Elaborazione back office | Servizi BPO

Migliora l'efficienza, riduci il carico amministrativo e amplia le tue attività

Le funzioni di back-office sono fondamentali per garantire l’efficiente funzionamento di un’azienda, ma molte di queste attività possono richiedere tempo e risorse preziose ai dipendenti. L’inserimento dati, l’elaborazione dei documenti, la trascrizione, la ricerca, la manutenzione dei database e altre procedure amministrative ripetitive possono impedire ai team interni di concentrarsi su iniziative di maggior valore.

Esternalizzazione delle attività di back office consente alle aziende di affidare tali funzioni a fornitori esperti di Business Process Outsourcing (BPO) che dispongono di personale qualificato, tecnologie specializzate, procedure consolidate di controllo della qualità e capacità scalabile.

Worldwide Call Centers (WCC) aiuta le aziende a individuare e valutare partner affidabili per l’outsourcing delle attività di back-office in tutto il mondo. Che abbiate bisogno di supporto amministrativo continuativo, di un team dedicato all’elaborazione dei dati o di capacità aggiuntiva per far fronte a un accumulo temporaneo di lavoro, i nostri consulenti senior possono aiutarvi a trovare agenzie di BPO in linea con le vostre esigenze, la vostra tecnologia, i vostri standard di sicurezza, le vostre tempistiche e il vostro budget.

Da pulizia dei dati Dalla trascrizione alla gestione dei documenti e alla ricerca online, WCC può semplificare la vostra ricerca di un partner di outsourcing qualificato.

Perché esternalizzare le attività di back office?

L'outsourcing delle attività di back-office non consiste più semplicemente nella ricerca di manodopera a basso costo. I moderni programmi di BPO possono aiutare le aziende a riprogettare i flussi di lavoro, aumentare la produttività, migliorare i tempi di esecuzione e accedere a competenze specialistiche e tecnologie avanzate senza dover ampliare continuamente l'organico interno.

Tra i principali vantaggi si possono citare:

• Costi operativi inferiori – Ridurre le spese relative al reclutamento, alla formazione, alle strutture, alla tecnologia, ai benefici e alla gestione.
• Maggiore efficienza – Affidare i processi ripetitivi e dispendiosi in termini di tempo a soggetti esterni, in modo che i dipendenti interni possano concentrarsi sulle responsabilità strategiche.
• Scalabilità flessibile – Aumentare o ridurre la capacità di elaborazione in base alle variazioni dei volumi delle transazioni, alle esigenze stagionali e alle condizioni di mercato.
• Tempi di consegna più rapidi – Team dedicati all’elaborazione delle pratiche possono contribuire a ridurre gli arretrati amministrativi e ad accelerare i tempi di completamento.
• Accesso a figure professionali specializzate – Avvalersi di professionisti qualificati per specifici processi relativi a dati, documenti, ricerca, aspetti finanziari e amministrativi.
• Maggiore precisione – Flussi di lavoro strutturati, controllo della qualità e monitoraggio delle prestazioni possono contribuire a ridurre gli errori di elaborazione.
• Tecnologia avanzata – I fornitori di servizi BPO con una consolidata esperienza combinano sempre più spesso le competenze umane con l’intelligenza artificiale, l’automazione, l’OCR, la gestione dei flussi di lavoro e l’analisi dei dati.
• Continuità operativa – Le operazioni di outsourcing distribuito possono fornire capacità aggiuntiva e ridondanza in caso di interruzione delle risorse interne.

L'obiettivo è quello di creare un modello operativo più flessibile che consenta ai vostri dipendenti interni di concentrarsi su attività che contribuiscono direttamente ai clienti, all'innovazione, al fatturato e alla crescita.

Servizi di outsourcing del back office

I fornitori di servizi BPO di back-office sono in grado di supportare un’ampia gamma di funzioni amministrative e operative. WCC può aiutare le aziende a individuare fornitori esperti per servizi quali:

Servizi di trascrizione

La trascrizione di file audio, video, interviste, riunioni, appunti dettati e altre informazioni registrate può richiedere molto tempo ai dipendenti.

Esternalizzazione servizi di trascrizione può garantire l'accesso a personale specializzato e a tecnologie in grado di gestire in modo efficiente volumi più consistenti.

A seconda del settore di attività e delle esigenze specifiche, i fornitori possono offrire servizi di trascrizione per ambito medico, legale, aziendale, di ricerca, di assistenza clienti e per scopi generici.

