Un projet de conversion de documents demande du temps et des efforts. Plus vos fichiers seront bien préparés avant leur remise, meilleurs seront les résultats obtenus. Une mauvaise préparation entraîne des retards, des erreurs et des allers-retours supplémentaires avec le prestataire.
Ce guide vous explique les étapes essentielles pour préparer vos documents. Il aborde le tri, la vérification de l'état des documents, l'étiquetage, le choix du format et la gestion des documents sensibles. Suivez ces étapes et le projet se déroulera beaucoup plus facilement.
Pourquoi la préparation est-elle importante ?
Des fichiers mal classés ralentissent tout le processus. Lorsqu'une équipe de conversion reçoit des documents non triés et en désordre, elle passe du temps à déterminer où chaque élément doit être classé au lieu de se consacrer au travail proprement dit. Cela allonge les délais et augmente les coûts de votre projet.
Une bonne préparation permet également d'éviter les erreurs. Les pages abîmées, les étiquettes manquantes et les documents sensibles non signalés sont des problèmes qu'il est bien plus facile de résoudre avant le début du projet qu'après. Consacrer quelques heures à la préparation au préalable permet de gagner beaucoup plus de temps par la suite.
Étape 1 : Faites l'inventaire de ce dont vous disposez
Avant de toucher le moindre document, passez en revue votre collection et faites le point sur ce qu’elle contient. Vous n’avez pas besoin de lire chaque page. Il vous suffit de comprendre de quoi il s’agit.
Voici les points à vérifier lors d'un audit :
- Volume : comptez ou estimez le nombre de vos cartons, dossiers ou armoires de classement. Même une estimation approximative aidera votre prestataire à planifier le projet.
- Types de documents : s'agit-il de factures, de contrats, de dossiers RH ou de dossiers médicaux ? Les différents types de documents sont souvent traités différemment.
- Périodes concernées : les documents anciens sont généralement plus fragiles. Les documents plus récents sont généralement plus faciles à traiter.
- Doublons : supprimez les copies d'un même document. Il est inutile de convertir deux fois le même fichier.
- Fichiers ne nécessitant pas de conversion : certains documents sont peut-être déjà sous forme numérique. D'autres ont peut-être dépassé leur délai de conservation et doivent être détruits en toute sécurité.
En supprimant ce qui n'a pas besoin d'être converti, on réduit le volume et on permet au projet de rester ciblé.
Étape 2 : Vérifiez l'état de vos documents
Passez en revue chaque lot et examinez l'état physique des documents. C'est plus important qu'on ne le pense généralement. Les pages déchirées, abîmées par l'eau ou collées entre elles posent de réels problèmes lors de la numérisation. Si une page endommagée passe dans le scanner, elle risque de se déchirer davantage ou de provoquer un bourrage. En les repérant à temps, l'équipe chargée de la numérisation pourra les traiter avec précaution, plutôt que de découvrir les dégâts en cours de projet.
Les coins pliés et les pages froissées nuisent également à la qualité de la numérisation. Veillez à les lisser avant toute autre chose. Les petites déchirures peuvent être réparées avec du ruban adhésif sur un seul côté, à condition que celui-ci ne recouvre pas le texte. Si un document est très fragile ou ancien, placez-le dans un lot séparé et identifiez-le afin qu’il fasse l’objet d’une attention particulière. Les équipes qui traitent de grands volumes de travail administratif Nous sommes en mesure de traiter tous les types de documents, mais des instructions claires de votre part dès le départ permettent d'éviter des retards inutiles.
Étape 3 : Retirez les agrafes, les trombones et les pièces jointes
C'est un travail manuel, mais il est indispensable. Tout ce qui est collé aux pages doit être retiré avant la numérisation.
- Articles de papeterie : Enlevez-les toutes, sans exception. Une agrafe oubliée peut bloquer le scanner ou déchirer les pages voisines.
- Trombones : Facile à supprimer, facile à oublier. Passez chaque dossier au crible.
- Élastiques :Retirez-les complètement. Ils laissent des traces et peuvent abîmer le papier à la longue.
- Notes autocollantes : Déterminez si les informations qu'elles contiennent sont utiles. Si c'est le cas, notez-les directement sur la page ou consignez-les séparément. Ensuite, retirez la note.
- Documents reliés : Les dossiers à spirales ou agrafés doivent généralement être démontés avant la numérisation. Renseignez-vous auprès de votre prestataire pour savoir comment il préfère les traiter.
- Articles de petite taille ou de dimensions inhabituelles : Les reçus, les tickets et les cartes de visite doivent être collés sur une feuille A4 vierge. Ne collez que d'un seul côté et centrez le document afin de ne pas masquer le texte.
