącznie na poszukiwaniu tańszej siły roboczej. Nowoczesne programy BPO mogą pomóc firmom w przeprojektowaniu procesów roboczych, zwiększeniu wydajności, skróceniu czasu realizacji oraz uzyskaniu dostępu do wyspecjalizowanych kadr i technologii bez konieczności ciągłego zwiększania liczby pracowników wewnętrznych.

Do głównych zalet można zaliczyć:

• Niższe koszty eksploatacji – Ograniczenie wydatków związanych z rekrutacją, szkoleniami, infrastrukturą, technologią, świadczeniami pracowniczymi i zarządzaniem.
• Większa wydajność – Odciążyć pracowników wewnętrznych od powtarzalnych i czasochłonnych zadań, aby mogli skupić się na zadaniach o charakterze strategicznym.
• Elastyczna skalowalność – Zwiększaj lub zmniejszaj moce przerobowe w miarę zmian wolumenu transakcji, wymagań sezonowych i warunków rynkowych.
• Krótszy czas realizacji – Specjalne zespoły ds. przetwarzania mogą pomóc w zmniejszeniu zaległości administracyjnych i skróceniu czasu realizacji.
• Dostęp do wyspecjalizowanych kadr – Korzystaj z usług specjalistów przeszkolonych w zakresie konkretnych procesów związanych z danymi, dokumentacją, badaniami, finansami i administracją.
• Zwiększona dokładność – Uporządkowane procesy robocze, zapewnienie jakości oraz monitorowanie wydajności mogą pomóc w ograniczeniu błędów przetwarzania.
• Zaawansowana technologia – Doświadczeni dostawcy usług BPO coraz częściej łączą wiedzę i umiejętności ludzi z technologiami sztucznej inteligencji, automatyzacją, rozpoznawaniem optycznym znaków (OCR), zarządzaniem przepływem pracy oraz analityką.
• Ciągłość działania – Zewnętrzne usługi outsourcingowe świadczone w modelu rozproszonym mogą zapewnić dodatkowe możliwości i rezerwę na wypadek zakłóceń w funkcjonowaniu zasobów wewnętrznych.

Celem jest stworzenie bardziej elastycznego modelu działania, który pozwoli Państwa pracownikom skupić się na zadaniach bezpośrednio przyczyniających się do obsługi klientów, wprowadzania innowacji, generowania przychodów i rozwoju firmy.

Usługi outsourcingu zaplecza administracyjnego

Dostawcy usług BPO w obszarze back-office mogą wspierać szeroki zakres funkcji administracyjnych i operacyjnych. Firma WCC może pomóc przedsiębiorstwom w znalezieniu doświadczonych dostawców świadczących usługi, takie jak:

Usługi transkrypcji

Transkrypcja nagrań audio, wideo, wywiadów, spotkań, notatek dyktowanych i innych zarejestrowanych informacji może pochłaniać znaczną część czasu pracowników.

Outsourcing usługi transkrypcji może zapewnić dostęp do wyspecjalizowanego personelu i technologii umożliwiających wydajną obsługę większych wolumenów.

W zależności od branży i wymagań dostawcy mogą oferować usługi transkrypcji w zakresie medycyny, prawa, biznesu, badań naukowych, obsługi klienta oraz zastosowań ogólnych.

Wprowadzanie i przetwarzanie danych

Dane pozostają jednym z najważniejszych zasobów we współczesnym biznesie, jednak utrzymanie ich dokładności często wymaga znacznego nakładu pracy ręcznej.

Zespoły zewnętrzne mogą pomóc w następujących kwestiach:

• Ręczne wprowadzanie danych
• Aktualizacje bazy danych
• Wprowadzanie danych do systemu CRM
• Przetwarzanie arkuszy kalkulacyjnych
• Weryfikacja danych
• Klasyfikacja rekordów
• Pobieranie danych
• Migracja bazy danych
• Wprowadzanie danych aplikacji
• Przetwarzanie transakcji o dużej objętości

Chociaż automatyzacja i sztuczna inteligencja potrafią obecnie obsługiwać wiele rutynowych procesów, weryfikacja przez człowieka nadal ma duże znaczenie w przypadku informacji nieustrukturyzowanych, wyjątków, dokumentów odręcznych, złożonych zapisów oraz zapewnienia jakości.

Oczyszczanie i walidacja danych

Dane niskiej jakości mogą negatywnie wpływać na sprzedaż, marketing, obsługę klienta, sprawozdawczość oraz analizę biznesową.