Inserimento e elaborazione dei dati

I dati rimangono una delle risorse più importanti nel mondo degli affari moderno, ma garantire l'accuratezza delle informazioni richiede spesso un notevole lavoro manuale.

I team in outsourcing possono fornire assistenza nei seguenti ambiti:

• Inserimento manuale dei dati
• Aggiornamenti del database
• Inserimento dati CRM
• Elaborazione di fogli di calcolo
• Verifica dei dati
• Classificazione dei record
• Estrazione dei dati
• Migrazione del database
• Inserimento dei dati relativi alle domande
• Elaborazione di transazioni ad alto volume

Sebbene l’automazione e l’intelligenza artificiale siano ormai in grado di gestire molti processi di routine, La verifica umana rimane fondamentale per le informazioni non strutturate, le eccezioni, i documenti scritti a mano, i registri complessi e il controllo qualità.

Pulizia e convalida dei dati

Dati di scarsa qualità possono influire negativamente sulle vendite, sul marketing, sul servizio clienti, sulla rendicontazione e sulla business intelligence.

I team esterni specializzati nella pulizia dei dati possono aiutare a individuare e correggere:

• Record duplicati
• Informazioni mancanti
• Campi non corretti
• Formattazione non uniforme
• Record non validi
• Informazioni non aggiornate
• Discrepanze nel database

I fornitori possono inoltre fornire assistenza nell'unificazione dei database, nella standardizzazione dei dati, nella convalida delle informazioni e nella preparazione di set di dati per applicazioni CRM, di analisi, di marketing o di intelligenza artificiale.

Ricerca online

Le aziende hanno spesso bisogno che grandi quantità di informazioni vengano raccolte, esaminate, organizzate e convalidate.

Esternalizzazione ricerche online e di mercato può fornire risorse dedicate per:

• Ricerca sulla concorrenza
• Ricerca aziendale
• Informazioni di mercato
• Sviluppo di database
• Ricerca sui prodotti
• Ricerca sui prezzi
• Ricerca principale
• Verifica delle informazioni
• Progetti di ricerca su Internet

Anziché affidare ai propri dipendenti progetti di ricerca ripetitivi, le aziende possono avvalersi di team BPO dedicati per raccogliere e organizzare le informazioni secondo criteri predefiniti.

Acquisizione ed elaborazione dei dati delle immagini

Le organizzazioni che dispongono di ampie raccolte di immagini potrebbero aver bisogno di un notevole supporto amministrativo per mantenere in ordine le risorse digitali.

I team in outsourcing possono fornire assistenza in materia di immagine:

• Classificazione
• Indicizzazione
• Etichettatura
• Acquisizione dei dati
• Catalogazione
• Conversione
• Organizzazione
• Controllo qualità

Questi servizi possono rivelarsi particolarmente utili per le aziende operanti nei settori dell’e-commerce, immobiliare, editoriale, assicurativo, sanitario, della vendita al dettaglio e dei media digitali.

E-commerce e inserimento dati di prodotto

La gestione di un ampio catalogo di prodotti online può richiedere aggiornamenti costanti.

I team di back-office possono supportare le operazioni di e-commerce gestendo:

• Descrizioni dei prodotti
• Specifiche e caratteristiche
• Prezzi
• Immagini dei prodotti
• Codici articolo
• Categorie e sottocategorie
• Informazioni sulle scorte
• Annunci sul marketplace
• Aggiornamenti del catalogo
• Manutenzione del database dei prodotti

L'esternalizzazione di queste attività ripetitive può aiutare i team interni dedicati all'e-commerce a concentrarsi sul merchandising, sul marketing, sull'acquisizione di clienti e sulla crescita.

Elaborazione delle fatture e degli ordini di acquisto

I reparti finanziari e contabili possono dedicare molto tempo all’elaborazione manuale di fatture, ordini di acquisto, note di credito, note di addebito e documenti correlati.

I fornitori di servizi BPO possono offrire assistenza nell’acquisizione, nella verifica e nella classificazione dei dati, nel supporto alla riconciliazione, negli aggiornamenti di sistema e nella gestione dei documenti.

I fornitori moderni possono combinare Riconoscimento dei documenti assistito dall'intelligenza artificiale e automazione del flusso di lavoro con revisione umana, consentendo alle transazioni di routine di procedere rapidamente, mentre alle eccezioni viene dedicata maggiore attenzione.

