Elk bedrijf verzamelt gegevens. Na verloop van tijd stapelen die gegevens zich snel op. Documenten, formulieren, pdf’s, gescande bestanden en papieren dossiers komen op verschillende plekken terecht en in verschillende formaten. Het is geen eenvoudige klus om dat allemaal in één bruikbaar, overzichtelijk systeem onder te brengen. Daar komen documentconversiediensten om de hoek kijken. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om dit werk uit te besteden in plaats van het intern af te handelen.
In deze blog wordt besproken wat documentconversie precies inhoudt, waarom bedrijven dit uitbesteden en wat de daadwerkelijke voordelen zijn.
Wat is documentconversie?
Documentconversie is het proces waarbij een document van het ene formaat naar het andere wordt omgezet. Het klinkt eenvoudig, maar het kan veel werk met zich meebrengen. Een bedrijf kan bijvoorbeeld gedrukte papieren documenten moeten omzetten in doorzoekbare digitale bestanden. Ook kan het nodig zijn om gescande afbeeldingen om te zetten in gestructureerde databaserecords. Sommige bedrijven hebben behoefte aan conversie van XML naar PDF. Andere hebben conversie naar HTML of het digitaliseren van documenten nodig. De omvang van het project hangt af van de branche en het aantal bestanden.
In wezen draait documentconversie om het daadwerkelijk bruikbaar maken van informatie. Ruwe gegevens die in het verkeerde formaat vastzitten, zijn moeilijk te doorzoeken, te delen of te analyseren. Als deze gegevens op de juiste manier worden geconverteerd en geordend, kunnen teams snel vinden wat ze nodig hebben. Rapporten zijn eenvoudiger te genereren en de dagelijkse werkzaamheden verlopen soepeler. Daarom is digitale documentconversie van groot belang geworden in sectoren als de gezondheidszorg, de juridische sector, de financiële sector en de e-commerce.
Waarom bedrijven ervoor kiezen om uit te besteden
Het intern verzorgen van documentconversie lijkt in eerste instantie goed te doen. Maar zodra de omvang toeneemt, wordt het een echt probleem. Je hebt de juiste softwaretools, opgeleid personeel, kwaliteitscontroleprocessen en veilige systemen voor bestandsbeheer nodig. Het opzetten van dit alles kost tijd en geld. En zelfs als het eenmaal draait, houdt het je team nog steeds bezig in plaats van dat ze zich op de eigenlijke bedrijfsactiviteiten kunnen richten.
Daarom kiezen veel bedrijven voor uitbesteding van backoffice-activiteiten voor dit soort werk. Het betekent dat je de taak uitbesteedt aan een team dat dit dag in dag uit doet. Zij beschikken al over de tools, de werkprocessen en de ervaring. Je eigen medewerkers kunnen zich blijven richten op datgene waar zij het beste in zijn. Het werk wordt nog steeds gedaan, alleen niet door jou.
De belangrijkste voordelen van het uitbesteden van documentconversiediensten
1. Lagere kosten
Dit is meestal de belangrijkste reden waarom bedrijven overwegen om dit uit te besteden. Het opzetten van een interne afdeling voor documentconversie is kostbaar. Je hebt softwarelicenties, scanapparatuur en mensen nodig die hiermee overweg kunnen. Daar komen dan nog opleidingskosten, salarissen en overheadkosten bij.
Als u dit uitbesteedt, hoeft u zich daar grotendeels geen zorgen meer over te maken. U betaalt voor de dienst, niet voor de apparatuur. U hoeft zich geen zorgen te maken over het upgraden van apparatuur of het verlengen van softwarelicenties. Bedrijven kunnen doorgaans tot wel 60 procent besparen op de kosten voor documentconversie in vergelijking met wanneer ze dit intern zouden uitvoeren. Voor kleinere bedrijven heeft dat verschil een aanzienlijke impact op de begroting.
