פרויקט המרת מסמכים דורש זמן ומאמץ. ככל שהקבצים שלכם יהיו מוכנים יותר לפני שתעבירו אותם, כך התוצאות שתקבלו יהיו טובות יותר. הכנה לקויה מובילה לעיכובים, טעויות ותקשורת מיותרת עם ספק השירות.
מדריך זה מפרט את השלבים העיקריים להכנת המסמכים. הוא עוסק במיון, בבדיקת מצב המסמכים, בסימון, בקביעת הפורמט ובטיפול במסמכים רגישים. אם תפעלו על פי השלבים הללו, הפרויקט יתנהל בצורה חלקה הרבה יותר.
מדוע ההכנה חשובה
קבצים לא מסודרים מאטים את כל התהליך. כאשר צוות ההמרה מקבל מסמכים לא ממוינים ומבולבלים, הוא מבזבז זמן בניסיון להבין מה שייך לאן, במקום לבצע את העבודה עצמה. הדבר מוסיף זמן ועלות לפרויקט שלכם.
הכנה מראש גם מסייעת למנוע טעויות. דפים פגומים, תוויות חסרות ורישומים רגישים שלא סומנו הם בעיות שקל הרבה יותר לתקן לפני תחילת הפרויקט מאשר אחריו. כמה שעות של הכנה מראש חוסכות זמן רב בהמשך.
שלב 1: ערכו סקירה של מה שיש לכם
לפני שתתחיל לעיין במסמך כלשהו, עבר על האוסף שלך וסכם את תוכנו. אין צורך לקרוא כל עמוד ועמוד; אתה רק צריך להבין עם מה אתה עובד.
להלן הדברים שיש לבדוק במהלך ביקורת:
- נפח: ספרו או העריכו את מספר הקופסאות, התיקיות או ארונות התיוק שלכם. אפילו מספר משוער יסייע לספק שלכם לתכנן את הפרויקט.
- סוגי מסמכים: האם מדובר בחשבוניות, חוזים, תיקי משאבי אנוש או תיקים רפואיים? לרוב, טיפול בסוגים שונים נעשה באופן שונה.
- טווחי תאריכים: מסמכים ישנים נוטים להיות שבירים יותר. מסמכים חדשים קלים יותר לעיבוד בדרך כלל.
- כפילויות: הסר עותקים של אותו מסמך. אין טעם להמיר את אותו הקובץ פעמיים.
- קבצים שאין צורך להמיר: ייתכן שחלק מהתיקים כבר קיימים בפורמט דיגיטלי. ייתכן שאחרים כבר עברו את תקופת השמירתם ויש להשמידם באופן מאובטח.
הוצאת התכנים שאין צורך להמיר מפחיתה את היקף הפרויקט ומסייעת לשמור על מיקודו.
שלב 2: בדקו את מצב המסמכים שלכם
עברו על כל אצווה ובדקו את מצבם הפיזי של הניירות. יש לכך חשיבות רבה יותר ממה שרוב האנשים חושבים. דפים קרועים, שנפגעו ממים או שנדבקו זה לזה גורמים לבעיות של ממש במהלך הסריקה. אם דף פגום מועבר דרך הסורק, הוא עלול להיקרע עוד יותר או לגרום לחסימת המכשיר. זיהוי מוקדם של בעיות אלה מאפשר לצוות ההמרה לטפל בהן בזהירות, במקום לגלות את הנזק באמצע הפרויקט.
פינות מקופלות ודפים מקומטים משפיעים גם הם על איכות הסריקה. יש ליישר אותם לפני כל דבר אחר. קרעים קטנים ניתן להדביק בעזרת נייר דבק בצד אחד, כל עוד הנייר הדבק אינו מכסה טקסט כלשהו. אם מסמך הוא שביר מאוד או ישן, יש להפריד אותו לערימה נפרדת ולסמן אותו כדי שיקבל תשומת לב מיוחדת. צוותים המטפלים בכמויות גדולות של עבודת ניירת במשרד האחורי אנו מטפלים בכל סוגי המסמכים, אך הערות ברורות מצדכם כבר בתחילת התהליך ימנעו עיכובים מיותרים.
שלב 3: הסרת סיכות, אטבים ומתקנים
זוהי עבודה ידנית, אך היא הכרחית. יש להסיר כל דבר המודבק לדפים לפני הסריקה.
