Communiceren met uw callcenterbedrijf
Mijn collega's horen me vaak zeggen dat "er niet zoiets bestaat als te veel communicatie als het gaat om het werken met de beste callcenter-outsourcingbedrijven". Effectieve communicatie is echt de sleutel tot succes. Vind het juiste callcenterbedrijf, train ze goed en beheer vervolgens de onvermijdelijke ups en downs van de relatie. Met een beetje inspanning zul je in een mum van tijd de ware kracht van outsourcing ervaren met onze top callcenterbureaus!
Hier zijn vijf snelle aanbevelingen om het communicatieproces met uw uitbestede callcenterbureaus te ondersteunen:
1.) Zorg dat je bekend bent met de cultuur en het rooster van de callcenterleverancier.
Typisch huishoudelijk of internationale callcenter outsourcingbedrijven mogen dan wel 24/7 actief zijn, maar dat betekent niet dat de ontvangers van je berichten ook 24 uur per dag beschikbaar zijn. Weet wat het juiste moment is om met het management of de agenten te communiceren. Jezelf vertrouwd maken met de communicatiepraktijken en taalcontexten in het land zou ook helpen bij het verbeteren van het afleveren van berichten.
2.) Kanalen opzetten -
Er moeten speciale kanalen zijn waar u en het callcenterbedrijf berichten kunnen versturen en ontvangen. Dit kan via elektronische middelen (chat, telefoon, videoconferentie, enz.) of via de contactpersoon die u in de uitbestedingslocatie heeft gestationeerd.
3.) Wees interactief -
Stimuleer interactiviteit door te kiezen voor live kanalen zoals videoconferenties en telefoongesprekken. Tweerichtingscommunicatie bevordert de uitwisseling van berichten in real time, waardoor vertragingen worden voorkomen. Hier kunt u direct ingaan op zorgen en vragen verduidelijken die mogelijk een probleem worden als ze zelfs voor een korte periode onbeantwoord blijven.
4.) Wees de tijd vooruit -
Hebben een proactieve, in plaats van een reactieve, aanpak, niet alleen voor het oplossen van problemen, maar ook voor het overbrengen van berichten. Vertel uw medewerkers alles wat ze moeten weten over strategieën of campagnes voordat ze vragen stellen. Ook moet nieuws over veranderingen vroeg worden afgeleverd om mensen voldoende tijd te geven om zich voor te bereiden.
5.) Berichten inplannen -
Berichten moeten een standaardformaat volgen en moeten op een regelmatig, voorspelbaar schema aankomen. Op die manier weten uw medewerkers wanneer ze moeten anticiperen op uw oproepen en begrijpen ze snel de belangrijkste punten in uw geschreven berichten.
Slechte communicatie tussen jou en het uitbestede callcenterbureau kan leiden tot het onnodig mislukken van de relatie en winstverlies voor alle organisaties. CultuurTijd en afstand zullen nooit bijdragen aan een mislukte deal als je vanaf het begin zorgt voor een goed begrip en duidelijke communicatie.
Als u geïnteresseerd bent in het inhuren van de top call center bureaus neem hier contact met ons op of bel +1.719.368.8393. Worldwide Call Centers staat klaar om onze decennialange ervaring kosteloos voor u aan het werk te zetten.