2. Toegang tot gekwalificeerde professionals
OCR Voor gegevensverwerking, het indexeren van documenten, het converteren naar PDF en het structureren van XML zijn mensen nodig die weten wat ze doen. Niet elk bedrijf beschikt intern over die expertise. Het is niet altijd haalbaar om hiervoor personeel aan te nemen als het alleen om een specifiek project gaat.
Door uitbesteding krijgt u toegang tot specialisten die zich fulltime met dit werk bezighouden. Zij zijn bekend met verschillende bestandsformaten en kunnen grote hoeveelheden efficiënt verwerken. Ze hanteren kwaliteitscontroles waarmee fouten in een vroeg stadium worden opgespoord. Ook hebben ze ervaring met lastige gevallen, zoals handgeschreven documenten of beschadigde stukken. Een ervaren team weet hiermee om te gaan zonder dat het proces daardoor vertraging oploopt.
3. Snellere doorlooptijd
Een gespecialiseerd team met de juiste tools kan grote hoeveelheden gegevens veel sneller verwerken dan een klein intern team. Dit is van belang bij systeemmigraties of digitale transformatieprojecten, waarbij je snel over gestructureerde gegevens moet kunnen beschikken.
Veel outsourcingpartners werken ook in verschillende tijdzones, waardoor het werk gewoon doorgaat, zelfs als uw kantoor gesloten is. Een opdracht die aan het einde van uw werkdag wordt gestart, kan al klaar zijn tegen de tijd dat uw team ’s ochtends weer aan het werk gaat. Voor bedrijven met strakke deadlines is dit soort voortgang erg nuttig.
4. Betere documentkwaliteit
Een slechte gegevenskwaliteit leidt tot concrete problemen. Ontbrekende velden, verkeerde indelingen en dubbele records zorgen later voor problemen. Een slechte conversie vandaag betekent morgen extra opschoonwerk, en dat opschoonwerk is zelden goedkoop.
Ervaren outsourcingbedrijven voeren meerstaps kwaliteitscontroles uit op geconverteerde documenten. Ze controleren de resultaten en nakijken het werk voordat het wordt opgeleverd. Sommige teams maken gebruik van dubbele invoermethoden, waarbij twee medewerkers dezelfde gegevens afzonderlijk invoeren en de resultaten vervolgens worden vergeleken. Dat niveau van consistentie is moeilijk te handhaven wanneer documentconversie slechts één van de vele taken is die uw interne team uitvoert.
5. Betere toegankelijkheid van gegevens
Zodra documenten op de juiste manier zijn geconverteerd en geordend, wordt het veel eenvoudiger om ze te raadplegen. Gestructureerde digitale bestanden kunnen binnen enkele seconden worden doorzocht en opgehaald. Voor bedrijven met jarenlange archieven is dit een enorme verbetering. Teams kunnen een bestand in een handomdraai opvragen, in plaats van tijd te verspillen met het doorzoeken van mappen of fysieke opslagmedia.
Een betere toegankelijkheid verandert ook de manier waarop teams samenwerken. Wanneer gegevens in een overzichtelijke en consistente indeling zijn opgesteld, is het eenvoudiger om ze tussen afdelingen uit te wisselen. Ook is het gemakkelijker om ze in rapportagetools of andere systemen in te voeren. Dit hangt nauw samen met goede werkwijzen voor gegevensopschoning, aangezien het converteren van documenten een goede gelegenheid is om tegelijkertijd verouderde records te verwijderen.
6. Schaalbaarheid zonder stress
De hoeveelheid documenten is niet altijd even groot. Sommige maanden leveren veel meer documenten op dan andere. Een advocatenkantoor kan te maken krijgen met een zaak waarbij in één keer duizenden documenten worden gegenereerd. Een zorgverlener kan een systeemupgrade doorvoeren waarbij jaren aan oude patiëntendossiers moeten worden geconverteerd. Het is lastig om een intern team zo in te schalen dat het deze pieken kan opvangen.
