Ein Dokumentenkonvertierungsprojekt erfordert Zeit und Mühe. Je besser Ihre Dateien vor der Übergabe vorbereitet sind, desto besser sind die Ergebnisse, die Sie erhalten. Eine unzureichende Vorbereitung führt zu Verzögerungen, Fehlern und zusätzlichem Hin und Her mit dem Dienstleister.
Dieser Leitfaden führt Sie durch die wichtigsten Schritte zur Vorbereitung Ihrer Dokumente. Er behandelt die Sortierung, die Zustandsprüfung, die Beschriftung, Entscheidungen zum Format sowie den Umgang mit vertraulichen Unterlagen. Befolgen Sie diese Schritte, und das Projekt wird wesentlich reibungsloser verlaufen.
Warum Vorbereitung wichtig ist
Unordentliche Dateien verlangsamen den gesamten Prozess. Wenn ein Konvertierungsteam unsortierte, durcheinandergebrachte Dokumente erhält, verbringt es Zeit damit, herauszufinden, was wo hingehört, anstatt die eigentliche Arbeit zu erledigen. Das verursacht zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand für Ihr Projekt.
Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen zudem, Fehler zu vermeiden. Beschädigte Seiten, fehlende Beschriftungen und nicht gekennzeichnete vertrauliche Unterlagen sind Probleme, die sich vor Projektbeginn viel leichter beheben lassen als danach. Ein paar Stunden Vorbereitungsarbeit im Vorfeld sparen später viel mehr Zeit.
Schritt 1: Bestandsaufnahme
Bevor Sie auch nur ein einziges Dokument in die Hand nehmen, sollten Sie Ihre Sammlung durchsehen und sich einen Überblick darüber verschaffen, was darin enthalten ist. Sie müssen nicht jede Seite lesen. Sie müssen lediglich verstehen, womit Sie es zu tun haben.
Folgende Punkte sollten bei einem Audit beachtet werden:
- Umfang: Zählen oder schätzen Sie die Anzahl Ihrer Kartons, Ordner oder Aktenschränke. Selbst eine grobe Schätzung hilft Ihrem Dienstleister bei der Planung des Projekts.
- Dokumenttypen: Handelt es sich um Rechnungen, Verträge, Personalakten oder Krankenakten? Verschiedene Dokumenttypen werden oft unterschiedlich behandelt.
- Zeitraum: Ältere Dokumente sind in der Regel empfindlicher. Neuere lassen sich meist leichter bearbeiten.
- Duplikate: Entfernen Sie Kopien desselben Dokuments. Es macht keinen Sinn, dieselbe Datei zweimal zu konvertieren.
- Dateien, die nicht konvertiert werden müssen: Einige Unterlagen liegen möglicherweise bereits in digitaler Form vor. Bei anderen ist die Aufbewahrungsfrist möglicherweise abgelaufen, sodass sie sicher entsorgt werden müssen.
Das Weglassen von Elementen, die nicht konvertiert werden müssen, reduziert den Umfang und sorgt dafür, dass das Projekt fokussiert bleibt.
Schritt 2: Überprüfen Sie den Zustand Ihrer Dokumente
Gehen Sie jeden Stapel durch und prüfen Sie den physischen Zustand der Papiere. Dies ist wichtiger, als die meisten Menschen vermuten. Zerrissene, wassergeschädigte oder verklebte Seiten verursachen beim Scannen echte Probleme. Wenn eine beschädigte Seite durch den Scanner gezogen wird, kann sie weiter zerreißen oder einen Papierstau verursachen. Werden solche Probleme frühzeitig erkannt, kann das Digitalisierungsteam sie behutsam behandeln, anstatt die Schäden erst mitten im Projekt zu entdecken.
