Każda firma gromadzi dane. Z biegiem czasu dane te szybko się kumulują. Dokumenty, formularze, pliki PDF, zeskanowane materiały i dokumentacja papierowa trafiają w różne miejsca i mają różne formaty. Zgromadzenie tego wszystkiego w jednym użytecznym, uporządkowanym systemie nie jest łatwe. Właśnie tu z pomocą przychodzą usługi konwersji dokumentów. Coraz więcej firm decyduje się na outsourcing tych zadań, zamiast zajmować się nimi we własnym zakresie.
W tym wpisie na blogu omówiono, na czym polega konwersja dokumentów, dlaczego firmy zlecają ją na zewnątrz oraz jakie są rzeczywiste korzyści z tego rozwiązania.
Czym jest konwersja dokumentów?
Konwersja dokumentów to proces przekształcania dokumentu z jednego formatu na inny. Brzmi to prosto, ale wiąże się to z dużym nakładem pracy. Firma może potrzebować przekształcić papierową dokumentację w cyfrowe pliki z możliwością wyszukiwania. Może również zaistnieć potrzeba przekształcenia zeskanowanych obrazów w uporządkowane wpisy w bazie danych. Niektóre przedsiębiorstwa potrzebują konwersji plików XML do formatu PDF. Inne potrzebują konwersji do formatu HTML lub digitalizacji dokumentów. Zakres prac zależy od branży i ilości plików.
W gruncie rzeczy konwersja dokumentów polega na tym, by informacje stały się rzeczywiście użyteczne. Surowe dane zapisane w nieodpowiednim formacie trudno jest przeszukiwać, udostępniać czy analizować. Gdy zostaną one odpowiednio przekonwertowane i uporządkowane, zespoły mogą szybko znaleźć to, czego potrzebują. Generowanie raportów staje się łatwiejsze, a codzienna praca przebiega sprawniej. Właśnie dlatego cyfrowa konwersja dokumentów zyskała na znaczeniu w branżach takich jak opieka zdrowotna, prawo, finanse i handel elektroniczny.
Dlaczego firmy decydują się na outsourcing
Własne przetwarzanie dokumentów wydaje się na początku wykonalne. Jednak gdy ich ilość wzrośnie, staje się to prawdziwym problemem. Potrzebne są odpowiednie narzędzia programowe, przeszkoleni pracownicy, procedury kontroli jakości oraz bezpieczne systemy obsługi plików. Wdrożenie tego wszystkiego wymaga czasu i pieniędzy. Nawet gdy system już działa, nadal odciąga Twój zespół od właściwej działalności firmy.
Właśnie dlatego wiele firm decyduje się na outsourcing usług administracyjnych do tego rodzaju zadań. Oznacza to powierzenie zadania zespołowi, który zajmuje się tym na co dzień. Dysponują oni już odpowiednimi narzędziami, sprawdzonymi procedurami i doświadczeniem. Twoi pracownicy mogą skupić się na tym, co robią najlepiej. Praca i tak zostanie wykonana, tylko nie przez Ciebie.
Główne zalety outsourcingu usług konwersji dokumentów
1. Niższe koszty
Zazwyczaj jest to główny powód, dla którego firmy rozważają outsourcing. Stworzenie własnego działu zajmującego się konwersją dokumentów wiąże się z wysokimi kosztami. Potrzebne są licencje na oprogramowanie, sprzęt do skanowania oraz pracownicy znający się na ich obsłudze. Do tego dochodzą jeszcze koszty szkoleń, wynagrodzenia i koszty ogólne.
Korzystając z usług zewnętrznych, omijasz większość tych kwestii. Płacisz za usługę, a nie za sprzęt. Nie musisz martwić się o modernizację sprzętu ani odnawianie licencji na oprogramowanie. Firmy mogą zazwyczaj zaoszczędzić nawet 60 procent kosztów związanych z konwersją dokumentów w porównaniu z realizacją tych zadań we własnym zakresie. Dla mniejszych przedsiębiorstw różnica ta ma realny wpływ na budżet.
2. Dostęp do wykwalifikowanych specjalistów
OCR Przetwarzanie danych, indeksowanie dokumentów, konwersja do formatu PDF oraz strukturyzacja plików XML wymagają osób, które znają się na rzeczy. Nie każda firma dysponuje taką wiedzą specjalistyczną we własnym zakresie. Zatrudnianie takich specjalistów nie zawsze jest praktycznym rozwiązaniem, gdy potrzeba dotyczy jedynie konkretnego projektu.
