Ondersteuning per e-mail

Ondersteuning per e-mail

Tips voor betere e-mailondersteuning

Denk je dat e-mail "Old School" is? Denk nog eens na. Sociaal, tekst, live chat en geavanceerde self-service creëren veel buzz in contactcenters deze dagen, maar nu is het niet de tijd om e-mail te vergeten. Het is tijd om het beter te maken. Veel klanten geven nog steeds de voorkeur aan een e-mail met klantenondersteuning. Telefoon blijft nummer één, maar het negeren van e-mail als een klantondersteuning kanaal zou een grote fout kunnen zijn. In feite geeft het onderzoek van Forrester aan dat e-mail nog steeds de derde meest gebruikte vorm van communicatie onder online volwassenen is.

E-mail kan voldoen aan de nieuwe verwachtingen van de klant, zolang de contactcenters bereid zijn een open geest te houden en een 'can-do'-aanpak te hanteren. Hier zijn drie tips om een betere e-mailklantenservice te creëren:

De snelheid verhogen

We leven in een tijdperk van onmiddellijke bevrediging. Klanten willen hulp en die willen ze nu. Hoe kan het contactcenter dan leveren? Hieronder vindt u enkele manieren om uw e-mail reactietijd te verbeteren:

  1. Huur meer mensen in
  2. Verbeter uw e-mail software
  3. Route e-mails
  4. Verbeter uw sjabloonbibliotheek
  5. Beef uw selfservice- of webcontent op
  6. Trainingsagenten in kritische lezing
  7. Vertrouw agenten aan vrije tekst

Kunnen deze stappen niet alle zeven in uw contactcenter worden uitgevoerd? Probeer je te concentreren op één of twee van deze stappen en stel je de impact voor.

Hebben een gesprek

Denk na over hoe je met een bedrijf communiceert via sociale media, en denk na over hoe je met je vrienden communiceert tijdens een face-to-face gesprek. Meer dan waarschijnlijk is de toon vriendelijk en conversationeel. Waarom zou e-mail anders zijn? Als u het niet persoonlijk zou zeggen, zeg het dan ook niet in een e-mail.

Houd het echt, en laat klanten zien dat er een mens is die hun probleem behandelt... geen robot. E-mail is niet de plaats voor bedrijfsjargon of onoprechte beloftes; het is een plaats om vertrouwen op te bouwen.

Bevorderen van zelfbedieningsopties

Onze callcenterklanten vragen vaak: "Hoe moedig ik mijn klanten aan om gebruik te maken van zelfbediening? E-mail biedt de perfecte mogelijkheid om dit te doen zonder dat het lijkt alsof uw klant naar een ander kanaal wordt geduwd. Wijs klanten voorzichtig in de juiste richting door te suggereren dat ze uw website bezoeken om specifieke taken uit te voeren of links naar uw website op te nemen. kennisbasis of zelfbedieningsportaal in de e-mailhandtekening van de agent.

En over de e-mail handtekening gesproken: zorg ervoor dat de naam en de locatie van de agent erin staan. Nogmaals, klanten willen weten dat ze met een mens spreken die hun probleem effectief kan oplossen.

Als u klaar bent om de klantenondersteuning per e-mail te overwegen, neem dan contact op met Wereldwijde callcenters vandaag om 719.368.8393 om uw situatie te bespreken en de mogelijkheden voor e-mailsupport te verkennen die beschikbaar zijn vanuit de VS en Canada naar Oost-Europa, Azië of Latijns-Amerika.

Scroll naar boven