Un progetto di conversione di documenti richiede tempo e impegno. Più i file sono ben preparati prima della consegna, migliori saranno i risultati ottenuti. Una preparazione inadeguata comporta ritardi, errori e ulteriori scambi con il fornitore del servizio.
Questa guida illustra i passaggi fondamentali per preparare i documenti. Tratta argomenti quali lo smistamento, il controllo dello stato, l'etichettatura, la scelta del formato e la gestione dei documenti riservati. Seguendo questi passaggi, il progetto procederà in modo molto più agevole.
Perché la preparazione è importante
I file disorganizzati rallentano il lavoro. Quando un team di conversione riceve documenti non ordinati e disordinati, deve dedicare tempo a capire dove collocare ogni elemento, invece di dedicarsi al lavoro vero e proprio. Ciò comporta un aumento dei tempi e dei costi del progetto.
Una buona preparazione aiuta anche a evitare errori. Pagine danneggiate, etichette mancanti e documenti riservati non contrassegnati sono problemi che è molto più facile risolvere prima dell'inizio del progetto piuttosto che dopo. Dedicare qualche ora alla preparazione iniziale permette di risparmiare molto più tempo in seguito.
Fase 1: Fai un inventario di ciò che possiedi
Prima di mettere mano a qualsiasi documento, esamina la tua raccolta e fai un inventario di ciò che contiene. Non è necessario leggere ogni singola pagina: basta capire con cosa hai a che fare.
Ecco a cosa prestare attenzione durante un audit:
- Volume: conta o fai una stima del numero di scatole, cartelle o schedari. Anche una stima approssimativa aiuta il tuo fornitore a pianificare il progetto.
- Tipi di documenti: si tratta di fatture, contratti, fascicoli del personale o cartelle cliniche? Spesso i diversi tipi di documenti vengono gestiti in modo diverso.
- Periodi di tempo: i documenti più vecchi tendono ad essere più fragili. Quelli più recenti sono solitamente più facili da trattare.
- Duplicati: elimina le copie dello stesso documento. Non ha senso convertire lo stesso file due volte.
- File che non necessitano di conversione: alcuni documenti potrebbero essere già in formato digitale. Altri potrebbero aver superato il periodo di conservazione previsto ed essere destinati allo smaltimento sicuro.
Eliminare ciò che non deve essere convertito riduce il volume del lavoro e mantiene il progetto ben focalizzato.
Fase 2: Verifica lo stato dei tuoi documenti
Esaminate ogni lotto e controllate le condizioni fisiche dei documenti. Questo aspetto è più importante di quanto molti credano. Pagine strappate, danneggiate dall'acqua o incollate tra loro causano seri problemi durante la scansione. Se una pagina danneggiata viene inserita nello scanner, potrebbe strapparsi ulteriormente o causare un inceppamento della macchina. Individuarle tempestivamente permette al team addetto alla digitalizzazione di gestirle con cura, invece di scoprire il danno a progetto già avviato.
Anche gli angoli piegati e le pagine sgualcite influiscono sulla qualità della scansione. Appiattiscili prima di tutto. I piccoli strappi possono essere riparati con del nastro adesivo su un lato, purché il nastro non copra il testo. Se un documento è molto fragile o vecchio, mettilo in un lotto separato ed etichettalo in modo che riceva un'attenzione particolare. I team che gestiscono grandi volumi di lavoro amministrativo Siamo in grado di gestire documenti in qualsiasi stato, ma fornirci indicazioni chiare fin dall'inizio ci aiuta a evitare ritardi inutili.
Fase 3: Rimuovere graffette, fermagli e altri elementi di fissaggio
Si tratta di un lavoro manuale, ma è fondamentale. Qualsiasi cosa sia attaccata alle pagine deve essere rimossa prima della scansione.
- Articoli di cancelleria: Rimuovile tutte, una per una. Una graffetta rimasta può bloccare lo scanner o strappare le pagine vicine.
- Graffette: Facili da rimuovere, facili da trascurare. Controlla attentamente ogni cartella.
- Elastici:Toglili completamente. Lasciano segni e, col tempo, possono danneggiare la carta.
- Post-it: Valuta se le informazioni contenute sono utili. Se lo sono, scrivile direttamente sulla pagina oppure annotale a parte. Quindi rimuovi il appunto.
- Documenti rilegati: I fascicoli rilegati a spirale o con punti metallici devono solitamente essere smontati prima della scansione. Verificate con il vostro fornitore quale sia la procedura da seguire in questi casi.
- Articoli di piccole dimensioni o di forma irregolare: Le ricevute, i biglietti e i biglietti da visita devono essere fissati con del nastro adesivo su un foglio A4 bianco. Applicare il nastro solo su un lato e centrare il documento in modo che il testo non venga coperto.
Seguire attentamente questa fase permette di risparmiare molto tempo durante la scansione e riduce il rischio che alcune pagine vengano tralasciate o danneggiate.
