تقوم كل شركة بجمع البيانات. ومع مرور الوقت، تتراكم هذه البيانات بسرعة. فالمستندات والنماذج وملفات PDF والملفات الممسوحة ضوئيًا والسجلات الورقية تنتهي بها المطاف في أماكن مختلفة وبتنسيقات متنوعة. ولا يعد تجميع كل ذلك في نظام واحد قابل للاستخدام ومنظم أمرًا سهلاً. وهنا يأتي دور خدمات تحويل المستندات. فالمزيد والمزيد من الشركات تختار الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بهذا العمل بدلاً من التعامل معه داخليًّا.
يتناول هذا المدونة ما تنطوي عليه عملية تحويل المستندات فعليًّا، وأسباب لجوء الشركات إلى الاستعانة بمصادر خارجية في هذا المجال، وما هي الفوائد الحقيقية التي تعود عليها.
ما هو تحويل المستندات؟
تحويل المستندات هي عملية تحويل مستند من تنسيق إلى آخر. قد يبدو الأمر بسيطًا، لكن العمل الذي ينطوي عليه قد يكون كبيرًا. فقد تحتاج إحدى الشركات إلى تحويل السجلات الورقية المطبوعة إلى ملفات رقمية قابلة للبحث. وقد تحتاج أيضًا إلى تحويل الصور الممسوحة ضوئيًا إلى إدخالات منظمة في قاعدة البيانات. وتحتاج بعض الشركات إلى تحويل ملفات XML إلى PDF، بينما تحتاج شركات أخرى إلى تحويل ملفات HTML أو رقمنة المستندات. ويعتمد نطاق العمل على القطاع وحجم الملفات.
في جوهرها، تهدف عملية تحويل المستندات إلى جعل المعلومات قابلة للاستخدام الفعلي. فالبيانات الأولية التي تظل حبيسة تنسيقات غير مناسبة يصعب البحث فيها أو مشاركتها أو تحليلها. وعندما يتم تحويلها وتنظيمها بشكل صحيح، يمكن للفرق العثور على ما تحتاجه بسرعة. كما يصبح إعداد التقارير أسهل، ويصبح العمل اليومي أكثر سلاسة. ولهذا السبب أصبح تحويل المستندات الرقمية أمرًا مهمًا في قطاعات الرعاية الصحية والقانون والمالية والتجارة الإلكترونية.
لماذا تختار الشركات الاستعانة بمصادر خارجية
قد يبدو التعامل مع تحويل المستندات داخليًّا أمرًا سهلاً في البداية. لكن بمجرد أن يزداد حجم العمل، يصبح الأمر مشكلة حقيقية. فأنت بحاجة إلى الأدوات البرمجية المناسبة، والموظفين المدربين، وعمليات فحص الجودة، وأنظمة آمنة لإدارة الملفات. ويستغرق إعداد كل ذلك وقتًا ومالًا. وحتى بعد بدء تشغيله، فإنه لا يزال يشغل فريقك عن العمل الفعلي للشركة.
ولهذا السبب تلجأ العديد من الشركات إلى الاستعانة بمصادر خارجية في الخدمات الإدارية لهذا النوع من العمل. وهذا يعني إسناد المهمة إلى فريق يتولى هذه المهام يوميًا. فهم يمتلكون بالفعل الأدوات وسير العمل والخبرة اللازمة. وبذلك يمكن لموظفيك الداخليين التركيز على ما يجيدونه. وسيتم إنجاز العمل، ولكن ليس بواسطتك.
المزايا الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية في خدمات تحويل المستندات
1. انخفاض التكاليف
عادةً ما يكون هذا هو السبب الأول الذي يدفع الشركات إلى التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية. فإنشاء قسم داخلي لتحويل المستندات أمر مكلف. فأنت بحاجة إلى تراخيص برامج، ومعدات مسح ضوئي، وموظفين على دراية بكيفية استخدامها. علاوة على ذلك، هناك تكاليف التدريب والرواتب والمصاريف العامة.
عندما تلجأ إلى الاستعانة بمصادر خارجية، فإنك تتجنب معظم هذه الأمور. فأنت تدفع مقابل الخدمة، وليس مقابل المعدات. ولا داعي للقلق بشأن تحديثات المعدات أو تجديد ترخيص البرامج. وعادةً ما تتمكن الشركات من توفير ما يصل إلى 60 في المائة من تكاليف تحويل المستندات مقارنةً بتنفيذ هذه العملية داخليًّا. وبالنسبة للشركات الصغيرة، فإن هذا الفارق له تأثير حقيقي على الميزانيات.
