Projekt konwersji dokumentów wymaga czasu i wysiłku. Im lepiej przygotujesz pliki przed przekazaniem ich do przetworzenia, tym lepsze wyniki otrzymasz. Słabe przygotowanie prowadzi do opóźnień, błędów i dodatkowej korespondencji z dostawcą usług.
W niniejszym przewodniku opisano najważniejsze etapy przygotowania dokumentów. Obejmuje on sortowanie, sprawdzanie stanu, oznaczanie, wybór formatu oraz postępowanie z dokumentami wrażliwymi. Postępuj zgodnie z tymi wskazówkami, a realizacja projektu przebiegnie znacznie sprawniej.
Dlaczego przygotowanie ma znaczenie
Nieuporządkowane pliki spowalniają cały proces. Gdy zespół zajmujący się konwersją otrzymuje nieposortowane, pomieszane dokumenty, traci czas na ustalanie, co gdzie należy umieścić, zamiast wykonywać właściwą pracę. To wydłuża czas realizacji projektu i zwiększa jego koszty.
Przygotowanie pozwala również uniknąć błędów. Uszkodzone strony, brakujące etykiety i nieoznaczone poufne dokumenty to problemy, które znacznie łatwiej jest rozwiązać przed rozpoczęciem projektu niż po jego rozpoczęciu. Kilka godzin poświęconych na przygotowania na początku pozwala zaoszczędzić znacznie więcej czasu w dalszej części projektu.
Krok 1: Sprawdź, co posiadasz
Zanim zaczniesz przeglądać jakiekolwiek dokumenty, przejrzyj swoją kolekcję i zorientuj się, co w niej masz. Nie musisz czytać każdej strony. Wystarczy, że zorientujesz się, z czym masz do czynienia.
Oto, na co należy zwrócić uwagę podczas audytu:
- Ilość: Proszę policzyć lub oszacować liczbę pudeł, teczek lub szafek na dokumenty. Nawet przybliżona liczba pomoże wykonawcy w zaplanowaniu projektu.
- Rodzaje dokumentów: Czy są to faktury, umowy, akta kadrowe czy dokumentacja medyczna? Różne rodzaje dokumentów często wymagają odmiennego podejścia.
- Zakresy czasowe: Starsze dokumenty są zazwyczaj bardziej wrażliwe. Nowsze dokumenty zazwyczaj łatwiej się przetwarza.
- Duplikaty: Usuń kopie tego samego dokumentu. Nie ma sensu konwertować tego samego pliku dwukrotnie.
- Pliki, których nie trzeba konwertować: Niektóre dokumenty mogą już istnieć w formie cyfrowej. Inne mogły już przekroczyć okres przechowywania i nadają się do bezpiecznej utylizacji.
Wyeliminowanie elementów, których nie trzeba przekształcać, pozwala zmniejszyć objętość projektu i utrzymać jego jasny cel.
Krok 2: Sprawdź stan swoich dokumentów
Przejrzyj każdą partię i sprawdź stan fizyczny dokumentów. Ma to większe znaczenie, niż większość ludzi sądzi. Podarte, zniszczone przez wodę lub sklejone strony powodują poważne problemy podczas skanowania. Jeśli uszkodzona strona zostanie wciągnięta do skanera, może się jeszcze bardziej podrzeć lub spowodować zacięcie urządzenia. Wczesne wykrycie takich przypadków pozwala zespołowi zajmującemu się digitalizacją potraktować je z należytą ostrożnością, zamiast odkrywać uszkodzenia w trakcie realizacji projektu.
Zagięte rogi i pogniecione strony również wpływają na jakość skanowania. Najpierw należy je wygładzić. Małe rozdarcia można zakleić taśmą z jednej strony, o ile taśma nie zakrywa tekstu. Jeśli dokument jest bardzo delikatny lub zniszczony, należy umieścić go w osobnej partii i oznaczyć, aby poświęcono mu szczególną uwagę. Zespoły zajmujące się dużymi ilościami praca biurowa związana z dokumentacją Jesteśmy w stanie poradzić sobie z dokumentami w różnym stanie, ale jasne wytyczne od Państwa na samym początku pozwolą uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
Krok 3: Usuń zszywki, spinacze i inne elementy mocujące
To praca wymagająca wkładu własnego, ale jest niezbędna. Wszystko, co przyklejone jest do stron, trzeba usunąć przed skanowaniem.
- Artykuły biurowe: Usuń je wszystkie. Nawet jedna zapomniana zszywka może zablokować skaner lub podarować sąsiednie strony.
- Spinacze biurowe: Łatwo je usunąć, ale łatwo też przeoczyć. Przejrzyj dokładnie każdy folder.
- Gumki:Zdejmij je całkowicie. Pozostawiają ślady i z czasem mogą uszkodzić papier.
- Karteczki samoprzylepne: Zastanów się, czy informacje na nich zawarte są przydatne. Jeśli tak, zapisz je bezpośrednio na stronie lub odnotuj osobno. Następnie usuń notatkę.
- Dokumenty oprawione: Teczki z oprawą spiralną lub zszywane zazwyczaj trzeba rozłożyć przed skanowaniem. Skontaktuj się z dostawcą, aby dowiedzieć się, w jaki sposób najlepiej je przygotować.
- Przedmioty o niewielkich rozmiarach lub nietypowych kształtach: Paragony, bilety i wizytówki należy przykleić taśmą do czystej kartki formatu A4. Przyklej taśmę tylko z jednej strony i wyśrodkuj element tak, aby nie zakrywał tekstu.
