Todas as empresas recolhem dados. Com o tempo, esses dados acumulam-se rapidamente. Documentos, formulários, PDFs, ficheiros digitalizados e registos em papel acabam por ficar espalhados por vários locais e em diferentes formatos. Reunir tudo isso num único sistema organizados e fácil de utilizar não é tarefa fácil. É aí que entram os serviços de conversão de documentos. Cada vez mais empresas optam por externalizar este trabalho, em vez de o gerir internamente.
Este blogue aborda o que a conversão de documentos realmente implica, por que razão as empresas a externalizam e quais são os verdadeiros benefícios.
O que é a conversão de documentos?
Conversão de documentos é o processo de transformar um documento de um formato para outro. Parece simples, mas o trabalho envolvido pode ser considerável. Uma empresa pode precisar de converter registos em papel impressos em ficheiros digitais pesquisáveis. Também pode ser necessário transformar imagens digitalizadas em registos estruturados numa base de dados. Algumas empresas precisam de conversão de XML para PDF. Outras precisam de conversão para HTML ou de digitalização de documentos. O âmbito depende do setor e do volume de ficheiros.
No fundo, a conversão de documentos consiste em tornar a informação efetivamente utilizável. Os dados brutos, quando estão no formato errado, são difíceis de pesquisar, partilhar ou analisar. Quando são devidamente convertidos e organizados, as equipas conseguem encontrar rapidamente o que precisam. Os relatórios são mais fáceis de gerar e o trabalho quotidiano torna-se mais fluido. É por isso que a conversão digital de documentos se tornou importante nos setores da saúde, jurídico, financeiro e do comércio eletrónico.
Por que razão as empresas optam pela externalização
A gestão da conversão de documentos internamente pode parecer viável à primeira vista. Mas, quando o volume aumenta, torna-se um verdadeiro problema. São necessárias as ferramentas de software adequadas, pessoal qualificado, processos de controlo de qualidade e sistemas seguros de gestão de ficheiros. Implementar tudo isso requer tempo e dinheiro. Mesmo depois de estar em funcionamento, continua a desviar a sua equipa do trabalho propriamente dito da empresa.
É por isso que muitas empresas recorrem a externalização de serviços administrativos para este tipo de trabalho. Significa confiar a tarefa a uma equipa que faz isto todos os dias. Eles já dispõem das ferramentas, dos fluxos de trabalho e da experiência necessários. A sua equipa interna pode manter-se focada naquilo que faz melhor. O trabalho continua a ser feito, só que não é por si.
Principais vantagens da externalização dos serviços de conversão de documentos
1. Custos mais baixos
Esta é, normalmente, a principal razão pela qual as empresas consideram a externalização. Criar um departamento interno de conversão de documentos é dispendioso. São necessárias licenças de software, equipamento de digitalização e pessoal com conhecimentos para os utilizar. A isso acrescem ainda os custos de formação, os salários e as despesas gerais.
Ao recorrer à subcontratação, evita-se grande parte disso. Paga-se pelo serviço, não pelo equipamento. Não há atualizações de equipamento com que se preocupar, nem renovações de software. Normalmente, as empresas podem poupar até 60 % nos custos de conversão de documentos, em comparação com a gestão interna. Para as empresas mais pequenas, essa diferença tem um impacto real nos orçamentos.
2. Acesso a profissionais qualificados
OCR O processamento, a indexação de documentos, a conversão para PDF e a estruturação em XML exigem profissionais que saibam o que estão a fazer. Nem todas as empresas dispõem dessa especialização internamente. Contratar pessoal para esse efeito nem sempre é viável quando a necessidade se limita a um projeto específico.
A externalização permite-lhe ter acesso a especialistas que se dedicam a este trabalho a tempo inteiro. Eles compreendem os diferentes formatos de ficheiros e gerem grandes volumes de forma eficiente. Seguem procedimentos de controlo de qualidade que permitem detetar erros numa fase inicial. Além disso, já lidaram com casos complexos, como registos manuscritos ou documentos danificados. Uma equipa experiente sabe como lidar com estas situações sem atrasar o processo.
3. Prazo de entrega mais rápido
Uma equipa especializada, dotada das ferramentas adequadas, consegue processar grandes volumes de dados muito mais rapidamente do que uma pequena equipa interna. Isto é importante durante migrações de sistemas ou projetos de transformação digital, em que é necessário dispor de dados estruturados com rapidez.
Muitos parceiros de subcontratação trabalham em diferentes fusos horários, pelo que o trabalho continua a avançar mesmo quando o seu escritório está fechado. Um trabalho iniciado no final do seu dia de trabalho pode estar pronto quando a sua equipa regressar de manhã. Para empresas com prazos apertados, este tipo de progresso é muito útil.
4. Melhor qualidade dos documentos
A má qualidade dos dados causa problemas reais. Campos em falta, formatos incorretos e registos duplicados geram dificuldades mais tarde. Uma conversão mal feita hoje significa trabalho extra de limpeza amanhã, e essa limpeza raramente é barata.
