Ogni azienda raccoglie dati. Con il passare del tempo, questi dati si accumulano rapidamente. Documenti, moduli, PDF, file digitalizzati e documenti cartacei finiscono in luoghi diversi e in formati diversi. Riunire tutto questo in un unico sistema fruibile e organizzato non è semplice. È qui che entrano in gioco i servizi di conversione dei documenti. Sempre più aziende scelgono di esternalizzare questo lavoro piuttosto che gestirlo internamente.
Questo blog spiega in cosa consiste effettivamente la conversione dei documenti, perché le aziende la affidano a terzi e quali sono i vantaggi concreti.
Che cos'è la conversione dei documenti?
Conversione di documenti è il processo di conversione di un documento da un formato a un altro. Sembra semplice, ma il lavoro richiesto può essere notevole. Un'azienda potrebbe dover convertire documenti cartacei in file digitali consultabili. Potrebbe inoltre essere necessario trasformare immagini digitalizzate in voci strutturate di un database. Alcune aziende necessitano della conversione da XML a PDF. Altre hanno bisogno della conversione in HTML o della digitalizzazione dei documenti. L'entità del lavoro dipende dal settore e dal volume dei file.
In sostanza, la conversione dei documenti serve a rendere le informazioni effettivamente fruibili. I dati grezzi, se bloccati in un formato inadeguato, sono difficili da cercare, condividere o analizzare. Quando vengono convertiti e organizzati correttamente, i team possono trovare rapidamente ciò di cui hanno bisogno. La generazione dei report risulta più semplice e il lavoro quotidiano procede in modo più fluido. Ecco perché la conversione digitale dei documenti ha assunto un ruolo fondamentale nei settori sanitario, legale, finanziario e dell'e-commerce.
Perché le aziende scelgono di esternalizzare
A prima vista, gestire la conversione dei documenti internamente può sembrare fattibile. Ma quando i volumi aumentano, la questione si trasforma in un vero e proprio problema. Servono strumenti software adeguati, personale qualificato, procedure di controllo qualità e sistemi sicuri per la gestione dei file. Mettere a punto tutto questo richiede tempo e denaro. E anche una volta che il sistema è operativo, continua comunque a distogliere il team dal vero lavoro dell’azienda.
Ecco perché molte aziende si rivolgono a esternalizzazione delle attività amministrative per questo tipo di lavoro. Significa affidare l'incarico a un team che se ne occupa ogni giorno. Loro dispongono già degli strumenti, dei flussi di lavoro e dell'esperienza necessari. Il vostro personale interno potrà così concentrarsi su ciò che sa fare meglio. Il lavoro verrà comunque portato a termine, solo che non sarete voi a farlo.
Principali vantaggi dell'esternalizzazione dei servizi di conversione dei documenti
1. Costi inferiori
Questo è solitamente il motivo principale per cui le aziende prendono in considerazione l'outsourcing. Avviare un'attività interna di conversione dei documenti è costoso. Servono licenze software, apparecchiature di scansione e personale in grado di utilizzarle. A ciò si aggiungono i costi di formazione, gli stipendi e le spese generali.
Quando si ricorre all'outsourcing, si evita gran parte di tutto ciò. Si paga per il servizio, non per le attrezzature. Non ci si deve preoccupare di aggiornamenti hardware né di rinnovi software. Le aziende possono in genere risparmiare fino al 60% sui costi di conversione dei documenti rispetto alla gestione interna. Per le aziende più piccole, questa differenza ha un impatto concreto sui bilanci.
2. Accesso a professionisti qualificati
OCR L'elaborazione dei dati, l'indicizzazione dei documenti, la conversione in PDF e la strutturazione in XML richiedono tutte figure professionali competenti. Non tutte le aziende dispongono internamente di tali competenze. Assumere personale specializzato non è sempre pratico quando la necessità è limitata a un progetto specifico.
L'esternalizzazione ti consente di avvalerti di specialisti che si occupano di questo lavoro a tempo pieno. Conoscono bene i diversi formati di file e gestiscono grandi volumi in modo efficiente. Seguono procedure di controllo qualità che individuano gli errori in fase precoce. Hanno inoltre esperienza con casi complessi, come documenti scritti a mano o danneggiati. Un team esperto sa come gestirli senza rallentare il processo.
3. Tempi di consegna più rapidi
Un team specializzato, dotato degli strumenti adeguati, è in grado di elaborare grandi quantità di dati molto più rapidamente rispetto a un piccolo team interno. Ciò è fondamentale durante le migrazioni di sistema o i progetti di trasformazione digitale, in cui è necessario disporre rapidamente di dati strutturati.
Molti partner di outsourcing operano in diversi fusi orari, quindi il lavoro procede anche quando il vostro ufficio è chiuso. Un incarico avviato alla fine della vostra giornata lavorativa può essere già pronto quando il vostro team torna in ufficio la mattina seguente. Per le aziende con scadenze strette, questo tipo di efficienza è molto utile.
4. Migliore qualità dei documenti
Una scarsa qualità dei dati causa problemi concreti. Campi mancanti, formati errati e record duplicati generano difficoltà in seguito. Una conversione mal eseguita oggi comporta un lavoro di pulizia aggiuntivo domani, e tale pulizia raramente è economica.