Dokładne wykonanie tego kroku pozwala zaoszczędzić sporo czasu podczas skanowania i zmniejsza ryzyko pominięcia lub uszkodzenia stron.
Krok 4: Posortuj i oznacz swoje pliki
Uporządkowane i wyraźnie oznaczone pliki tworzą użyteczne archiwum cyfrowe. Te nieuporządkowane zamieniają się w chaos, w którym trudno się odnaleźć.
Zastanów się, w jaki sposób Twój zespół będzie wyszukiwał te pliki po konwersji. Czy będziecie szukać według daty, typu dokumentu, nazwy klienta czy działu? Odpowiedź na to pytanie wskaże Ci, jak już teraz posortować i opisać te pliki. Firmy, które opierają się na uporządkowanej dokumentacji przy wprowadzaniu danych i przetwarzanie dokumentów często ustalają zasady nazewnictwa, które odpowiadają codziennemu sposobowi wyszukiwania dokumentów. Znacznie łatwiej jest zadbać o to przed rozpoczęciem projektu niż wprowadzać zmiany po jego rozpoczęciu.
Pogrupuj dokumenty według rodzaju. Faktury przechowuj razem z fakturami, a umowy z umowami. W ramach każdej grupy uporządkuj dokumenty według daty, jeśli odpowiada to Twojemu sposobowi pracy. Każdy folder lub zestaw dokumentów oznacz w jasny sposób. Używaj prostych, opisowych nazw i unikaj skrótów, które rozumie tylko kilka osób w biurze.
Krok 5: Zidentyfikuj dokumenty poufne i wrażliwe
Niektóre dokumenty zawierają dane osobowe, finansowe lub prawne, które wymagają szczególnej ostrożności. Należy je przechowywać oddzielnie od pozostałych.
Oto jak należy się do tego zabrać przed rozpoczęciem projektu:
- Rozdziel je: Pliki poufne należy umieścić w osobnej, odpowiednio oznaczonej partii. Przed rozpoczęciem pracy należy jasno poinformować zespół zajmujący się konwersją, które pliki są poufne.
- Sprawdź zasady zgodności: W zależności od branży, istnieją zasady o tym, jak należy postępować z niektórymi dokumentami i jak je przechowywać. Dowiedz się, jakie zasady dotyczą Twojej firmy.
- Zapytaj o kwestie bezpieczeństwa: Sprawdź, w jaki sposób Twój dostawca przetwarza dane wrażliwe. Czy korzysta z szyfrowanych kanałów transmisji danych? Kto ma dostęp do plików w trakcie realizacji projektu?
- Prowadź rejestr: Zapisz, jakie poufne dokumenty wysyłasz. Będzie to dla Ciebie punkt odniesienia, gdyby później trzeba było coś sprawdzić.
Dzięki temu zachowasz zgodność z przepisami i zapewnisz ochronę osobom, których dane znajdują się w tych rejestrach.
Krok 6: Wybór formatu i sposobu indeksowania
Przed rozpoczęciem projektu należy podjąć dwie decyzje: jaki format plików chcesz zastosować oraz w jaki sposób pliki mają być indeksowane.
Opcje formatowania:
- Najczęściej wybieranym formatem jest PDF. Zachowuje on oryginalny wygląd dokumentu i działa na większości systemów.
- Format TIFF generuje pliki o większym rozmiarze, ale jest preferowany w przypadku zapisów o jakości archiwalnej.
- Format JPEG sprawdza się w przypadku obrazów, ale nie jest dobrym wyborem dla dokumentów zawierających dużo tekstu.
Jeśli chcesz przeszukiwać swoje dokumenty, poproś o zastosowanie technologii OCR (optycznego rozpoznawania znaków). Technologia OCR przekształca zeskanowane obrazy w tekst, który można odczytać i przeszukiwać. W przypadku dużych zbiorów dokumentów ma to ogromny wpływ na użyteczność archiwum.
Indeksowanie oznacza oznaczenie każdego pliku za pomocą metadane takie jak data dokumentu, typ, nazwa klienta czy autor. Dzięki temu można szybko znaleźć konkretny plik. Zdecyduj, które pola są najważniejsze dla Twojego zespołu, i przekaż te wymagania dostawcy na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Jasne instrukcje pozwalają uniknąć błędów i oszczędzają czas.
Małe kroki teraz, lepsze pliki na zawsze
Przygotowanie dokumentów nie wymaga specjalnych umiejętności. Wymaga natomiast czasu i uwagi. Przed rozpoczęciem projektu należy posortować posiadane materiały, sprawdzić stan każdej partii, usunąć wszystkie załączniki, wyraźnie opisać dokumenty, oznaczyć dokumenty wrażliwe oraz ustalić wymagania dotyczące formatu i indeksowania.
Każdy z tych kroków jest sam w sobie prosty. Razem zapewniają one zespołowi ds. konwersji wszystko, czego potrzebuje do wykonania dobrej pracy. A kiedy Twoje archiwum cyfrowe zostanie uporządkowane i będzie można je przeszukiwać, czas poświęcony na przygotowania okaże się dobrze zainwestowany.
Jeśli jesteś gotowy, aby przenieść swoje dokumenty papierowe do bezpiecznego środowiska cyfrowego, możesz umówić się na spotkanie aby omówić szczegóły Państwa projektu. Wczesne zaplanowanie tych kwestii gwarantuje, że usługi konwersji dokumentów zapewnią dokładnie takie wyniki, jakich potrzebuje Państwa zespół, aby zachować wydajność.