Zewnętrzne zespoły zajmujące się czyszczeniem danych mogą pomóc w identyfikacji i poprawianiu:

• Zduplikowane rekordy
• Brakujące informacje
• Nieprawidłowe pola
• Niespójne formatowanie
• Nieprawidłowe rekordy
• Nieaktualne informacje
• Rozbieżności w bazie danych

Dostawcy mogą również pomagać w łączeniu baz danych, standaryzacji zapisów, weryfikacji informacji oraz przygotowywaniu zbiorów danych na potrzeby systemów CRM, analiz, marketingu lub zastosowań sztucznej inteligencji.

Badania internetowe

Firmy często muszą gromadzić, przeglądać, porządkować i weryfikować duże ilości informacji.

Outsourcing badania internetowe i badania rynku może zapewnić dedykowane zasoby w zakresie:

• Analiza konkurencji
• Badania dotyczące firmy
• Analiza rynku
• Tworzenie baz danych
• Badania produktów
• Badania cenowe
• Kierowanie badaniami
• Weryfikacja informacji
• Projekty badawcze w Internecie

Zamiast angażować własnych pracowników do realizacji powtarzalnych projektów badawczych, firmy mogą skorzystać z wyspecjalizowanych zespołów BPO, które zajmą się gromadzeniem i porządkowaniem informacji zgodnie z wcześniej ustalonymi kryteriami.

Wprowadzanie i przetwarzanie danych obrazowych

Organizacje dysponujące obszernymi zbiorami obrazów mogą potrzebować znacznego wsparcia administracyjnego, aby zapewnić porządek w zasobach cyfrowych.

Zespoły zewnętrzne mogą pomóc w zakresie wizerunku:

• Klasyfikacja
• Indeksowanie
• Oznaczanie
• Gromadzenie danych
• Katalogowanie
• Konwersja
• Organizacja
• Kontrola jakości

Usługi te mogą okazać się szczególnie przydatne dla firm z branży e-commerce, nieruchomości, wydawnictw, ubezpieczeń, opieki zdrowotnej, handlu detalicznego oraz mediów cyfrowych.

E-commerce i wprowadzanie danych o produktach

Zarządzanie obszernym katalogiem produktów online może wymagać ciągłych aktualizacji.

Zespoły back-office mogą wspierać działalność w zakresie handlu elektronicznego, zajmując się:

• Opisy produktów
• Dane techniczne i cechy charakterystyczne
• Ceny
• Zdjęcia produktów
• numery katalogowe
• Kategorie i podkategorie
• Informacje o zapasach
• Oferty na platformie handlowej
• Aktualizacje katalogu
• Utrzymanie bazy danych produktów

Outsourcing tych powtarzalnych zadań może pomóc wewnętrznym zespołom ds. e-commerce skupić się na ekspozycji towarów, marketingu, pozyskiwaniu klientów i rozwoju firmy.

Przetwarzanie faktur i zamówień zakupu

Działy finansów i księgowości mogą poświęcać sporo czasu na ręczne przetwarzanie faktur, zamówień, not kredytowych, not debetowych i powiązanych dokumentów.

Dostawcy usług BPO mogą pomagać w gromadzeniu danych, ich weryfikacji, klasyfikacji, uzgadnianiu, aktualizacjach systemów oraz zarządzaniu dokumentami.

Współcześni dostawcy mogą łączyć Rozpoznawanie dokumentów wspomagane sztuczną inteligencją oraz automatyzacja procesów przy udziale weryfikacji przez człowieka, co pozwala na sprawne przeprowadzanie rutynowych transakcji, a jednocześnie zapewnia dodatkową uwagę w przypadku sytuacji wyjątkowych.

Przetwarzanie formularzy

Organizacje działające w sektorach opieki zdrowotnej, ubezpieczeń, usług finansowych, logistyki, edukacji, administracji publicznej, badań rynkowych oraz w innych branżach często przetwarzają duże ilości formularzy.

Firmy świadczące usługi outsourcingowe mogą pozyskiwać, weryfikować, klasyfikować i przekazywać informacje pochodzące z:

• Formularze rejestracyjne
• Zastosowania
• Ankiety
• Formularze ubezpieczeniowe
• Formularze medyczne
• Dokumenty prawne
• Formularze rejestracyjne
• Dokumenty przewozowe
• Formularze dla klientów
• Aplikacje do programów lojalnościowych

Cyfrowe procesy robocze mogą następnie przekazywać informacje do odpowiednich baz danych, systemów CRM, systemów zarządzania dokumentami lub innych aplikacji biznesowych.

Przetwarzanie i formatowanie dokumentów

Przedsiębiorstwa generują ogromne ilości umów, raportów, prezentacji, instrukcji, korespondencji i innych dokumentów.