2. الوصول إلى المهنيين المؤهلين
التعرف الضوئي على الحروف تتطلب عمليات المعالجة وفهرسة المستندات وتحويل ملفات PDF وتنظيم ملفات XML أشخاصًا على دراية بما يقومون به. ولا تمتلك كل شركة هذه الخبرة داخليًا. كما أن التوظيف لهذا الغرض ليس دائمًا خيارًا عمليًا عندما تكون الحاجة مقتصرة على مشروع معين.
يتيح لك الاستعانة بمصادر خارجية الوصول إلى متخصصين يتولون هذا العمل بدوام كامل. فهم على دراية بأنواع الملفات المختلفة ويستطيعون إدارة الكميات الكبيرة بكفاءة. كما يتبعون إجراءات مراقبة الجودة التي تكتشف الأخطاء في مرحلة مبكرة. وقد تعاملوا من قبل مع حالات صعبة مثل السجلات المكتوبة بخط اليد أو المستندات التالفة. ويعرف الفريق المتمرس كيفية التعامل مع هذه الحالات دون إبطاء سير العملية.
3. إنجاز أسرع
يمكن لفريق متخصص مزود بالأدوات المناسبة معالجة كميات كبيرة من البيانات بسرعة أكبر بكثير من فريق داخلي صغير. ويكتسب هذا الأمر أهمية خاصة أثناء عمليات ترحيل الأنظمة أو مشاريع التحول الرقمي التي تتطلب الحصول على بيانات منظمة بسرعة.
كما يعمل العديد من شركاء الاستعانة بمصادر خارجية عبر مناطق زمنية مختلفة، لذا يستمر العمل حتى بعد إغلاق مكتبك. فالمهمة التي تبدأ في نهاية يوم العمل قد تكون جاهزة بحلول الوقت الذي يعود فيه فريقك في الصباح. وبالنسبة للشركات التي تعمل ضمن جداول زمنية ضيقة، فإن هذا النوع من التقدم يعد مفيدًا للغاية.
4. جودة أفضل للوثائق
تؤدي رداءة جودة البيانات إلى مشاكل حقيقية. فالحقول الفارغة، والتنسيقات الخاطئة، والسجلات المكررة تسبب مشاكل في المستقبل. فالتحويل غير السليم اليوم يعني عملاً إضافياً لتنظيف البيانات غداً، ونادراً ما يكون هذا التنظيف رخيصاً.
تقوم شركات الاستعانة بمصادر خارجية ذات الخبرة بإجراء عمليات فحص جودة متعددة المراحل على المستندات المحولة. فهي تتحقق من النتائج وتراجع العمل قبل التسليم. وتستخدم بعض الفرق أساليب «الكتابة المزدوجة»، حيث يقوم عاملان بإدخال نفس البيانات بشكل منفصل ثم تتم مقارنة النتائج. ويصعب الحفاظ على هذا المستوى من الاتساق عندما يكون تحويل المستندات مجرد مهمة واحدة من بين العديد من المهام التي يتولاها فريقك الداخلي.
5. تحسين إمكانية الوصول إلى البيانات
بمجرد تحويل المستندات وتنظيمها بشكل صحيح، يصبح الوصول إليها أسهل بكثير. يمكن البحث عن الملفات الرقمية المنظمة واسترجاعها في غضون ثوانٍ. ويُعد هذا تحسناً كبيراً للشركات التي تمتلك سجلات تاريخية تمتد لسنوات. يمكن للفرق استدعاء أي ملف في غضون لحظات بدلاً من إضاعة الوقت في البحث في المجلدات أو في أماكن التخزين المادية.
كما أن تحسين إمكانية الوصول إلى البيانات يغير طريقة عمل الفرق معًا. فعندما تكون البيانات بتنسيق منظم ومتسق، يصبح من الأسهل تبادلها بين الأقسام المختلفة. كما يصبح من الأسهل إدخالها في أدوات إعداد التقارير أو الأنظمة الأخرى. ويرتبط هذا ارتباطًا وثيقًا بالممارسات الجيدة لتنقية البيانات، حيث يُعد تحويل المستندات فرصة جيدة لإزالة السجلات القديمة في الوقت نفسه.
6. قابلية التوسع دون عناء
لا يكون حجم الوثائق ثابتًا دائمًا. ففي بعض الأشهر، يتدفق عدد السجلات بشكل أكبر بكثير مقارنة بأشهر أخرى. فقد تتولى إحدى شركات المحاماة قضيةً تنتج عنها آلاف الوثائق دفعةً واحدة. أو قد يخضع أحد مقدمي خدمات الرعاية الصحية لعملية ترقية للنظام تتطلب تحويل سجلات المرضى القديمة التي تعود إلى سنوات مضت. ومن الصعب توسيع نطاق الفريق الداخلي لمواكبة هذه الزيادات المفاجئة.
