Een project voor het converteren van documenten kost tijd en moeite. Hoe beter uw bestanden zijn voorbereid voordat u ze aanlevert, hoe beter het eindresultaat zal zijn. Een slechte voorbereiding leidt tot vertragingen, fouten en extra heen-en-weer-gepraat met de dienstverlener.
Deze handleiding leidt u door de belangrijkste stappen om uw documenten klaar te maken. Hierin komen het sorteren, het controleren van de staat, het labelen, keuzes over het formaat en het omgaan met vertrouwelijke documenten aan bod. Volg deze stappen en het project zal een stuk soepeler verlopen.
Waarom een goede voorbereiding belangrijk is
Ongeordende bestanden vertragen het hele proces. Wanneer een conversieteam ongesorteerde, door elkaar gehaalde documenten ontvangt, is het tijd kwijt met uitzoeken wat waar thuishoort, in plaats van het eigenlijke werk te doen. Dat kost uw project extra tijd en geld.
Een goede voorbereiding helpt je ook om fouten te voorkomen. Beschadigde pagina’s, ontbrekende labels en niet-gemarkeerde vertrouwelijke documenten zijn problemen die veel gemakkelijker te verhelpen zijn voordat het project van start gaat dan daarna. Een paar uur voorbereidend werk vooraf bespaart je later veel meer tijd.
Stap 1: Breng in kaart wat je hebt
Voordat je ook maar één document aanraakt, moet je je verzameling eens goed doornemen en inventariseren wat er allemaal in zit. Je hoeft niet elke pagina te lezen. Je hoeft alleen maar te weten waarmee je te maken hebt.
Dit zijn de punten waarop u tijdens een audit moet letten:
- Aantal: Tel of schat het aantal dozen, mappen of archiefkasten. Zelfs een ruwe schatting helpt uw dienstverlener bij het plannen van het project.
- Soorten documenten: gaat het om facturen, contracten, personeelsdossiers of medische dossiers? Verschillende soorten documenten worden vaak op verschillende manieren behandeld.
- Tijdsperiodes: Oudere documenten zijn doorgaans kwetsbaarder. Nieuwere documenten zijn meestal gemakkelijker te verwerken.
- Duplicaten: verwijder kopieën van hetzelfde document. Het heeft geen zin om hetzelfde bestand twee keer te converteren.
- Bestanden die niet hoeven te worden geconverteerd: Sommige documenten zijn mogelijk al in digitale vorm beschikbaar. Andere hebben hun bewaartermijn wellicht al overschreden en moeten op veilige wijze worden vernietigd.
Door weg te laten wat niet hoeft te worden geconverteerd, wordt het volume beperkt en blijft het project gefocust.
Stap 2: Controleer de staat van uw documenten
Bekijk elke stapel en controleer de fysieke staat van de papieren. Dit is belangrijker dan de meeste mensen denken. Gescheurde, door water beschadigde of aan elkaar geplakte pagina’s zorgen voor grote problemen tijdens het scannen. Als een beschadigde pagina door de scanner wordt getrokken, kan deze verder scheuren of ervoor zorgen dat de machine vastloopt. Door dit in een vroeg stadium op te merken, kan het conversieteam hier zorgvuldig mee omgaan, in plaats van de schade pas halverwege het project te ontdekken.
Omgevouwen hoeken en gekreukelde pagina’s hebben ook invloed op de scankwaliteit. Strijk deze eerst glad. Kleine scheurtjes kunnen aan één kant worden geplakt met plakband, zolang de tekst niet wordt bedekt. Als een document erg kwetsbaar of verouderd is, leg het dan apart en voorzie het van een label, zodat er extra aandacht aan wordt besteed. Teams die grote hoeveelheden administratieve werkzaamheden We kunnen met allerlei soorten documenten overweg, maar als u ons van tevoren duidelijk laat weten wat de situatie is, voorkomen we onnodige vertragingen.
Stap 3: Verwijder nietjes, paperclips en bijlagen
Dit is handwerk, maar het is onmisbaar. Alles wat aan de pagina’s vastzit, moet eraf worden gehaald voordat je gaat scannen.
- Benodigdheden: Verwijder ze allemaal. Een achtergebleven nietje kan de scanner blokkeren of de pagina’s eromheen scheuren.
- Paperclips: Makkelijk te verwijderen, makkelijk over het hoofd te zien. Bekijk elke map zorgvuldig.
- Elastiekjes:Verwijder deze volledig. Ze laten vlekken achter en kunnen het papier na verloop van tijd beschadigen.
- Hangnotities: Bepaal of de informatie daarop nuttig is. Zo ja, schrijf die dan direct op de pagina of noteer deze apart. Verwijder vervolgens het briefje.
- Gebonden documenten: Mappen met spiraalbinding of nietjes moeten meestal eerst uit elkaar worden gehaald voordat ze kunnen worden gescand. Neem contact op met uw dienstverlener om te vragen hoe zij dit het liefst aanpakken.
- Kleine of afwijkende artikelen: Kassabonnen, kaartjes en visitekaartjes moeten op een blanco A4-vel worden geplakt. Plak ze alleen aan één kant vast en centreer ze zodat er geen tekst wordt bedekt.