Os prestadores de serviços de externalização experientes realizam controlos de qualidade em várias etapas nos documentos convertidos. Verificam os resultados e revêem o trabalho antes da entrega. Algumas equipas utilizam métodos de dupla introdução de dados, em que dois operadores introduzem os mesmos dados separadamente e os resultados são comparados. É difícil manter esse nível de consistência quando a conversão de documentos é apenas uma das muitas tarefas que a sua equipa interna tem de realizar.
5. Melhoria da acessibilidade dos dados
Depois de os documentos serem devidamente convertidos e organizados, o acesso aos mesmos torna-se muito mais fácil. Os ficheiros digitais estruturados podem ser pesquisados e recuperados em segundos. Para as empresas com anos de registos históricos, esta é uma melhoria significativa. As equipas podem aceder a um ficheiro em poucos instantes, em vez de perderem tempo a vasculhar pastas ou arquivos físicos.
Uma melhor acessibilidade também altera a forma como as equipas trabalham em conjunto. Quando os dados se encontram num formato claro e consistente, é mais fácil partilhá-los entre departamentos. É também mais fácil importá-los para ferramentas de relatórios ou outros sistemas. Isto está intimamente ligado a boas práticas de limpeza de dados, uma vez que a conversão de documentos constitui uma boa oportunidade para eliminar, ao mesmo tempo, registos desatualizados.
6. Escalabilidade sem complicações
Os volumes de documentos nem sempre são os mesmos. Há meses em que se recebem muito mais registos do que noutros. Um escritório de advogados pode ter um processo que gere milhares de documentos de uma só vez. Uma instituição de saúde pode passar por uma atualização do sistema que exija a conversão de anos de registos antigos de pacientes. É difícil adaptar uma equipa interna para dar resposta a esses picos de volume.
A externalização resolve esta questão de forma mais eficaz. Pode ajustar o trabalho de acordo com as necessidades reais, sem alterar a sua equipa interna. Se o volume aumentar, o prestador de serviços adapta-se. Quando o volume diminuir, não terá de pagar por pessoal extra. Esse tipo de flexibilidade é difícil de alcançar internamente, mas muito fácil de obter com o parceiro certo.
7. Maior segurança dos dados
Um prestador de serviços profissional de conversão de documentos dispõe de protocolos de segurança. Transferências de ficheiros encriptadas, controlos de acesso e acordos de confidencialidade fazem parte integrante do seu modo de funcionamento. Para eles, isto não é opcional. É uma parte essencial do serviço.
As empresas dos setores da saúde, jurídico e financeiro precisam de ter a certeza de que os seus dados são tratados com cuidado. A conformidade com a HIPAA e os requisitos do RGPD aplicam-se à forma como os dados são armazenados e transferidos. Um parceiro de confiança terá as certificações e processos claros para lhe apresentar. Se um prestador de serviços não conseguir explicar a sua configuração de segurança, isso é motivo para continuar a procurar.
8. Mais tempo para o trabalho de base
Quando a sua equipa não está sobrecarregada com tarefas de conversão de documentos, tem mais tempo para se dedicar a trabalhos que impulsionam o negócio. A conversão de documentos é necessária, mas raramente é nessa área que as empresas criam valor real. Trata-se de um trabalho minucioso e repetitivo que exige toda a atenção.
Tirar essa tarefa das mãos da sua equipa liberta tempo e energia para as coisas que realmente importam. O desenvolvimento de produtos, o atendimento ao cliente e as vendas são as áreas em que a sua equipa faz a maior diferença. Externalizar o trabalho administrativo permite que a sua equipa se mantenha focada no impacto junto do cliente.
O que procurar num parceiro de conversão de documentos
Nem todos os prestadores de serviços serão a escolha certa. Antes de escolher um, considere a sua experiência com o seu tipo específico de dados. Uma equipa especializada em registos médicos pode não ser a melhor opção para documentos jurídicos. Informe-se sobre o seu processo e procure exemplos de projetos semelhantes. Os preços devem ser claros desde o início. É importante questionar logo no início quaisquer taxas ocultas ou termos vagos.
A segurança e o controlo de qualidade são muito importantes. Um bom parceiro deve explicar ambos com clareza. Também ajuda trabalhar com consultores que tenham acesso a agências globais de BPO. A localização pode influenciar tanto o custo como o prazo de entrega, dependendo das suas necessidades.
Preparar a sua empresa para o futuro através da transformação digital
A externalização da conversão de documentos não requer uma grande discussão estratégica. A lógica é bastante simples. Trata-se de um trabalho repetitivo que requer ferramentas específicas e pessoal qualificado. A maioria das empresas não dispõe desses recursos ociosos. Recorrer a pessoal interno para a conversão de documentos não é, normalmente, a melhor opção para o crescimento.
Os benefícios são reais e manifestam-se em todos os setores. Obtém-se custos mais baixos, dados mais precisos, resultados mais rápidos e maior segurança. Para as empresas que gerem grandes volumes de registos, a externalização dos serviços de conversão de documentos é uma das decisões mais práticas que se pode tomar.
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