Zewnętrzne zespoły zajmujące się przetwarzaniem dokumentów mogą zapewnić wsparcie w następujących obszarach:

• Formatowanie dokumentu
• Edytor tekstu
• Tworzenie nagłówków i stopek
• Hiperłącza i zakładki
• Spisy treści
• Opisy i numeracja
• Konwersja szablonu
• Indeksowanie dokumentów
• Organizacja plików
• Zapewnienie jakości

Usługi te mogą pomóc firmom w ujednoliceniu dokumentacji, jednocześnie zmniejszając obciążenie administracyjne spoczywające na pracownikach wewnętrznych.

Konwersja danych i plików

Firmy często potrzebują konwersji informacji między różnymi systemami i formatami plików.

Firmy świadczące usługi outsourcingowe mogą oferować następujące usługi:

• Konwersja do formatu PDF
• Konwersja plików HTML i XML
• Konwersja e-booków
• Konwersja dokumentów
• Konwersja arkusza kalkulacyjnego
• Konwersja bazy danych
• Konwersja obrazu na tekst
• Konwersja starszych plików

Projekty związane z wdrażaniem na dużą skalę mogą szczególnie dobrze nadawać się do outsourcingu, ponieważ dostawcy mogą przydzielić dedykowane zasoby bez zakłócania wewnętrznych procesów operacyjnych.

Sztuczna inteligencja, automatyzacja i wiedza ekspercką ludzi

Wraz z rozwojem sztucznej inteligencji i inteligentnej automatyzacji procesy back-office uległy znacznym zmianom.

Czynności rutynowe, które niegdyś wymagały całkowicie ręcznego przetwarzania, można w coraz większym stopniu usprawnić dzięki takim technologiom, jak:

• Sztuczna inteligencja
• Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR)
• Robotyzacja procesów biznesowych (RPA)
• Inteligentne przetwarzanie dokumentów (IDP)
• Zautomatyzowane zarządzanie przepływem pracy
• Uczenie maszynowe
• Narzędzia do pozyskiwania danych
• Monitorowanie jakości i analityka

Jednak sama automatyzacja nie sprawdza się w każdym procesie.

Złożone dokumenty, wyjątki, niejasne informacje, wrażliwe transakcje oraz dane nieustrukturyzowane mogą nadal wymagać ludzka ocena i weryfikacja. W przypadku wielu firm skuteczna strategia polega na połączeniu automatyzacji z pracą wykwalifikowanych specjalistów z branży BPO, którzy analizują odstępstwa, weryfikują wyniki i dbają o utrzymanie standardów jakości.

To model „człowiek + technologia” może zapewnić wyższą wydajność bez utraty dokładności ani kontroli.

Bezpieczeństwo i zapewnienie jakości

Outsourcing usług back-office często wiąże się z dostępem do ważnych informacji dotyczących firmy lub klientów, dlatego bezpieczeństwo stanowi kluczowy czynnik przy wyborze dostawcy.

W zależności od konkretnego zastosowania firmy powinny oceniać potencjalnych partnerów w zakresie BPO pod kątem:

• Zasady dotyczące bezpieczeństwa informacji
• Ochrona obiektów fizycznych
• Bezpieczeństwo sieci
• Kontrola dostępu
• Weryfikacja przeszłości pracowników
• Szyfrowanie danych
• Procedury zapewnienia jakości
• Odzyskiwanie danych po awarii
• Ciągłość działania
• Wymogi dotyczące zgodności
• Szkolenia pracowników
• Monitorowanie wydajności
• Procedury dotyczące przechowywania danych

Przedsiębiorstwa działające w branżach podlegających regulacjom powinny również upewnić się, że potencjalni dostawcy są w stanie spełnić konkretne wymogi dotyczące zgodności z przepisami i bezpieczeństwa, które mają zastosowanie do ich programu.

Lokalizacje globalnego outsourcingu usług back-office

Wybór idealnej lokalizacji dla usług BPO zależy od złożoności procesów, wymagań językowych, godzin pracy, wymogów bezpieczeństwa, wymaganych umiejętności, czasu realizacji oraz budżetu.

WCC współpracuje z Dostawcy usług BPO i centrów obsługi klienta na całym świecie, co pozwala firmom na ocenę różnych modeli outsourcingu.

Do popularnych miejsc, w których odbywa się obsługa administracyjna, należą:

• Ameryka Łacińska
• Filipiny
• Indie
• Pakistan

W zależności od swoich potrzeb firmy mogą również rozważać dostawców ze Stanów Zjednoczonych, Kanady, Europy, Afryki oraz innych rynków regionu Azji i Pacyfiku.