Eingeknickte Ecken und zerknitterte Seiten beeinträchtigen ebenfalls die Scanqualität. Glätten Sie diese daher als Erstes. Kleine Risse können einseitig mit Klebeband befestigt werden, solange das Klebeband keinen Text verdeckt. Wenn ein Dokument sehr empfindlich oder alt ist, legen Sie es in einen separaten Stapel und kennzeichnen Sie es, damit es besonders sorgfältig behandelt wird. Teams, die große Mengen an Backoffice-Dokumentation Wir können mit den unterschiedlichsten Dokumenten umgehen, doch klare Angaben Ihrerseits zu Beginn verhindern unnötige Verzögerungen.
Schritt 3: Entfernen Sie Heftklammern, Büroklammern und Anhänge
Das ist zwar mühsame Arbeit, aber unverzichtbar. Alles, was an den Seiten befestigt ist, muss vor dem Scannen entfernt werden.
- Heftklammern: Entferne jede einzelne. Eine übersehene Heftklammer kann den Scanner blockieren oder die umliegenden Seiten zerreißen.
- Büroklammern: Leicht zu entfernen, leicht zu übersehen. Gehen Sie jeden Ordner sorgfältig durch.
- Gummibänder:Entfernen Sie diese vollständig. Sie hinterlassen Spuren und können das Papier mit der Zeit beschädigen.
- Haftnotizen: Entscheide, ob die darauf enthaltenen Informationen nützlich sind. Wenn ja, schreibe sie direkt auf die Seite oder notiere sie separat. Entferne dann die Notiz.
- Gebundene Dokumente: Spiral- oder geheftete Ordner müssen in der Regel vor dem Scannen auseinandergenommen werden. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Dienstleister, wie diese am besten zu handhaben sind.
- Kleine oder unhandliche Gegenstände: Quittungen, Tickets und Visitenkarten sollten auf ein leeres A4-Blatt geklebt werden. Kleben Sie sie nur an einer Seite fest und richten Sie sie mittig aus, damit kein Text verdeckt wird.
Wenn Sie diesen Schritt sorgfältig ausführen, sparen Sie beim Scannen viel Zeit und verringern das Risiko, dass Seiten übersehen oder beschädigt werden.
Schritt 4: Sortieren und Beschriften Sie Ihre Dateien
Sortierte, eindeutig beschriftete Dateien ergeben ein brauchbares digitales Archiv. Unsortierte Dateien ergeben ein Durcheinander, in dem man sich nur schwer zurechtfindet.
Überlegen Sie sich, wie Ihr Team nach der Konvertierung nach diesen Dateien suchen wird. Werden Sie nach Datum, Dokumenttyp, Kundennamen oder Abteilung suchen? Die Antwort gibt Ihnen Aufschluss darüber, wie Sie die Dateien jetzt sortieren und kennzeichnen sollten. Unternehmen, die bei der Dateneingabe auf gut organisierte Unterlagen angewiesen sind und Dokumentenverarbeitung Oft werden Namenskonventionen festgelegt, die der Art und Weise entsprechen, wie Dokumente im Alltag abgerufen werden. Es ist viel einfacher, dies vor Projektbeginn richtig zu machen, als die Strukturen später neu zu gestalten.
Ordnen Sie Dokumente nach Art. Legen Sie Rechnungen zu Rechnungen und Verträge zu Verträgen. Sortieren Sie die Dokumente innerhalb jeder Gruppe nach Datum, wenn dies Ihrem Arbeitsablauf entspricht. Beschriften Sie jeden Ordner oder Stapel eindeutig. Verwenden Sie einfache, aussagekräftige Namen und vermeiden Sie Abkürzungen, die nur wenige Mitarbeiter in Ihrem Büro verstehen.
Schritt 5: Identifizieren Sie vertrauliche und sensible Dokumente
Manche Dokumente enthalten persönliche, finanzielle oder rechtliche Informationen, die einer sorgfältigen Behandlung bedürfen. Diese müssen getrennt von den übrigen Dokumenten behandelt werden.