Outsourcing zapewnia dostęp do specjalistów, którzy zajmują się tymi zadaniami w pełnym wymiarze godzin. Znają oni różne formaty plików i potrafią sprawnie przetwarzać duże ilości danych. Stosują procedury kontroli jakości, które pozwalają na wczesne wykrywanie błędów. Mają również doświadczenie w pracy z trudnymi przypadkami, takimi jak zapisy odręczne czy uszkodzone dokumenty. Wykwalifikowany zespół wie, jak sobie z nimi radzić, nie spowalniając przy tym procesu.
3. Krótszy czas realizacji
Wyspecjalizowany zespół dysponujący odpowiednimi narzędziami może przetwarzać duże partie danych znacznie szybciej niż niewielki zespół wewnętrzny. Ma to znaczenie podczas migracji systemów lub projektów transformacji cyfrowej, w których szybko potrzebne są uporządkowane dane.
Wielu partnerów outsourcingowych działa w różnych strefach czasowych, dzięki czemu praca toczy się dalej, nawet gdy Twoje biuro jest zamknięte. Zadanie rozpoczęte pod koniec dnia roboczego może być gotowe już rano, gdy Twój zespół wróci do pracy. Dla firm, które muszą dotrzymywać napiętych terminów, taki sposób realizacji zadań jest bardzo przydatny.
4. Wyższa jakość dokumentów
Niska jakość danych powoduje poważne problemy. Brakujące pola, nieprawidłowe formaty i zduplikowane rekordy powodują kłopoty w przyszłości. Nieudana konwersja dzisiaj oznacza dodatkową pracę przy porządkowaniu danych jutro, a takie porządkowanie rzadko jest tanie.
Doświadczeni dostawcy usług outsourcingowych przeprowadzają wieloetapowe kontrole jakości przetworzonych dokumentów. Sprawdzają wyniki i weryfikują wykonaną pracę przed dostarczeniem. Niektóre zespoły stosują metodę podwójnego wprowadzania danych, w ramach której dwóch operatorów wprowadza te same dane niezależnie od siebie, a następnie porównuje wyniki. Trudno jest utrzymać taki poziom spójności, gdy konwersja dokumentów stanowi tylko jedno z wielu zadań realizowanych przez wewnętrzny zespół.
5. Lepszy dostęp do danych
Gdy dokumenty zostaną odpowiednio przekonwertowane i uporządkowane, dostęp do nich staje się znacznie łatwiejszy. Uporządkowane pliki cyfrowe można przeszukiwać i wyszukiwać w ciągu kilku sekund. Dla firm dysponujących wieloletnią dokumentacją historyczną stanowi to znaczną poprawę. Zespoły mogą błyskawicznie wyświetlić potrzebny plik, zamiast tracić czas na przeszukiwanie folderów lub fizycznych nośników.
Lepsza dostępność danych wpływa również na sposób współpracy zespołów. Gdy dane mają przejrzysty i spójny format, łatwiej jest je udostępniać między działami. Łatwiej jest je również wprowadzać do narzędzi do raportowania lub innych systemów. Jest to ściśle związane z dobrymi praktykami w zakresie czyszczenia danych, ponieważ konwersja dokumentów stanowi doskonałą okazję do jednoczesnego usunięcia nieaktualnych wpisów.
6. Skalowalność bez stresu
Ilość dokumentów nie zawsze jest stała. W niektórych miesiącach napływa znacznie więcej dokumentów niż w innych. Kancelaria prawna może prowadzić sprawę, w ramach której powstają tysiące dokumentów naraz. Placówka służby zdrowia może przeprowadzać modernizację systemu, która wymaga konwersji wieloletniej dokumentacji pacjentów. Trudno jest dostosować wielkość wewnętrznego zespołu do takich okresów wzmożonej aktywności.