En suivant attentivement cette étape, vous gagnerez beaucoup de temps lors de la numérisation et réduirez le risque que des pages soient oubliées ou endommagées.
Étape 4 : Triez et étiquetez vos dossiers
Les fichiers classés et clairement étiquetés constituent une archive numérique exploitable. Ceux qui ne sont pas classés forment un fouillis dans lequel il est difficile de s'y retrouver.
Réfléchissez à la manière dont votre équipe recherchera ces fichiers une fois la conversion effectuée. Les rechercherez-vous par date, type de document, nom du client ou service ? La réponse vous indiquera comment trier et étiqueter les fichiers dès maintenant. Les entreprises qui s'appuient sur des archives bien organisées pour la saisie de données et traitement de documents On définit souvent des conventions de nommage qui correspondent à la manière dont les documents sont consultés au quotidien. Il est bien plus facile de bien s'y prendre dès le début du projet que de devoir tout restructurer par la suite.
Regroupez les documents par type. Conservez les factures avec les factures et les contrats avec les contrats. Au sein de chaque groupe, triez-les par date si cela correspond à votre flux de travail. Étiquetez clairement chaque dossier ou lot. Utilisez des noms simples et descriptifs, et évitez les abréviations que seules quelques personnes de votre bureau comprennent.
Étape 5 : Identifier les documents confidentiels et sensibles
Certains documents contiennent des informations personnelles, financières ou juridiques qui doivent être traitées avec précaution. Il convient de les traiter séparément des autres.
Voici comment les gérer avant le lancement du projet :
- Séparez-les : Placez les fichiers confidentiels dans un lot distinct et étiqueté. Indiquez clairement à l'équipe chargée de la conversion de quels fichiers il s'agit avant qu'elle ne commence son travail.
- Vérifier les règles de conformité : Selon votre secteur d'activité, il existe règles sur la manière dont certains documents sont traités et conservés. Renseignez-vous sur ce qui s'applique à votre entreprise.
- Renseignez-vous sur la sécurité : Vérifiez comment votre prestataire traite les données sensibles. Utilise-t-il des transferts cryptés ? Qui a accès aux fichiers pendant le projet ?
- Conservez une trace : Notez bien quels documents confidentiels vous envoyez. Cela vous servira de référence si vous devez vérifier quelque chose par la suite.
Cette mesure vous permet de respecter la législation et protège les personnes dont les données figurent dans ces dossiers.
Étape 6 : Choisir le format et l'indexation
Avant de lancer le projet, deux décisions doivent être prises : quel format de fichier vous souhaitez et comment vous souhaitez que les fichiers soient indexés.
Options de format :
- Le format PDF est le plus couramment utilisé. Il conserve la mise en page d'origine du document et est compatible avec la plupart des systèmes.
- Le format TIFF génère des fichiers plus volumineux, mais il est privilégié pour les documents destinés à l'archivage.
- Le format JPEG convient aux images, mais n'est pas adapté aux documents contenant beaucoup de texte.
Si vous avez besoin d'effectuer des recherches dans vos documents, demandez à ce que la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) soit appliquée. L'OCR convertit les images numérisées en texte lisible et consultable. Pour les vastes bibliothèques de documents, cela améliore considérablement la facilité d'utilisation de vos archives.
L'indexation consiste à attribuer une balise à chaque fichier métadonnées tels que la date du document, son type, le nom du client ou l'auteur. C'est ce qui vous permet de retrouver rapidement un fichier précis. Déterminez les champs les plus importants pour votre équipe et communiquez ces exigences par écrit à votre prestataire avant le début des travaux. Des instructions claires permettent d'éviter les erreurs et de gagner du temps.
De petits pas aujourd'hui, des fichiers de meilleure qualité pour toujours
La préparation des documents ne nécessite pas de compétences particulières. Elle demande du temps et de l'attention. Triez ce dont vous disposez, vérifiez l'état de chaque lot, retirez toutes les pièces jointes, étiquetez clairement les documents, signalez les dossiers sensibles et confirmez vos besoins en matière de format et d'indexation avant le début du projet.
Chacune de ces étapes est simple en soi. Ensemble, elles fournissent à l'équipe de numérisation tout ce dont elle a besoin pour mener à bien son travail. Et lorsque vos archives numériques vous seront restituées sous une forme organisée et consultable, le temps que vous aurez consacré à leur préparation en aura largement valu la peine.
Si vous êtes prêt à transférer vos documents papier vers un environnement numérique sécurisé, vous pouvez demander un rendez-vous pour discuter des spécificités de votre projet. En planifiant ces détails dès le début, vous vous assurez que vos services de conversion de documents fournissent exactement les résultats dont votre équipe a besoin pour rester productive.