So gehen Sie vor, bevor das Projekt beginnt:
- Trenne sie: Legen Sie vertrauliche Dateien in einem eigenen, entsprechend gekennzeichneten Stapel ab. Machen Sie dem Konvertierungsteam vor Arbeitsbeginn deutlich, um welche Dateien es sich dabei handelt.
- Compliance-Regeln prüfen: Je nach Branche gibt es Regeln wie bestimmte Unterlagen behandelt und aufbewahrt werden. Informieren Sie sich, was für Ihr Unternehmen gilt.
- Fragen Sie nach der Sicherheit: Erkundigen Sie sich, wie Ihr Anbieter mit sensiblen Daten umgeht. Werden die Daten verschlüsselt übertragen? Wer hat während des Projekts Zugriff auf die Dateien?
- Führen Sie Buch: Notieren Sie sich, welche vertraulichen Dokumente Sie versenden. So haben Sie einen Überblick, falls später etwas nachgeprüft werden muss.
Dieser Schritt gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und schützt die Personen, deren Daten in diesen Unterlagen enthalten sind.
Schritt 6: Format und Indizierung festlegen
Bevor das Projekt beginnt, müssen zwei Entscheidungen getroffen werden: Welches Dateiformat soll verwendet werden und wie sollen die Dateien indexiert werden?
Formatierungsoptionen:
- PDF ist die gängigste Wahl. Es bewahrt das ursprüngliche Erscheinungsbild des Dokuments und funktioniert auf den meisten Systemen.
- TIFF erzeugt größere Dateien, wird jedoch für Aufzeichnungen in Archivqualität bevorzugt.
- JPEG eignet sich für Bilder, ist jedoch für textlastige Dokumente keine gute Wahl.
Wenn Sie Ihre Dokumente durchsuchen möchten, lassen Sie diese bitte einer OCR-Bearbeitung (Optical Character Recognition) unterziehen. OCR wandelt gescannte Bilder in lesbaren, durchsuchbaren Text um. Bei umfangreichen Dokumentenbeständen macht dies einen erheblichen Unterschied hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit Ihres Archivs aus.
Indexieren bedeutet, jede Datei mit einem Tag zu versehen Metadaten wie beispielsweise das Erstellungsdatum, die Art des Dokuments, der Name des Kunden oder der Verfasser. So können Sie eine bestimmte Datei schnell finden. Entscheiden Sie, welche Felder für Ihr Team am wichtigsten sind, und teilen Sie diese Anforderungen Ihrem Dienstleister schriftlich mit, bevor die Arbeit beginnt. Klare Anweisungen beugen hier Fehlern vor und sparen Zeit.
Kleine Schritte jetzt, bessere Dateien für immer
Die Vorbereitung der Unterlagen erfordert keine besonderen Fähigkeiten. Sie erfordert jedoch Zeit und Sorgfalt. Sortieren Sie das vorhandene Material, prüfen Sie den Zustand jedes Stapels, entfernen Sie alle Beilagen, beschriften Sie die Unterlagen deutlich, kennzeichnen Sie vertrauliche Unterlagen und legen Sie vor Projektbeginn fest, welche Formatierungs- und Erfassungsanforderungen gelten.
Jeder dieser Schritte ist für sich genommen ganz einfach. Zusammen bieten sie dem Digitalisierungsteam alles, was es für eine erfolgreiche Arbeit benötigt. Und wenn Ihr digitales Archiv am Ende gut strukturiert und durchsuchbar ist, wird sich die Zeit, die Sie in die Vorbereitung investiert haben, voll und ganz gelohnt haben.
Wenn Sie bereit sind, Ihre physischen Unterlagen in eine sichere digitale Umgebung zu übertragen, können Sie einen Termin vereinbaren um die Einzelheiten Ihres Projekts zu besprechen. Eine frühzeitige Planung dieser Details stellt sicher, dass Ihre Dokumentenkonvertierungsdienste genau die Ergebnisse liefern, die Ihr Team benötigt, um produktiv zu bleiben.