Fase 4: Ordina ed etichetta i tuoi file
I file ordinati e chiaramente etichettati si trasformano in un archivio digitale fruibile. Quelli non ordinati, invece, diventano un groviglio in cui è difficile orientarsi.
Pensate a come il vostro team cercherà questi file dopo la conversione. Li cercherete in base alla data, al tipo di documento, al nome del cliente o al reparto? La risposta vi indicherà come ordinarli ed etichettarli fin da ora. Le aziende che si affidano a archivi ben organizzati per l'inserimento dei dati e elaborazione dei documenti spesso si definiscono convenzioni di denominazione che rispecchiano il modo in cui i documenti vengono recuperati quotidianamente. È molto più facile definire correttamente queste convenzioni prima dell'inizio del progetto piuttosto che dover riorganizzare il tutto in seguito.
Raggruppa i documenti per tipo. Tieni le fatture insieme alle fatture e i contratti insieme ai contratti. All'interno di ogni gruppo, ordinali per data se questo si adatta al tuo flusso di lavoro. Etichetta chiaramente ogni cartella o fascicolo. Usa nomi semplici e descrittivi ed evita le abbreviazioni che solo poche persone in ufficio capiscono.
Fase 5: Individuare i documenti riservati e sensibili
Alcuni documenti contengono informazioni personali, finanziarie o legali che richiedono un trattamento accurato. Questi devono essere gestiti separatamente dagli altri.
Ecco come gestirli prima dell'inizio del progetto:
- Separali: Inserisci i file riservati in un lotto separato e contrassegnalo con un'etichetta. Spiega chiaramente al team addetto alla conversione quali sono questi file prima che inizi il lavoro.
- Verifica le norme di conformità: A seconda del settore in cui operi, ci sono regole su come vengono gestiti e conservati determinati documenti. Informati su quali norme si applicano alla tua attività.
- Chiedi informazioni sulla sicurezza: Verifica in che modo il tuo fornitore gestisce i dati sensibili. Utilizza trasferimenti crittografati? Chi ha accesso ai file durante il progetto?
- Prendi nota: Prendi nota dei documenti riservati che stai inviando. Ti servirà come riferimento nel caso in cui fosse necessario ricontrollare qualcosa in un secondo momento.
Questo passo ti consente di rispettare gli obblighi di legge e tutela le persone i cui dati sono contenuti in tali registri.
Passaggio 6: Scegliere il formato e l'indicizzazione
Prima di dare il via al progetto, è necessario prendere due decisioni: quale formato di file si desidera e in che modo si desidera che i file vengano indicizzati.
Opzioni di formattazione:
- Il formato PDF è la scelta più diffusa. Mantiene l'aspetto originale del documento ed è compatibile con la maggior parte dei sistemi.
- Il formato TIFF genera file più pesanti, ma è il formato preferito per i documenti destinati all'archiviazione.
- Il formato JPEG è adatto alle immagini, ma non è la scelta migliore per i documenti ricchi di testo.
Se hai bisogno di effettuare ricerche all'interno dei tuoi documenti, richiedi l'applicazione dell'OCR (riconoscimento ottico dei caratteri). L'OCR converte le immagini scansionate in testo leggibile e ricercabile. Nel caso di archivi di documenti di grandi dimensioni, ciò migliora notevolmente la fruibilità del tuo archivio.
L'indicizzazione consiste nell'assegnare a ciascun file un'etichetta metadati come la data del documento, il tipo, il nome del cliente o l'autore. È proprio questo che ti permette di trovare rapidamente un file specifico. Decidi quali sono i campi più importanti per il tuo team e comunica per iscritto tali requisiti al tuo fornitore prima dell'inizio dei lavori. Istruzioni chiare in questo ambito prevengono gli errori e fanno risparmiare tempo.
Piccoli passi oggi, file migliori per sempre
La preparazione dei documenti non richiede competenze particolari. Richiede tempo e attenzione. Ordinate il materiale a vostra disposizione, controllate lo stato di ogni lotto, rimuovete tutti gli allegati, etichettate chiaramente i documenti, contrassegnate quelli sensibili e verificate le vostre esigenze in termini di formato e indicizzazione prima dell'inizio del progetto.
Ciascuna di queste fasi è di per sé semplice. Insieme, forniscono al team addetto alla conversione tutto ciò di cui ha bisogno per svolgere un ottimo lavoro. E quando il vostro archivio digitale vi verrà restituito ben organizzato e consultabile, il tempo che avete dedicato alla preparazione si sarà rivelato ben speso.
Se sei pronto a trasferire i tuoi documenti cartacei in un ambiente digitale sicuro, puoi richiedere un incontro per discutere gli aspetti specifici del vostro progetto. Pianificare questi dettagli in anticipo garantisce che i servizi di conversione dei documenti forniscano esattamente i risultati di cui il vostro team ha bisogno per mantenere la propria produttività.
