Un proyecto de conversión de documentos requiere tiempo y esfuerzo. Cuanto mejor estén preparados los archivos antes de entregarlos, mejores serán los resultados que se obtengan. Una preparación deficiente provoca retrasos, errores y más idas y venidas con el proveedor del servicio.
Esta guía te explica los pasos clave para preparar tus documentos. Abarca la clasificación, la comprobación del estado, el etiquetado, las decisiones sobre el formato y el manejo de documentos confidenciales. Sigue estos pasos y el proyecto se desarrollará con mucha más fluidez.
Por qué es importante la preparación
Los archivos desorganizados ralentizan todo el proceso. Cuando un equipo de conversión recibe documentos desordenados y mezclados, dedica tiempo a averiguar qué pertenece a cada lugar en lugar de dedicarse al trabajo propiamente dicho. Esto aumenta la duración y el coste de su proyecto.
La preparación también te ayuda a evitar errores. Las páginas dañadas, las etiquetas que faltan y los registros confidenciales sin marcar son problemas que resultan mucho más fáciles de solucionar antes de que comience el proyecto que después. Unas pocas horas de trabajo de preparación inicial ahorran mucho más tiempo después.
Paso 1: Haz un inventario de lo que tienes
Antes de tocar ni un solo documento, revisa tu colección y haz un inventario de lo que hay. No hace falta que leas cada página; solo tienes que saber con qué estás trabajando.
Esto es lo que hay que tener en cuenta durante una auditoría:
- Volumen: Cuenta o calcula aproximadamente el número de cajas, carpetas o archivadores que tienes. Incluso una cifra aproximada ayudará a tu proveedor a planificar el proyecto.
- Tipos de documentos: ¿Se trata de facturas, contratos, expedientes de recursos humanos o historiales médicos? A menudo, cada tipo de documento se gestiona de forma diferente.
- Periodos de tiempo: Los documentos más antiguos suelen ser más frágiles. Los más recientes suelen ser más fáciles de procesar.
- Duplicados: Elimina las copias del mismo documento. No tiene sentido convertir el mismo archivo dos veces.
- Archivos que no es necesario convertir: es posible que algunos expedientes ya estén digitalizados. Otros pueden haber superado su plazo de conservación y deban ser eliminados de forma segura.
Eliminar lo que no es necesario convertir reduce el volumen y mantiene el proyecto centrado en lo esencial.
Paso 2: Comprueba el estado de tus documentos
Revisa cada lote y comprueba el estado físico de los documentos. Esto es más importante de lo que la mayoría de la gente cree. Las páginas rasgadas, dañadas por el agua o pegadas entre sí causan problemas graves durante el escaneo. Si una página dañada pasa por el escáner, puede rasgarse aún más o provocar un atasco en la máquina. Detectarlas a tiempo permite que el equipo de digitalización las maneje con cuidado, en lugar de descubrir los daños a mitad del proyecto.
Las esquinas dobladas y las páginas arrugadas también afectan a la calidad del escaneo. Alísalas antes de nada. Los pequeños desgarros se pueden pegar con cinta adhesiva por un lado, siempre y cuando la cinta no cubra ningún texto. Si un documento es muy frágil o antiguo, guárdalo en un lote aparte y etiquétalo para que se le preste especial atención. Los equipos que gestionan grandes volúmenes de trabajo administrativo Podemos ocuparnos de todo tipo de situaciones relacionadas con los documentos, pero si nos das instrucciones claras desde el principio, evitaremos retrasos innecesarios.
Paso 3: Retira las grapas, los clips y los elementos adjuntos
Es un trabajo manual, pero es imprescindible. Hay que quitar todo lo que haya pegado a las páginas antes de escanearlas.
- Artículos de papelería: Quítalas todas. Si se te pasa alguna grapa, puede atascar el escáner o romper las páginas de alrededor.
- Clips: Es fácil de eliminar, pero también fácil pasarlo por alto. Revisa cada carpeta con atención.
- Gomas elásticas:Quítalas por completo. Dejan marcas y, con el tiempo, pueden dañar el papel.
- Notas adhesivas: Decide si la información que contienen te resulta útil. Si es así, anótala directamente en la página o regístrala por separado. A continuación, retira la nota.
- Documentos encuadernados: Los archivos encuadernados con espiral o grapas suelen tener que desmontarse antes de escanearlos. Consulta con tu proveedor cuál es la forma que prefiere para gestionarlos.
- Artículos pequeños o de tamaño irregular: Los recibos, las entradas y las tarjetas de visita deben pegarse con cinta adhesiva en una hoja en blanco de tamaño A4. Pégalos solo por un lado y céntralos para que no se tape el texto.