Als u deze stap zorgvuldig doorloopt, bespaart u veel tijd tijdens het scannen en verkleint u de kans dat er pagina’s worden overgeslagen of beschadigd raken.
Stap 4: Sorteer en label je bestanden
Gesorteerde, duidelijk gelabelde bestanden leveren een bruikbaar digitaal archief op. Ongesorteerde bestanden leveren een rommelige puinhoop op waarin je moeilijk je weg kunt vinden.
Bedenk eens hoe je team na de conversie naar deze bestanden zal zoeken. Ga je zoeken op datum, documenttype, klantnaam of afdeling? Het antwoord daarop bepaalt hoe je de bestanden nu moet sorteren en labelen. Bedrijven die voor gegevensinvoer en documentverwerking vaak worden naamgevingsconventies vastgesteld die aansluiten bij de manier waarop documenten dagelijks worden opgezocht. Het is veel eenvoudiger om dit al voor aanvang van het project goed te regelen dan om achteraf dingen te moeten herstructureren.
Groepeer documenten op type. Bewaar facturen bij de facturen en contracten bij de contracten. Sorteer binnen elke groep op datum als dat bij uw werkwijze past. Geef elke map of stapel een duidelijke naam. Gebruik eenvoudige, beschrijvende namen en vermijd afkortingen die slechts een paar mensen op kantoor begrijpen.
Stap 5: Bepaal welke documenten vertrouwelijk en gevoelig zijn
Sommige documenten bevatten persoonlijke, financiële of juridische informatie die zorgvuldig moet worden behandeld. Deze moeten apart van de rest worden behandeld.
Zo kunt u ze regelen voordat het project van start gaat:
- Scheid ze: Zet vertrouwelijke bestanden in een aparte, duidelijk gemarkeerde map. Maak het conversieteam duidelijk om welke bestanden het gaat voordat ze aan de slag gaan.
- Controleer de nalevingsregels: Afhankelijk van uw branche zijn er regels over hoe bepaalde documenten worden verwerkt en bewaard. Zorg dat u weet wat voor uw bedrijf van toepassing is.
- Vraag naar de beveiliging: Ga na hoe uw dienstverlener met gevoelige gegevens omgaat. Maakt hij gebruik van versleutelde gegevensoverdracht? Wie heeft tijdens het project toegang tot de bestanden?
- Houd een overzicht bij: Noteer welke vertrouwelijke documenten je verstuurt. Zo heb je een overzicht voor het geval er later iets moet worden gecontroleerd.
Deze stap zorgt ervoor dat u aan de wettelijke voorschriften voldoet en beschermt de personen van wie de gegevens in die dossiers zijn opgenomen.
Stap 6: Bepaal het formaat en de indexering
Voordat het project van start gaat, moeten er twee beslissingen worden genomen: welk bestandsformaat u wilt gebruiken en hoe de bestanden moeten worden geïndexeerd.
Opmaakopties:
- PDF is de meest gangbare keuze. Het behoudt de oorspronkelijke opmaak van het document en werkt op de meeste systemen.
- TIFF levert grotere bestanden op, maar heeft de voorkeur voor bestanden van archiefkwaliteit.
- JPEG is geschikt voor afbeeldingen, maar is geen goede keuze voor documenten met veel tekst.
Als u binnen uw documenten wilt zoeken, vraag dan of OCR (Optical Character Recognition) kan worden toegepast. OCR zet gescande afbeeldingen om in leesbare, doorzoekbare tekst. Voor grote documentcollecties maakt dit een groot verschil in de bruikbaarheid van uw archief.
Indexeren houdt in dat elk bestand wordt voorzien van een tag metadata zoals de datum van het document, het type, de naam van de klant of de auteur. Hierdoor kunt u een specifiek bestand snel terugvinden. Bepaal welke velden voor uw team het belangrijkst zijn en leg deze vereisten schriftelijk vast aan uw leverancier voordat het werk van start gaat. Duidelijke instructies op dit punt voorkomen fouten en besparen tijd.
Nu kleine stapjes, voor altijd betere bestanden
Het voorbereiden van documenten vereist geen speciale vaardigheden. Het vraagt wel om tijd en aandacht. Sorteer het materiaal dat u hebt, controleer de staat van elke partij, verwijder alle bijlagen, voorzie alles van duidelijke labels, markeer gevoelige documenten en bepaal voorafgaand aan het project welke indeling en indexering u nodig hebt.
Elke stap op zich is eenvoudig. Samen bieden ze het conversieteam alles wat ze nodig hebben om goed werk te leveren. En wanneer uw digitale archief overzichtelijk en doorzoekbaar terugkomt, zult u merken dat de tijd die u aan de voorbereiding hebt besteed, meer dan de moeite waard is geweest.
Als u klaar bent om uw papieren documenten over te zetten naar een beveiligde digitale omgeving, kunt u een afspraak maken om de details van uw project te bespreken. Door deze details in een vroeg stadium te regelen, zorgt u ervoor dat onze documentconversiediensten precies die resultaten opleveren die uw team nodig heeft om productief te blijven.
