Proyek konversi dokumen membutuhkan waktu dan usaha. Semakin baik persiapan berkas Anda sebelum diserahkan, semakin baik pula hasil yang akan Anda terima. Persiapan yang kurang matang dapat menyebabkan keterlambatan, kesalahan, dan proses bolak-balik yang berlebihan dengan penyedia layanan.
Panduan ini akan memandu Anda melalui langkah-langkah utama untuk mempersiapkan dokumen-dokumen Anda. Panduan ini mencakup penyortiran, pemeriksaan kondisi, pelabelan, penentuan format, serta penanganan arsip rahasia. Ikuti langkah-langkah ini agar proyek berjalan jauh lebih lancar.
Mengapa Persiapan Itu Penting
Berkas yang tidak teratur dapat memperlambat segala sesuatunya. Ketika tim konversi menerima dokumen yang tidak terurut dan berantakan, mereka harus menghabiskan waktu untuk menentukan letak masing-masing dokumen alih-alih langsung mengerjakan tugas sebenarnya. Hal ini menambah waktu dan biaya pada proyek Anda.
Persiapan juga membantu Anda menghindari kesalahan. Halaman yang rusak, label yang hilang, dan catatan sensitif yang tidak ditandai adalah masalah yang jauh lebih mudah diperbaiki sebelum proyek dimulai daripada setelahnya. Beberapa jam persiapan di awal akan menghemat jauh lebih banyak waktu di kemudian hari.
Langkah 1: Lakukan Audit atas Apa yang Anda Miliki
Sebelum Anda menyentuh satu dokumen pun, telusuri koleksi Anda dan inventarisasi apa saja yang ada di sana. Anda tidak perlu membaca setiap halaman. Anda hanya perlu memahami apa yang sedang Anda kerjakan.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan selama proses audit:
- Jumlah: Hitung atau perkirakan jumlah kotak, map, atau lemari arsip Anda. Bahkan perkiraan kasar pun dapat membantu penyedia jasa Anda merencanakan proyek ini.
- Jenis dokumen: Apakah ini faktur, kontrak, berkas SDM, atau rekam medis? Jenis yang berbeda sering kali ditangani dengan cara yang berbeda pula.
- Rentang tanggal: Dokumen yang lebih tua cenderung lebih rapuh. Dokumen yang lebih baru biasanya lebih mudah diproses.
- Duplikat: Hapus salinan dokumen yang sama. Tidak ada gunanya mengonversi file yang sama dua kali.
- Berkas yang tidak perlu dikonversi: Beberapa dokumen mungkin sudah berbentuk digital. Dokumen lainnya mungkin sudah melewati masa penyimpanannya dan harus dimusnahkan secara aman.
Dengan menghilangkan hal-hal yang tidak perlu dikonversi, volume pekerjaan dapat dikurangi dan fokus proyek tetap terjaga.
Langkah 2: Periksa Kondisi Dokumen Anda
Periksa setiap tumpukan dan perhatikan kondisi fisik kertas-kertas tersebut. Hal ini lebih penting daripada yang dibayangkan kebanyakan orang. Halaman yang robek, rusak akibat air, atau menempel satu sama lain dapat menimbulkan masalah serius saat proses pemindaian. Jika halaman yang rusak dimasukkan ke dalam pemindai, hal itu dapat menyebabkan robekan semakin parah atau membuat mesin macet. Dengan mendeteksinya sejak dini, tim konversi dapat menanganinya dengan hati-hati, alih-alih baru menyadari adanya kerusakan di tengah proyek.
Sudut yang terlipat dan halaman yang kusut juga memengaruhi kualitas pemindaian. Ratakan terlebih dahulu sebelum melakukan hal lain. Robekan kecil dapat ditempel dengan selotip pada satu sisi, asalkan selotip tersebut tidak menutupi teks apa pun. Jika suatu dokumen sangat rapuh atau sudah tua, pisahkan ke dalam tumpukan tersendiri dan beri label agar mendapat perhatian ekstra. Tim yang menangani volume besar pekerjaan administrasi Kami dapat menangani berbagai macam kondisi dokumen, namun penjelasan yang jelas dari Anda sejak awal dapat mencegah keterlambatan yang tidak perlu.
Langkah 3: Lepaskan staples, penjepit, dan perlengkapan lainnya
Ini adalah pekerjaan yang membutuhkan keterlibatan langsung, tetapi sangat penting. Segala sesuatu yang menempel pada halaman harus dilepas sebelum dipindai.
- Barang-barang pokok: Buang semuanya. Satu staples yang terlewat bisa membuat pemindai macet atau merobek halaman di sekitarnya.
- Penjepit kertas: Mudah terlewatkan. Periksa setiap folder dengan teliti.
- Karet gelang:Lepaskan sepenuhnya. Benda-benda ini dapat meninggalkan bekas dan merusak kertas seiring waktu.
- Catatan tempel: Tentukan apakah informasi yang tertera di sana berguna. Jika ya, tuliskan langsung di halaman tersebut atau catat secara terpisah. Kemudian hapus catatan tersebut.
- Dokumen yang dijilid: Berkas yang dijilid spiral atau dijilid dengan staples biasanya harus dibongkar terlebih dahulu sebelum dipindai. Silakan tanyakan kepada penyedia layanan Anda mengenai cara yang mereka sarankan untuk menangani berkas-berkas tersebut.
- Barang-barang berukuran kecil atau tidak standar: Kwitansi, tiket, dan kartu nama harus ditempelkan pada selembar kertas A4 kosong. Tempelkan hanya pada satu sisi dan letakkan benda tersebut di tengah agar teksnya tidak tertutup.
Melakukan langkah ini dengan cermat akan menghemat banyak waktu saat pemindaian dan mengurangi kemungkinan halaman terlewat atau rusak.