Met uitbesteding verloopt dit soepeler. Je past de werkzaamheden aan op basis van de werkelijke behoefte, zonder dat je interne team hoeft te veranderen. Als het volume toeneemt, schakelt de dienstverlener extra capaciteit in. Als het volume weer afneemt, betaal je niet voor extra personeel. Dat soort flexibiliteit is intern moeilijk te realiseren, maar met de juiste partner heel eenvoudig te realiseren.
7. Betere gegevensbeveiliging
Een professionele aanbieder van documentconversie hanteert strikte beveiligingsprotocollen. Versleutelde bestandsoverdracht, toegangscontroles en geheimhoudingsovereenkomsten maken allemaal deel uit van hun werkwijze. Dit is voor hen geen optie, maar een essentieel onderdeel van de dienstverlening.
Bedrijven in de gezondheidszorg, de juridische sector en de financiële sector moeten erop kunnen vertrouwen dat hun gegevens zorgvuldig worden behandeld. De HIPAA-voorschriften en de AVG-vereisten zijn van toepassing op de manier waarop gegevens worden opgeslagen en doorgegeven. Een betrouwbare partner beschikt over de nodige certificeringen en duidelijke processen om u dit aan te tonen. Als een dienstverlener zijn beveiligingsmaatregelen niet kan toelichten, is dat een reden om verder te zoeken.
8. Meer tijd voor kernactiviteiten
Als uw team niet vastzit aan het omzetten van documenten, heeft het meer tijd voor werkzaamheden die het bedrijf vooruit helpen. Het omzetten van documenten is noodzakelijk, maar het is zelden het gebied waarop bedrijven echte waarde creëren. Het is gedetailleerd en repetitief werk dat volledige aandacht vereist.
Door dit uit handen te geven, houdt je team tijd en energie over voor zaken die er echt toe doen. Productontwikkeling, klantenservice en verkoop zijn de gebieden waarop je medewerkers het grootste verschil maken. Door de back-end-taken uit te besteden, blijft je team zich richten op de impact aan de voorkant.
Waar u op moet letten bij het kiezen van een partner voor documentconversie
Niet elke dienstverlener is geschikt. Bedenk, voordat u een keuze maakt, of zij ervaring hebben met uw specifieke soort gegevens. Een team dat medische dossiers verwerkt, is misschien niet de beste keuze voor juridische documenten. Vraag naar hun werkwijze en vraag om voorbeelden van soortgelijke projecten. De prijsafspraken moeten vanaf het begin duidelijk zijn. Verborgen kosten of vage voorwaarden moet u in een vroeg stadium ter discussie stellen.
Veiligheid en kwaliteitscontrole zijn van groot belang. Een goede partner moet beide duidelijk toelichten. Het helpt ook om samen te werken met adviseurs die toegang hebben tot wereldwijde BPO-bedrijven. De locatie kan van invloed zijn op zowel de kosten als de doorlooptijd, afhankelijk van uw wensen.
Uw bedrijf toekomstbestendig maken met digitale transformatie
Het uitbesteden van documentconversie vereist geen uitgebreide strategische discussie. De redenering is vrij eenvoudig. Het gaat om repetitief werk waarvoor specifieke tools en opgeleid personeel nodig zijn. De meeste bedrijven beschikken niet over dergelijke middelen die onbenut blijven. Het inzetten van eigen medewerkers voor documentconversie levert doorgaans niet de beste afweging op voor groei.
De voordelen zijn reëel en komen in elke sector tot uiting. U profiteert van lagere kosten, schonere gegevens, snellere verwerking en betere beveiliging. Voor bedrijven die grote hoeveelheden documenten beheren, is het uitbesteden van documentconversiediensten een van de meest praktische beslissingen die u kunt nemen.
Klaar om van uw archieven een waardevolle troef te maken? Neem contact op met WCC Neem vandaag nog contact met ons op voor een gratis adviesgesprek, zodat wij u kunnen koppelen aan de ideale partner voor documentconversie uit ons wereldwijde netwerk.