Outsourcing pozwala rozwiązać tę kwestię w bardziej przejrzysty sposób. Można dostosowywać zakres prac do rzeczywistych potrzeb bez konieczności wprowadzania zmian w zespole wewnętrznym. Jeśli wolumen wzrośnie, dostawca zwiększa skalę działania. Gdy wolumen spadnie, nie ponosisz kosztów związanych z zatrudnieniem dodatkowego personelu. Tego rodzaju elastyczność trudno jest osiągnąć we własnym zakresie, ale dzięki odpowiedniemu partnerowi jest ona łatwo dostępna.
7. Wyższy poziom bezpieczeństwa danych
Profesjonalny dostawca usług konwersji dokumentów stosuje odpowiednie protokoły bezpieczeństwa. Szyfrowane przesyłanie plików, kontrola dostępu oraz umowy o zachowaniu poufności stanowią integralną część jego działalności. Nie jest to dla niego kwestia wyboru. Stanowi to podstawowy element świadczonych usług.
Firmy z branży opieki zdrowotnej, prawnej i finansowej muszą mieć pewność, że ich dane są przetwarzane z należytą starannością. Przepisy HIPAA i wymogi RODO mają zastosowanie do sposobu przechowywania i przekazywania danych. Wiarygodny partner będzie dysponował odpowiednimi certyfikatami i przejrzystymi procedurami, które będzie mógł Państwu przedstawić. Jeśli dostawca nie potrafi wyjaśnić, w jaki sposób zapewnia bezpieczeństwo, jest to powód, by szukać dalej.
8. Więcej czasu na ćwiczenia wzmacniające mięśnie tułowia
Gdy Twój zespół nie jest obciążony zadaniami związanymi z konwersją dokumentów, ma więcej czasu na prace, które przyczyniają się do rozwoju firmy. Konwersja dokumentów jest niezbędna, ale rzadko stanowi obszar, w którym firmy tworzą rzeczywistą wartość. Jest to żmudna i powtarzalna praca, wymagająca pełnego skupienia.
Zdejmując to z barków Twojego zespołu, zyskujesz czas i energię na rzeczy, które mają większe znaczenie. Rozwój produktów, obsługa klienta i sprzedaż to obszary, w których Twoi pracownicy mają największy wpływ na wyniki. Outsourcing zadań administracyjnych pozwala Twojemu zespołowi skupić się na działaniach mających bezpośredni wpływ na klientów.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera do konwersji dokumentów
Nie każdy dostawca będzie odpowiednim wyborem. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, jakie ma doświadczenie w pracy z danymi konkretnego rodzaju. Zespół zajmujący się dokumentacją medyczną może nie być najlepszym wyborem w przypadku dokumentów prawnych. Zapytaj o sposób działania i poproś o przykłady podobnych projektów. Ceny powinny być jasne od samego początku. Ukryte opłaty lub niejasne warunki warto wyjaśnić na wczesnym etapie.
Bezpieczeństwo i kontrola jakości to bardzo ważne kwestie. Dobry partner powinien jasno wyjaśnić obie te sprawy. Pomocna jest również współpraca z doradcami, którzy mają dostęp do międzynarodowe agencje BPO. Lokalizacja może mieć wpływ zarówno na koszt, jak i na czas realizacji, w zależności od Państwa wymagań.
Zabezpieczenie przyszłości Twojej firmy dzięki transformacji cyfrowej
Zlecanie konwersji dokumentów na zewnątrz nie wymaga długich dyskusji strategicznych. Logika jest dość prosta. To powtarzalna praca, która wymaga specjalistycznych narzędzi i wykwalifikowanego personelu. Większość firm nie dysponuje takimi zasobami, które pozostawałyby niewykorzystane. Angażowanie własnych pracowników do konwersji dokumentów zazwyczaj nie jest najlepszym rozwiązaniem z punktu widzenia rozwoju firmy.
Korzyści są realne i widoczne w każdej branży. Zyskujesz niższe koszty, czystsze dane, szybsze wyniki i większe bezpieczeństwo. Dla firm zarządzających dużymi zbiorami dokumentów zlecenie konwersji dokumentów na zewnątrz to jedna z najbardziej praktycznych decyzji, jakie można podjąć.
Chcesz zamienić swoje archiwa w atut? Skontaktuj się z WCC Skontaktuj się z nami już dziś, aby skorzystać z bezpłatnej konsultacji, a my dobierzemy dla Ciebie idealnego partnera w zakresie konwersji dokumentów z naszej globalnej sieci.