Langkah 4: Sorter dan Beri Label pada Berkas Anda
Berkas-berkas yang telah disortir dan diberi label dengan jelas akan menjadi arsip digital yang dapat digunakan. Sedangkan berkas-berkas yang tidak disortir akan menjadi tumpukan berantakan yang sulit dijelajahi.
Pikirkan bagaimana tim Anda akan mencari berkas-berkas ini setelah dikonversi. Apakah Anda akan mencarinya berdasarkan tanggal, jenis dokumen, nama klien, atau departemen? Jawaban atas pertanyaan ini akan memberi tahu Anda cara mengelompokkan dan memberi label pada berkas-berkas tersebut sekarang. Perusahaan yang mengandalkan sistem pencatatan yang terorganisir untuk entri data dan pemrosesan dokumen Seringkali, konvensi penamaan ditetapkan agar sesuai dengan cara dokumen diambil sehari-hari. Menyusun hal ini dengan benar sebelum proyek dimulai jauh lebih mudah daripada harus merestrukturisasi semuanya setelahnya.
Kelompokkan dokumen berdasarkan jenisnya. Simpan faktur bersama faktur lainnya, dan kontrak bersama kontrak lainnya. Di dalam setiap kelompok, urutkan berdasarkan tanggal jika hal itu sesuai dengan alur kerja Anda. Beri label pada setiap folder atau tumpukan dokumen dengan jelas. Gunakan nama yang sederhana dan deskriptif, serta hindari singkatan yang hanya dipahami oleh segelintir orang di kantor Anda.
Langkah 5: Identifikasi Dokumen Rahasia dan Sensitif
Beberapa dokumen berisi informasi pribadi, keuangan, atau hukum yang perlu ditangani dengan hati-hati. Dokumen-dokumen tersebut harus disimpan terpisah dari yang lain.
Berikut ini cara mengelolanya sebelum proyek dimulai:
- Pisahkanlah: Letakkan berkas-berkas rahasia dalam satu kelompok tersendiri yang diberi label. Jelaskan dengan jelas kepada tim konversi mengenai berkas-berkas tersebut sebelum mereka mulai bekerja.
- Periksa aturan kepatuhan: Tergantung pada industri Anda, ada aturan tentang cara penanganan dan penyimpanan data tertentu. Ketahui ketentuan yang berlaku untuk bisnis Anda.
- Tanyakan mengenai keamanan: Pastikan bagaimana penyedia layanan Anda menangani data sensitif. Apakah mereka menggunakan transfer data terenkripsi? Siapa saja yang memiliki akses ke berkas-berkas tersebut selama proyek berlangsung?
- Catatlah: Catatlah dokumen-dokumen rahasia apa saja yang Anda kirimkan. Hal ini akan menjadi referensi bagi Anda jika ada hal yang perlu diperiksa di kemudian hari.
Langkah ini memastikan Anda tetap mematuhi ketentuan hukum dan melindungi orang-orang yang datanya tercantum dalam catatan tersebut.
Langkah 6: Tentukan Format dan Pengindeksan
Ada dua hal yang perlu diputuskan sebelum proyek dimulai: format file apa yang Anda inginkan, dan bagaimana Anda ingin file-file tersebut diindeks.
Opsi format:
- PDF adalah pilihan yang paling umum. Format ini mempertahankan tampilan asli dokumen dan dapat digunakan di sebagian besar sistem.
- Format TIFF menghasilkan berkas yang lebih besar, tetapi lebih disukai untuk arsip berkualitas tinggi.
- Format JPEG cocok untuk gambar, tetapi bukan pilihan yang tepat untuk dokumen yang banyak berisi teks.
Jika Anda perlu melakukan pencarian di dalam dokumen-dokumen Anda, mintalah agar OCR (Optical Character Recognition) diterapkan. OCR mengubah gambar yang dipindai menjadi teks yang dapat dibaca dan dicari. Untuk koleksi dokumen yang besar, hal ini sangat memengaruhi kemudahan penggunaan arsip Anda.
Pengindeksan berarti memberi label pada setiap berkas dengan metadata seperti tanggal dokumen, jenis, nama klien, atau nama penulis. Inilah yang memungkinkan Anda menemukan file tertentu dengan cepat. Tentukan kolom mana yang paling penting bagi tim Anda, lalu sampaikan persyaratan tersebut secara tertulis kepada penyedia layanan sebelum pekerjaan dimulai. Petunjuk yang jelas dalam hal ini dapat mencegah kesalahan dan menghemat waktu.
Langkah Kecil Sekarang, Berkas yang Lebih Baik Selamanya
Persiapan dokumen tidak memerlukan keahlian khusus. Yang dibutuhkan hanyalah waktu dan ketelitian. Saring dokumen yang Anda miliki, periksa kondisi setiap tumpukan, lepaskan semua lampiran, beri label dengan jelas, tandai dokumen yang bersifat rahasia, dan pastikan kebutuhan format serta pengindeksan Anda sebelum proyek dimulai.
Setiap langkah ini sebenarnya cukup sederhana jika dilihat satu per satu. Namun, jika digabungkan, langkah-langkah ini memberikan tim konversi semua yang mereka butuhkan untuk bekerja dengan baik. Dan ketika arsip digital Anda kembali dalam kondisi terorganisir dan dapat dicari, waktu yang Anda habiskan untuk mempersiapkannya akan terasa sangat sepadan.
Jika Anda siap memindahkan arsip fisik Anda ke lingkungan digital yang aman, Anda dapat meminta pertemuan untuk membahas detail proyek Anda. Dengan merencanakan detail-detail ini sejak dini, layanan konversi dokumen Anda dapat memberikan hasil yang tepat sesuai kebutuhan tim Anda agar tetap produktif.