Si se sigue este paso con cuidado, se ahorra mucho tiempo durante el escaneo y se reduce la probabilidad de que se omitan o se dañen páginas.
Paso 4: Clasifica y etiqueta tus archivos
Los archivos ordenados y claramente etiquetados se convierten en un archivo digital útil. Los que no están ordenados se convierten en un caos por el que es difícil navegar.
Piensa en cómo buscará tu equipo estos archivos tras la conversión. ¿Los buscarás por fecha, tipo de documento, nombre del cliente o departamento? La respuesta te indicará cómo debes ordenar y etiquetar los archivos ahora. Las empresas que dependen de registros organizados para la introducción de datos y procesamiento de documentos A menudo se establecen convenciones de nomenclatura que se ajustan a la forma en que se consultan los documentos en el día a día. Es mucho más fácil definir esto correctamente antes de que comience el proyecto que tener que reestructurar las cosas después.
Agrupa los documentos por tipo. Guarda las facturas con las facturas y los contratos con los contratos. Dentro de cada grupo, ordénalos por fecha si eso se adapta a tu flujo de trabajo. Etiqueta cada carpeta o lote con claridad. Utiliza nombres sencillos y descriptivos, y evita las abreviaturas que solo entiendan unas pocas personas de tu oficina.
Paso 5: Identificar los documentos confidenciales y sensibles
Algunos documentos contienen información personal, financiera o jurídica que requiere un manejo cuidadoso. Estos deben tratarse por separado del resto.
A continuación te explicamos cómo gestionarlos antes de que comience el proyecto:
- Sepáralos: Coloca los archivos confidenciales en un lote aparte y etiquétalo. Deja claro al equipo de conversión cuáles son esos archivos antes de que empiecen a trabajar.
- Comprueba las normas de cumplimiento: Dependiendo de tu sector, hay normas sobre cómo se gestionan y almacenan determinados documentos. Infórmate sobre lo que se aplica a tu empresa.
- Pregunta por la seguridad: Averigüe cómo gestiona su proveedor los datos confidenciales. ¿Utilizan transferencias cifradas? ¿Quién tiene acceso a los archivos durante el proyecto?
- Lleva un registro: Anota qué documentos confidenciales vas a enviar. Así tendrás una referencia por si hay que comprobar algo más adelante.
Este paso te permite cumplir con la legislación y protege a las personas cuyos datos figuran en esos registros.
Paso 6: Decidir el formato y la indexación
Antes de iniciar el proyecto, hay que tomar dos decisiones: qué formato de archivo se desea y cómo se quieren indexar los archivos.
Opciones de formato:
- El formato PDF es la opción más habitual. Conserva el aspecto original del documento y es compatible con la mayoría de los sistemas.
- El formato TIFF genera archivos más grandes, pero es el preferido para registros de calidad de archivo.
- El formato JPEG es adecuado para imágenes, pero no es la mejor opción para documentos con mucho texto.
Si necesitas realizar búsquedas en tus documentos, solicita que se aplique el OCR (reconocimiento óptico de caracteres). El OCR convierte las imágenes escaneadas en texto legible y en el que se pueden realizar búsquedas. En el caso de bibliotecas de documentos de gran tamaño, esto mejora considerablemente la facilidad de uso de tu archivo.
La indexación consiste en etiquetar cada archivo con metadatos como la fecha del documento, el tipo, el nombre del cliente o el autor. Esto es lo que te permite encontrar rápidamente un archivo concreto. Decide qué campos son los más importantes para tu equipo y comunica esos requisitos por escrito a tu proveedor antes de que comience el trabajo. Unas instrucciones claras en este sentido evitan errores y ahorran tiempo.
Pequeños pasos ahora, mejores archivos para siempre
La preparación de documentos no requiere habilidades especiales. Requiere tiempo y atención. Clasifica lo que tienes, comprueba el estado de cada lote, retira todos los anexos, etiqueta los documentos con claridad, señala los expedientes confidenciales y confirma tus necesidades de formato e indexación antes de que comience el proyecto.
Cada uno de estos pasos es sencillo por sí solo. En conjunto, proporcionan al equipo de conversión todo lo que necesita para realizar un buen trabajo. Y cuando tu archivo digital vuelva organizado y con capacidad de búsqueda, el tiempo que hayas dedicado a prepararlo habrá merecido la pena.
Si estás listo para trasladar tus registros físicos a un entorno digital seguro, puedes solicitar una reunión para analizar los detalles de su proyecto. Planificar estos detalles con antelación garantiza que los servicios de conversión de documentos ofrezcan los resultados exactos que su equipo necesita para mantener su productividad.
