Bir belge dönüştürme projesi zaman ve emek gerektirir. Dosyalarınızı teslim etmeden önce ne kadar iyi hazırlarsanız, o kadar iyi sonuçlar alırsınız. Yetersiz hazırlık, gecikmelere, hatalara ve hizmet sağlayıcıyla gereksiz yazışmalara yol açar.
Bu kılavuz, belgelerinizi hazırlamak için atmanız gereken temel adımları ayrıntılı olarak açıklamaktadır. Kılavuzda, belgelerin sınıflandırılması, durumlarının kontrol edilmesi, etiketlenmesi, format kararları ve hassas kayıtların işlenmesi konuları ele alınmaktadır. Bu adımları izleyerek projenizin çok daha sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlayabilirsiniz.
Hazırlık Neden Önemlidir?
Düzenlenmemiş dosyalar her şeyi yavaşlatır. Dönüştürme ekibi sıralanmamış, karışık belgeler aldığında, asıl işi yapmak yerine hangi belgenin nereye ait olduğunu belirlemekle zaman harcar. Bu da projenize ek zaman ve maliyet getirir.
Hazırlık, hataları önlemenize de yardımcı olur. Hasarlı sayfalar, eksik etiketler ve işaretlenmemiş hassas kayıtlar, proje başlamadan önce düzeltilmesi, başladıktan sonra düzeltilmesinden çok daha kolay olan sorunlardır. Başlangıçta birkaç saatlik hazırlık çalışması, daha sonra çok daha fazla zaman kazandırır.
1. Adım: Elinizdekileri İnceleme
Tek bir belgeye bile dokunmadan önce, koleksiyonunuzu gözden geçirip içinde neler olduğunu bir kez daha gözden geçirin. Her sayfayı okumanıza gerek yok. Sadece neyle uğraştığınızı anlamanız yeterli.
Denetim sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:
- Miktar: Kutularınızı, klasörlerinizi veya dosya dolaplarınızı sayın veya yaklaşık sayısını tahmin edin. Yaklaşık bir rakam bile hizmet sağlayıcınızın projeyi planlamasına yardımcı olur.
- Belge türleri: Bunlar fatura, sözleşme, İK dosyaları mı yoksa tıbbi kayıtlar mı? Farklı türler genellikle farklı şekilde işlenir.
- Tarih aralıkları: Eski belgeler genellikle daha hassastır. Yeni belgeler ise genellikle işlenmesi daha kolaydır.
- Yinelenenler: Aynı belgenin kopyalarını silin. Aynı dosyayı iki kez dönüştürmenin bir anlamı yoktur.
- Dönüştürülmesi gerekmeyen dosyalar: Bazı kayıtlar halihazırda dijital ortamda bulunabilir. Diğerleri ise saklama sürelerini doldurmuş ve güvenli bir şekilde imha edilmesi gereken durumdadır.
Dönüştürülmesi gerekmeyen kısımları çıkarmak, projenin hacmini azaltır ve projenin odaklanmasını sağlar.
2. Adım: Belgelerinizin Durumunu Kontrol Edin
Her partiyi tek tek inceleyin ve kağıtların fiziksel durumuna dikkat edin. Bu, çoğu kişinin sandığından daha önemlidir. Yırtık, su hasarı görmüş veya birbirine yapışmış sayfalar, tarama sırasında ciddi sorunlara yol açar. Hasarlı bir sayfa tarayıcıdan geçirildiğinde, daha da yırtılabilir veya makinenin sıkışmasına neden olabilir. Bunları erken tespit etmek, dönüştürme ekibinin proje ortasında hasarı fark etmek yerine, bu sayfalara özenle müdahale edebilmesini sağlar.
