نصائح للحصول على دعم أفضل للبريد الإلكتروني
هل تعتقد أن البريد الإلكتروني "مدرسة قديمة"؟ فكر مرة أخرى. تخلق وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل النصية والدردشة المباشرة والخدمة الذاتية المتقدمة ضجة كبيرة في مراكز الاتصال هذه الأيام، ولكن لم يحن الوقت لنسيان البريد الإلكتروني. لقد حان الوقت لجعله أفضل. لا يزال العديد من العملاء يفضلون دعم العملاء عبر البريد الإلكتروني. لا يزال الهاتف يحتل المرتبة الأولى، ولكن تجاهل البريد الإلكتروني كـ دعم العملاء قناة يمكن أن يكون خطأ كبيرا. في الواقع ، تشير أبحاث Forrester إلى أن البريد الإلكتروني لا يزال ثالث أكثر أشكال الاتصال استخدامًا على نطاق واسع بين البالغين عبر الإنترنت.
يمكن أن يلبي البريد الإلكتروني عالم توقعات العملاء الجديد طالما أن مراكز الاتصال مستعدة للحفاظ على عقل مفتوح واتخاذ نهج يمكن القيام به. فيما يلي ثلاث نصائح لإنشاء دعم أفضل للعملاء عبر البريد الإلكتروني:
زيادة السرعة
نحن نعيش في عصر الإشباع الفوري. الزبائن يريدون المساعدة ويريدونها الآن. فكيف يمكن لمركز الاتصال تقديم؟ فيما يلي بعض الطرق لتحسين وقت استجابة البريد الإلكتروني:
- توظيف المزيد من الأشخاص
- تحسين برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك
- رسائل البريد الإلكتروني المسار
- تحسين مكتبة القوالب
- تعزيز الخدمة الذاتية أو محتوى الويب
- وكلاء القطار في القراءة النقدية
- وكلاء الثقة إلى نص حر
لا يمكن تنفيذ الخطوات السبع في مركز الاتصال الخاص بك؟ حاول التركيز على واحد أو اثنين من هذه وتخيل تأثير.
إجراء محادثة
فكر في كيفية تواصلك مع شركة ما عبر وسائل التواصل الاجتماعي، وفكر في كيفية تواصلك مع أصدقائك خلال محادثة وجهاً لوجه. على الأرجح، تكون النبرة ودية ومحادثة. لماذا يجب أن يكون البريد الإلكتروني مختلفاً؟ إذا كنت لن تقولها شخصيًا... فلا تقلها في البريد الإلكتروني.
اجعل الأمر حقيقيًا، وأظهر للعملاء أن هناك إنسانًا يتعامل مع مشكلتهم، وليس روبوتًا. البريد الإلكتروني ليس المكان المناسب لمصطلحات الشركات أو الوعود غير الصادقة؛ إنه مكان لبناء الثقة.
تعزيز خيارات الخدمة الذاتية
وكثيرا ما يسأل عملاء مركز الاتصال لدينا ، "كيف يمكنني تشجيع زبائني على استخدام الخدمة الذاتية؟" يوفر البريد الإلكتروني فرصة مثالية للقيام بذلك دون أن يبدو لدفع العميل الخاص بك قبالة إلى قناة أخرى. قم بتوجيه العملاء بلطف في الاتجاه الصحيح من خلال اقتراحهم زيارة موقعك على الويب للقيام بمهام محددة أو تضمين روابط إلى الإنترنت معارف أو بوابة الخدمة الذاتية في توقيع البريد الإلكتروني للعامل.
وبالحديث عن توقيع البريد الإلكتروني — تأكد من أنه يتضمن اسم الوكيل وموقعه. مرة أخرى ، يريد العملاء أن يعرفوا أنهم يتحدثون مع إنسان يمكنه حل مشكلتهم بشكل فعال.
إذا كنت على استعداد للنظر في دعم العملاء عبر البريد الإلكتروني، اتصل مراكز الاتصال العالمية اليوم في 719.368.8393 لمناقشة الوضع الخاص بك واستكشاف دعم البريد الإلكتروني خيارات الاستعانة بمصادر خارجية المتاحة من الولايات المتحدة وكندا إلى أوروبا الشرقية، وآسيا أو أمريكا اللاتينية.