يعالج الاستعانة بمصادر خارجية هذه المسألة بطريقة أكثر سلاسة. فأنت تقوم بتكييف حجم العمل وفقًا للاحتياجات الفعلية دون الحاجة إلى تغيير فريقك الداخلي. فإذا زاد حجم العمل، يقوم المزود بتوسيع نطاق خدماته. وعندما ينخفض الحجم مرة أخرى، لن تضطر إلى دفع تكاليف موظفين إضافيين. ومن الصعب تحقيق هذا النوع من المرونة داخليًّا، لكنه سهل المنال للغاية مع الشريك المناسب.
7. تعزيز أمن البيانات
سيكون لدى مزود خدمات تحويل المستندات المحترف بروتوكولات أمنية مطبقة. فعمليات نقل الملفات المشفرة، وضوابط الوصول، واتفاقيات عدم الإفشاء، كلها جزء من طريقة عمله. وهذا الأمر ليس اختياريًا بالنسبة له، بل هو جزء أساسي من الخدمة.
تحتاج الشركات العاملة في قطاعات الرعاية الصحية والقانون والمالية إلى التأكد من أن بياناتها تُعامل بعناية. تنطبق متطلبات الامتثال لقانون HIPAA واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على كيفية تخزين البيانات ونقلها. وسيكون لدى الشريك الموثوق به الشهادات والإجراءات الواضحة التي يمكنه عرضها عليك. وإذا لم يتمكن المزود من شرح نظام الأمان الذي يعتمده، فهذا سبب يدعو إلى مواصلة البحث.
8. تخصيص مزيد من الوقت للأعمال الأساسية
عندما لا يكون فريقك منشغلاً بمهام تحويل المستندات، يتوفر لديه المزيد من الوقت للقيام بالأعمال التي تدفع عجلة النمو في الشركة. إن تحويل المستندات أمر ضروري، لكنه نادراً ما يمثل المجال الذي تخلق فيه الشركات قيمة حقيقية؛ فهو عمل دقيق ومتكرر يتطلب تركيزاً كاملاً.
إن إعفاء فريقك من هذه المهام يوفر الوقت والطاقة للتركيز على الأمور الأكثر أهمية. فمجالات تطوير المنتجات وخدمة العملاء والمبيعات هي المجالات التي يُحدث فيها موظفوك الفارق الأكبر. ويعني الاستعانة بمصادر خارجية للقيام بالأعمال الإدارية أن فريقك يظل مركزًا على التأثير المباشر للعملاء.
ما الذي يجب البحث عنه في شريك تحويل المستندات
ليس كل مزود خدمات هو الخيار المناسب. قبل اختيار أحدهم، فكر في خبرته في التعامل مع نوع البيانات المحدد الذي تهتم به. فقد لا يكون الفريق الذي يتعامل مع السجلات الطبية هو الخيار الأمثل للوثائق القانونية. استفسر عن الإجراءات التي يتبعها وابحث عن أمثلة لمشاريع مشابهة. يجب أن تكون الأسعار واضحة منذ البداية. ومن الأفضل الاستفسار مبكرًا عن أي رسوم خفية أو شروط غامضة.
يعد الأمن ومراقبة الجودة أمرين بالغي الأهمية. وينبغي أن يشرح الشريك الجيد كلا الأمرين بوضوح. كما أنه من المفيد العمل مع مستشارين لديهم إمكانية الوصول إلى وكالات تعهيد العمليات التجارية العالمية. قد يؤثر الموقع على التكلفة ومدة الإنجاز حسب متطلباتك.
تأمين مستقبل شركتك من خلال التحول الرقمي
لا يتطلب الاستعانة بمصادر خارجية لتحويل المستندات إجراء مناقشات استراتيجية مطولة. فالمنطق وراء ذلك بسيط للغاية. فهذه مهمة متكررة تتطلب أدوات محددة وموظفين مدربين. ومعظم الشركات لا تمتلك هذه الموارد المتاحة لديها. وعادةً ما لا يُعد تكليف الموظفين الداخليين بمهمة تحويل المستندات الخيار الأمثل لتحقيق النمو.
الفوائد حقيقية وتظهر في جميع القطاعات. فهي توفر تكاليف أقل، وبيانات أكثر دقة، وإنتاجية أسرع، وأمانًا أفضل. وبالنسبة للشركات التي تدير كميات ضخمة من السجلات، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات تحويل المستندات يُعد أحد أكثر القرارات العملية التي يمكن اتخاذها.
هل أنت مستعد لتحويل أرشيفاتك إلى مصدر قوة؟ اتصل بمجلس الكنائس العالمي اتصل بنا اليوم للحصول على استشارة مجانية، ودعنا نجد لك الشريك المثالي لتحويل المستندات من شبكتنا العالمية.