Zamiast wybierać kraj wyłącznie na podstawie stawek godzinowych, przedsiębiorstwa powinny porównać całościowe warunki prowadzenia działalności — w tym dostępność pracowników, znajomość języków, infrastruktura, bezpieczeństwo, doświadczenie w zarządzaniu, zgodność stref czasowych, skalowalność oraz całkowity koszt.

W jaki sposób WCC pomaga znaleźć odpowiedniego partnera w zakresie BPO

Na całym świecie działają tysiące dostawców usług outsourcingowych. Ustalenie, które agencje oferują odpowiednie połączenie wiedzy specjalistycznej, technologii, możliwości operacyjnych, bezpieczeństwa, zarządzania i cen, może wymagać znacznego nakładu czasu i przeprowadzenia szczegółowych badań.

Firma Worldwide Call Centers ułatwia proces wyboru dostawcy.

1. Określ swoje wymagania

Nasi starsi doradcy omawiają z Państwem obecne procesy, przewidywany wolumen transakcji, wymagane czasy realizacji, technologie, wymogi bezpieczeństwa, potrzeby kadrowe, preferowane lokalizacje, prognozy rozwoju oraz budżet.

2. Wybór wykwalifikowanych dostawców usług BPO

Wykorzystujemy nasze doświadczenie w zakresie outsourcingu oraz globalną sieć kontaktów, aby znaleźć agencje, których możliwości odpowiadają potrzebom Państwa programu.

3. Przedstawienie 4–5 sprawdzonych agencji

Zamiast prosić Państwa o ocenę dziesiątek dostawców, WCC może zaproponować Państwu wyselekcjonowaną grupę 4–5 sprawdzonych agencji BPO które ściśle odpowiadają Państwa wymaganiom.

4. Porównaj możliwości i ceny

Można ocenić doświadczenie każdego dostawcy, jego lokalizację, zespół zarządzający, technologie, bezpieczeństwo, dostępne moce przerobowe, plan wdrożenia oraz ceny.

5. Wybierz odpowiedniego partnera

To Państwo podejmują ostateczną decyzję dotyczącą wyboru dostawcy. Rolą WCC jest przyspieszenie i usprawnienie tego procesu, a także zapewnienie fachowego wsparcia na każdym etapie oceny.

6. Stałe wsparcie

Nasi starsi doradcy pozostają do Państwa dyspozycji również po wdrożeniu rozwiązania, na wypadek gdyby zmieniły się Państwa wymagania dotyczące outsourcingu lub gdyby potrzebna była dodatkowa pomoc.

Zbuduj bardziej wydajny dział administracyjny

Outsourcing funkcji zaplecza to coś więcej niż tylko redukcja kosztów. Odpowiednia współpraca w ramach BPO może pomóc Twojej organizacji wyeliminować przeszkody administracyjne, skrócić czas realizacji, pozyskać wyspecjalizowanych pracowników, wdrożyć automatyzację, zwiększyć elastyczność siły roboczej oraz skuteczniej skalować działalność.

Zamiast pozwalać, by wprowadzanie danych, przetwarzanie dokumentów, badania, transkrypcja i inne powtarzalne czynności pochłaniały cenne zasoby wewnętrzne, firmy mogą stworzyć elastyczny system outsourcingu dostosowany do ich konkretnych potrzeb.

Firma Worldwide Call Centers może pomóc Państwu w analizie dostępnych opcji oraz w znalezieniu dostawców oferujących odpowiednie połączenie lokalizacja, doświadczenie, technologia, bezpieczeństwo, wydajność, jakość i cena.

Wybierz sprawdzoną firmę zajmującą się obsługą administracyjną

Chcesz dowiedzieć się więcej o outsourcingu procesów back-office?

Proszę wypełnij nasz formularz online w celu złożenia wniosku o BEZPŁATNA sesja strategiczna z doświadczonym starszym doradcą WCC.

Omówimy Państwa potrzeby w zakresie transkrypcji, wprowadzania danych, badań, przetwarzania dokumentów lub innych usług BPO i pomożemy określić odpowiednie rozwiązanie outsourcingowe dla Państwa firmy. Następnie nasz zespół może wyłonić wykwalifikowanych dostawców i pomóc Państwu skutecznie zlecać zadania na zewnątrz.

Wykorzystaj w swojej firmie wieloletnie doświadczenie w zakresie outsourcingu

Rozpocznij outsourcing z zespołem WCC już dziś — Bez żadnych kosztów ani zobowiązań!