Kıvrılmış köşeler ve buruşmuş sayfalar da tarama kalitesini etkiler. Öncelikle bunları düzeltin. Küçük yırtıklar, bant metni örtmediği sürece bir taraftan bantlanabilir. Bir belge çok kırılgan veya eskiyse, ayrı bir grupta tutun ve üzerine etiket yapıştırarak özel dikkat gösterilmesini sağlayın. Büyük hacimli belgeleri işleyen ekipler arka ofis evrak işleri Her türlü belge durumuyla başa çıkabiliriz, ancak başlangıçta bize net talimatlar vermeniz gereksiz gecikmeleri önler.
3. Adım: Zımba teli, ataç ve ekleri çıkarın
Bu, elle yapılması gereken bir iş, ancak çok önemli. Sayfalara yapışık olan her şeyin taramadan önce çıkarılması gerekiyor.
- Temel malzemeler: Hepsini tek tek çıkarın. Gözden kaçan bir zımba teli tarayıcıyı tıkayabilir veya çevresindeki sayfaları yırtabilir.
- Ataçlar: Çıkarması kolay, gözden kaçması da kolay. Her klasörü dikkatlice inceleyin.
- Lastik bantlar:Bunları tamamen çıkarın. İz bırakırlar ve zamanla kağıda zarar verebilirler.
- Yapışkan notlar: Üzerlerindeki bilgilerin yararlı olup olmadığına karar verin. Eğer öyleyse, bu bilgileri doğrudan sayfaya yazın ya da ayrı bir yere kaydedin. Ardından notu kaldırın.
- Ciltli belgeler: Spiral ciltli veya zımba ile ciltlenmiş dosyalar genellikle taranmadan önce açılmalıdır. Bunların nasıl işlenmesini tercih ettiklerini öğrenmek için hizmet sağlayıcınıza danışın.
- Küçük veya standart olmayan boyutlardaki eşyalar: Faturalar, biletler ve kartvizitler boş bir A4 kağıdına bantlanmalıdır. Yalnızca bir kenarından bantlayın ve metinlerin üstü kapanmayacak şekilde öğeyi ortalayın.
Bu adımı özenle gerçekleştirmek, tarama sırasında çok zaman kazandırır ve sayfaların atlanma veya zarar görme olasılığını azaltır.
4. Adım: Dosyalarınızı Sıralayın ve Etiketleyin
Düzenlenmiş ve açıkça etiketlenmiş dosyalar, kullanışlı bir dijital arşiv olarak geri döner. Düzenlenmemiş dosyalar ise içinde gezinmesi zor bir karmaşa olarak geri döner.
Dönüştürme işleminden sonra ekibinizin bu dosyaları nasıl arayacağını bir düşünün. Tarihe, belge türüne, müşteri adına mı yoksa departmana göre mi arama yapacaksınız? Bu sorunun cevabı, dosyaları şu anda nasıl sıralamanız ve etiketlemeniz gerektiğini gösterir. Veri girişi ve belge işleme genellikle belgelerin günlük olarak nasıl erişildiğine uygun adlandırma kuralları belirlenir. Bunu proje başlamadan önce doğru bir şekilde halletmek, işleri sonradan yeniden yapılandırmaktan çok daha kolaydır.
Belgeleri türlerine göre gruplandırın. Faturaları faturalarla, sözleşmeleri sözleşmelerle bir arada tutun. Her grup içinde, iş akışınıza uygunsa tarihe göre sıralayın. Her klasörü veya grubu açık ve net bir şekilde etiketleyin. Basit ve açıklayıcı isimler kullanın; ofisinizdeki sadece birkaç kişinin anlayabileceği kısaltmalardan kaçının.
5. Adım: Gizli ve Hassas Belgeleri Belirleyin
Bazı belgeler, özenle ele alınması gereken kişisel, mali veya hukuki bilgiler içerir. Bu belgeler diğerlerinden ayrı olarak ele alınmalıdır.