Elaborazione dei moduli

Le organizzazioni operanti nei settori sanitario, assicurativo, dei servizi finanziari, della logistica, dell'istruzione, della pubblica amministrazione, delle ricerche di mercato e in altri settori trattano spesso grandi quantità di moduli.

I fornitori di servizi di outsourcing possono acquisire, convalidare, classificare e trasferire informazioni provenienti da:

• Moduli di iscrizione
• Applicazioni
• Sondaggi
• Moduli assicurativi
• Moduli medici
• Documenti legali
• Moduli di iscrizione
• Documenti di spedizione
• Moduli per i clienti
• Applicazioni per programmi fedeltà

I flussi di lavoro digitali possono quindi indirizzare le informazioni verso i database, i sistemi CRM, i sistemi di gestione dei documenti o altre applicazioni aziendali appropriati.

Elaborazione e formattazione dei documenti

Le aziende producono enormi quantità di contratti, relazioni, presentazioni, manuali, corrispondenza e altra documentazione.

I team esterni specializzati nell’elaborazione dei documenti possono fornire assistenza nei seguenti ambiti:

• Formattazione dei documenti
• Elaborazione di testi
• Creazione di intestazioni e piè di pagina
• Collegamenti ipertestuali e segnalibri
• Indici
• Didascalie e numerazione
• Conversione dei modelli
• Indicizzazione dei documenti
• Organizzazione dei file
• Garanzia di qualità

Questi servizi possono aiutare le aziende a standardizzare la documentazione, riducendo al contempo il carico di lavoro amministrativo a carico del personale interno.

Conversione di dati e file

Le aziende hanno spesso bisogno di convertire le informazioni da un sistema all'altro e da un formato di file all'altro.

I fornitori di servizi di outsourcing possono offrire:

• Conversione in PDF
• Conversione da HTML a XML
• Conversione di eBook
• Conversione di documenti
• Conversione di fogli di calcolo
• Conversione del database
• Conversione da immagine a testo
• Conversione dei file legacy

I progetti di conversione su larga scala possono prestarsi particolarmente bene all’outsourcing, poiché i fornitori possono assegnare risorse dedicate senza interferire con le operazioni interne.

Intelligenza artificiale, automazione e competenza umana

I processi di back-office hanno subito notevoli cambiamenti con lo sviluppo dell'intelligenza artificiale e dell'automazione intelligente.

Le attività di routine che un tempo richiedevano un’elaborazione interamente manuale possono essere sempre più snellite grazie a tecnologie quali:

• Intelligenza artificiale
• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
• Automazione robotica dei processi (RPA)
• Elaborazione intelligente dei documenti (IDP)
• Gestione automatizzata dei flussi di lavoro
• Apprendimento automatico
• Strumenti per l'estrazione dei dati
• Monitoraggio e analisi della qualità

Tuttavia, l'automazione da sola non è adatta a tutti i processi.

Documenti complessi, eccezioni, informazioni poco chiare, transazioni sensibili e dati non strutturati possono comunque richiedere giudizio umano e verifica. Per molte aziende, una strategia efficace combina l’automazione con professionisti qualificati nel settore del BPO che esaminano le eccezioni, verificano i risultati e garantiscono il rispetto degli standard di qualità.

Questo modello "uomo + tecnologia" può garantire una maggiore produttività senza compromettere la precisione o il controllo.

Sicurezza e garanzia della qualità

L'esternalizzazione delle attività di back-office comporta spesso l'accesso a informazioni importanti relative all'azienda o ai clienti, rendendo la sicurezza un aspetto fondamentale nella scelta del fornitore.

A seconda dell’applicazione, le aziende dovrebbero valutare i potenziali partner di BPO in base ai seguenti criteri:

• Politiche sulla sicurezza delle informazioni
• Sicurezza delle strutture fisiche
• Sicurezza di rete
• Controlli di accesso
• Verifica dei precedenti dei dipendenti
• Crittografia dei dati
• Procedure di garanzia della qualità
• Ripristino in caso di emergenza
• Continuità operativa
• Requisiti di conformità
• Formazione del personale
• Monitoraggio delle prestazioni
• Procedure di conservazione dei dati

Le aziende che operano in settori regolamentati dovrebbero inoltre verificare che i potenziali fornitori siano in grado di soddisfare i requisiti specifici in materia di conformità e sicurezza applicabili al proprio programma.