I fornitori di servizi di outsourcing con esperienza effettuano controlli di qualità in più fasi sui documenti convertiti. Verificano i risultati e controllano il lavoro prima della consegna. Alcuni team utilizzano metodi di doppia digitazione, in cui due operatori inseriscono separatamente gli stessi dati e i risultati vengono poi confrontati. È difficile mantenere un tale livello di coerenza quando la conversione dei documenti è solo una delle tante attività gestite dal vostro team interno.
5. Migliore accessibilità dei dati
Una volta che i documenti sono stati correttamente convertiti e organizzati, accedervi diventa molto più semplice. I file digitali strutturati possono essere cercati e recuperati in pochi secondi. Per le aziende che dispongono di archivi storici pluriennali, si tratta di un miglioramento significativo. I team possono recuperare un file in pochi istanti, invece di perdere tempo a setacciare cartelle o archivi fisici.
Una maggiore accessibilità modifica anche il modo in cui i team collaborano. Quando i dati sono in un formato chiaro e coerente, è più facile condividerli tra i vari reparti. È inoltre più semplice inserirli negli strumenti di reporting o in altri sistemi. Ciò è strettamente legato alle buone pratiche di pulizia dei dati, poiché la conversione dei documenti rappresenta un'ottima occasione per eliminare contemporaneamente i record obsoleti.
6. Scalabilità senza stress
Il volume dei documenti non è sempre lo stesso. Alcuni mesi registrano un numero di documenti molto superiore rispetto ad altri. Uno studio legale potrebbe trovarsi a gestire un caso che genera migliaia di documenti contemporaneamente. Una struttura sanitaria potrebbe dover affrontare un aggiornamento del sistema che richiede la conversione di anni di vecchie cartelle cliniche. È difficile adeguare le dimensioni di un team interno per far fronte a questi picchi.
L'outsourcing gestisce la situazione in modo più efficiente. È possibile adeguare il carico di lavoro in base alle effettive necessità senza modificare il proprio team interno. Se il volume aumenta, il fornitore si adegua. Quando il volume diminuisce, non si pagano costi per personale in eccesso. Questo tipo di flessibilità è difficile da ottenere internamente, ma molto facile da ottenere con il partner giusto.
7. Maggiore sicurezza dei dati
Un fornitore professionale di servizi di conversione di documenti dispone di protocolli di sicurezza. Il trasferimento crittografato dei file, i controlli degli accessi e gli accordi di riservatezza fanno tutti parte delle loro procedure operative. Per loro non si tratta di un'opzione facoltativa, ma di una componente fondamentale del servizio.
Le aziende operanti nei settori sanitario, legale e finanziario devono avere la certezza che i propri dati vengano gestiti con la massima cura. La conformità alla normativa HIPAA e ai requisiti del GDPR riguarda le modalità di archiviazione e trasferimento dei dati. Un partner affidabile disporrà delle certificazioni e di procedure chiare da mostrarvi. Se un fornitore non è in grado di illustrarvi la propria struttura di sicurezza, è un motivo per continuare a cercare altrove.
8. Più tempo per gli esercizi per il core
Quando il tuo team non è impegnato in attività di conversione dei documenti, ha più tempo da dedicare a mansioni che fanno progredire l'azienda. La conversione dei documenti è necessaria, ma raramente è in questo ambito che le aziende creano vero valore. Si tratta di un lavoro minuzioso e ripetitivo che richiede la massima attenzione.
Sgravare il tuo team da questi compiti permette di dedicare tempo ed energie alle attività più importanti. Lo sviluppo dei prodotti, l'assistenza clienti e le vendite sono i settori in cui il tuo personale fa davvero la differenza. Esternalizzare le attività di back-end permette al tuo team di concentrarsi sull'impatto a livello di front-end.
Cosa cercare in un partner per la conversione dei documenti
Non tutti i fornitori sono adatti alle vostre esigenze. Prima di sceglierne uno, valutate la sua esperienza con il vostro specifico tipo di dati. Un team che gestisce cartelle cliniche potrebbe non essere la scelta migliore per i documenti legali. Informatevi sulle loro procedure e cercate esempi di progetti simili. I prezzi devono essere chiari fin dall'inizio. È opportuno chiarire subito eventuali costi nascosti o condizioni poco chiare.
La sicurezza e il controllo qualità sono aspetti fondamentali. Un buon partner dovrebbe illustrare chiaramente entrambi questi aspetti. È inoltre utile collaborare con consulenti che abbiano accesso a agenzie globali di BPO. La località può influire sia sui costi che sui tempi di consegna, a seconda delle vostre esigenze.
Rendere la tua azienda a prova di futuro grazie alla trasformazione digitale
Affidare la conversione dei documenti a un fornitore esterno non richiede una lunga discussione strategica. La logica è piuttosto semplice: si tratta di un lavoro ripetitivo che richiede strumenti specifici e personale qualificato. La maggior parte delle aziende non dispone di queste risorse inutilizzate. Impegnare il personale interno nella conversione dei documenti non rappresenta solitamente la scelta più vantaggiosa per la crescita.
I vantaggi sono concreti e si riscontrano in ogni settore. Si ottengono costi ridotti, dati più puliti, tempi di elaborazione più rapidi e una maggiore sicurezza. Per le aziende che gestiscono grandi volumi di documenti, affidare all'esterno i servizi di conversione dei documenti è una delle scelte più pratiche che si possano fare.
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