Proje başlamadan önce bunları nasıl yönetebileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:
- Bunları ayırın: Gizli dosyaları ayrı bir gruba ayırın ve bu gruba bir etiket ekleyin. Dönüştürme ekibine, çalışmaya başlamadan önce bu dosyaların hangileri olduğunu açıkça belirtin.
- Uyum kurallarını kontrol edin: Sektörünüze bağlı olarak, şunlar vardır kurallar Bazı kayıtların nasıl işlendiği ve saklandığı hakkında. İşletmeniz için hangilerinin geçerli olduğunu öğrenin.
- Güvenlik konusunda bilgi alın: Hizmet sağlayıcınızın hassas verileri nasıl işlediğini doğrulayın. Şifreli aktarım kullanıyorlar mı? Proje süresince dosyalara kimler erişebiliyor?
- Kayıt tutun: Gönderdiğiniz gizli belgeleri bir listeye yazın. Böylece, daha sonra bir şeylerin kontrol edilmesi gerektiğinde elinizde bir referans olur.
Bu adım, yasal gerekliliklere uymanızı sağlar ve bu kayıtlarda bilgileri bulunan kişileri korur.
6. Adım: Biçim ve Dizin Oluşturma Konusunda Karar Verin
Proje başlamadan önce iki karar verilmesi gerekiyor: hangi dosya biçimini istediğinizi ve dosyaların nasıl indekslenmesini istediğinizi.
Biçim seçenekleri:
- PDF en yaygın tercih edilen seçenektir. Belgenin orijinal görünümünü korur ve çoğu sistemde sorunsuz çalışır.
- TIFF formatı daha büyük dosyalar oluşturur, ancak arşiv kalitesinde kayıtlar için tercih edilir.
- JPEG, resimler için uygun olmakla birlikte metin ağırlıklı belgeler için pek uygun bir seçim değildir.
Belgelerinizde arama yapmanız gerekiyorsa, OCR (Optik Karakter Tanıma) işleminin uygulanmasını talep edin. OCR, taranan görüntüleri okunabilir ve aranabilir metne dönüştürür. Büyük belge arşivleri söz konusu olduğunda, bu işlem arşivinizin kullanılabilirliği açısından büyük bir fark yaratır.
Dizinleme, her dosyaya bir etiket eklemek anlamına gelir meta veriler örneğin belge tarihi, türü, müşteri adı veya yazar gibi. Bu sayede belirli bir dosyayı hızlıca bulabilirsiniz. Ekibiniz için en önemli alanların hangileri olduğuna karar verin ve çalışmalar başlamadan önce bu gereksinimleri sağlayıcınıza yazılı olarak iletin. Bu konuda net talimatlar, hataları önler ve zaman kazandırır.
Şimdi küçük adımlar, sonsuza dek daha iyi dosyalar
Belge hazırlığı özel beceriler gerektirmez. Zaman ve özen gerektirir. Elinizdeki belgeleri sınıflandırın, her grubun durumunu kontrol edin, tüm ekleri çıkarın, belgeleri açıkça etiketleyin, hassas kayıtları işaretleyin ve proje başlamadan önce format ve indeksleme ihtiyaçlarınızı netleştirin.
Bu adımların her biri tek başına oldukça basit. Ancak bir araya geldiklerinde, dönüştürme ekibine başarılı bir iş çıkarmak için gereken her şeyi sağlıyorlar. Dijital arşiviniz düzenli ve aranabilir bir şekilde geri geldiğinde, hazırlık için harcadığınız zamanın karşılığını fazlasıyla almış olacaksınız.
Fiziksel kayıtlarınızı güvenli bir dijital ortama aktarmaya hazırsanız, şunları yapabilirsiniz: toplantı talebinde bulunmak projenizin ayrıntılarını görüşmek üzere. Bu ayrıntıları erkenden planlamak, belge dönüştürme hizmetlerinizin ekibinizin verimliliğini sürdürmesi için ihtiyaç duyduğu sonuçları tam olarak sunmasını sağlar.