Sedi globali per l'outsourcing delle attività di back office

La sede ideale per un BPO dipende dalla complessità dei processi, dai requisiti linguistici, dagli orari di operatività, dai requisiti di sicurezza, dalle competenze richieste, dai tempi di consegna e dal budget.

Il WCC collabora con Fornitori di servizi BPO e di contact center in tutto il mondo, consentendo alle aziende di valutare diversi modelli di esternalizzazione.

Tra le sedi più diffuse per le attività di back-office figurano:

• America Latina
• Le Filippine
• India
• Pakistan

Le aziende possono inoltre valutare fornitori negli Stati Uniti, in Canada, in Europa, in Africa e in altri mercati dell'Asia-Pacifico, a seconda delle loro esigenze.

Anziché scegliere un Paese basandosi esclusivamente sulle tariffe orarie, le aziende dovrebbero valutare l’intero contesto operativo, compreso disponibilità di personale qualificato, competenze linguistiche, infrastrutture, sicurezza, esperienza gestionale, compatibilità dei fusi orari, scalabilità e costo totale.

In che modo WCC ti aiuta a trovare il partner BPO giusto

Esistono migliaia di fornitori di servizi di outsourcing in tutto il mondo. Individuare quali agenzie dispongano della giusta combinazione di competenze, tecnologia, capacità, sicurezza, gestione e prezzi può richiedere molto tempo e un’approfondita ricerca.

Worldwide Call Centers semplifica il processo di selezione dei fornitori.

1. Definisci le tue esigenze

I nostri consulenti senior analizzano i vostri processi attuali, il volume di transazioni previsto, i tempi di elaborazione richiesti, la tecnologia, i requisiti di sicurezza, il fabbisogno di personale, le sedi preferite, le aspettative di crescita e il budget.

2. Individuare fornitori qualificati di servizi BPO

Ci avvaliamo della nostra esperienza nell’outsourcing e della nostra rete globale per individuare agenzie le cui competenze siano in linea con il vostro programma.

3. Presentare 4–5 agenzie selezionate con cura

Anziché chiedervi di valutare decine di fornitori, WCC può presentarvi un gruppo selezionato di 4–5 agenzie di BPO qualificate che corrispondono perfettamente alle tue esigenze.

4. Confronta le funzionalità e i prezzi

È possibile valutare l'esperienza, l'ubicazione, il team dirigenziale, la tecnologia, la sicurezza, la capacità disponibile, il piano di implementazione e i prezzi di ciascun fornitore.

5. Scegli il partner giusto

La decisione finale sulla scelta del fornitore spetta a voi. Il ruolo di WCC è quello di rendere il processo più rapido ed efficiente, fornendo al contempo una consulenza esperta durante l’intero processo di valutazione.

6. Assistenza continua

I nostri consulenti senior rimangono a vostra disposizione anche dopo l'implementazione, qualora le vostre esigenze di outsourcing dovessero cambiare o fosse necessaria ulteriore assistenza.

Creare un back office più efficiente

L'outsourcing delle attività di back-office non si limita alla semplice riduzione dei costi. Un rapporto di BPO ben gestito può aiutare la vostra organizzazione eliminare le strozzature amministrative, migliorare i tempi di elaborazione, attingere a figure professionali specializzate, introdurre l'automazione, aumentare la flessibilità della forza lavoro e crescere in modo più efficiente.

Anziché lasciare che l'inserimento dei dati, l'elaborazione dei documenti, la ricerca, la trascrizione e altre attività ripetitive assorbano preziose risorse interne, le aziende possono creare un sistema di esternalizzazione flessibile, progettato su misura in base alle loro esigenze specifiche.

Worldwide Call Centers può aiutarti a valutare le opzioni disponibili e a individuare i fornitori che offrono la giusta combinazione di ubicazione, esperienza, tecnologia, sicurezza, capacità, qualità e prezzo.

Affidati a un’azienda specializzata nell’elaborazione amministrativa con comprovata esperienza

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Per favore compila il nostro modulo online richiedere un Sessione strategica GRATUITA con un consulente senior esperto del WCC.

Discuteremo delle vostre esigenze in materia di trascrizione, inserimento dati, ricerca, elaborazione di documenti o altre attività di BPO e vi aiuteremo a individuare l’approccio di outsourcing più adatto alla vostra azienda. Il nostro team potrà quindi individuare fornitori qualificati e aiutarvi a esternalizzare in modo efficace.

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