- מוצרי משרדיים: הסירו את כולם. סיכה אחת שנשכחה עלולה לגרום לסתום את הסורק או לקרוע את הדפים הסמוכים לה.
- אטבים: קל להסיר, קל לפספס. עברו על כל תיקיה בזהירות.
- גומיות:הסירו אותם לחלוטין. הם משאירים סימנים ועלולים לפגוע בנייר לאורך זמן.
- פתקיות דביקות: החליטו אם המידע המופיע בהן מועיל. אם כן, רשמו אותו ישירות בעמוד או תיעדו אותו בנפרד. לאחר מכן הסירו את הפתק.
- מסמכים כרוכים: בדרך כלל יש לפרק תיקיות עם כריכת ספירלה או סיכות לפני הסריקה. יש לברר עם הספק כיצד הוא מעדיף לטפל בהן.
- פריטים קטנים או בגדלים לא סטנדרטיים: יש להדביק קבלות, כרטיסים וכרטיסי ביקור על דף A4 ריק. יש להדביק רק בצד אחד ולמקם את הפריט במרכז, כך שלא יוסתר הטקסט.
ביצוע שלב זה בקפידה חוסך זמן רב במהלך הסריקה ומפחית את הסיכוי שדפים יוחמצו או ייפגעו.
שלב 4: מיין ותייג את הקבצים שלך
קובצים מסודרים ומסומנים בבירור הופכים לארכיון דיגיטלי שמיש. קובצים לא מסודרים הופכים לבלגן שקשה להתמצא בו.
חשבו כיצד הצוות שלכם יחפש את הקבצים האלה לאחר ההמרה. האם תחפשו לפי תאריך, סוג מסמך, שם לקוח או מחלקה? התשובה תנחה אתכם כיצד למיין ולתייג את המסמכים כבר עכשיו. חברות המסתמכות על תיעוד מסודר לצורך הזנת נתונים ו- עיבוד מסמכים לעתים קרובות קובעים כללי שמות התואמים את אופן אחזור המסמכים ביום-יום. הרבה יותר קל להגדיר זאת נכון לפני תחילת הפרויקט מאשר לבצע שינויים מבניים לאחר מכן.
מיינו את המסמכים לפי סוג. שמרו את החשבוניות יחד עם החשבוניות, ואת החוזים יחד עם החוזים. בתוך כל קבוצה, סדרו לפי תאריך אם הדבר מתאים לזרימת העבודה שלכם. תייגו כל תיקייה או אצווה בבירור. השתמשו בשמות פשוטים ותיאוריים, והימנעו מקיצורים שרק מעטים במשרדכם מבינים.
שלב 5: זיהוי מסמכים סודיים ורגישים
מסמכים מסוימים מכילים מידע אישי, פיננסי או משפטי שיש לטפל בו בזהירות. יש לטפל במסמכים אלה בנפרד משאר המסמכים.
כך ניתן לטפל בהם לפני תחילת הפרויקט:
- הפרידו ביניהם: יש לשים את הקבצים הסודיים בערימה נפרדת עם תווית. יש להבהיר לצוות ההמרה מהו תוכן הקבצים הללו לפני שהם מתחילים בעבודה.
- בדוק את כללי הציות: בהתאם לענף שבו אתם פועלים, ישנן כללים על אופן הטיפול והאחסון של מסמכים מסוימים. דעו מה רלוונטי לעסק שלכם.
- שאלו על אבטחה: בררו כיצד הספק שלכם מטפל בנתונים רגישים. האם הוא משתמש בהעברות מוצפנות? למי יש גישה לקבצים במהלך הפרויקט?
- רשמו את הפרטים: רשמו אילו מסמכים סודיים אתם שולחים. כך תהיה לכם תיעוד למקרה שיהיה צורך לבדוק משהו בהמשך.
צעד זה מבטיח עמידה בדרישות החוק ומגן על האנשים שפרטיהם מופיעים ברישומים אלה.
שלב 6: בחירת הפורמט והאינדקס
יש לקבל שתי החלטות לפני תחילת הפרויקט: באיזה פורמט קבצים אתם מעוניינים, וכיצד אתם רוצים שהקבצים יאונדקסו.
אפשרויות עיצוב:
- PDF הוא הפורמט הנפוץ ביותר. הוא שומר על המראה המקורי של המסמך ומתאים לרוב המערכות.
- פורמט TIFF מייצר קבצים גדולים יותר, אך הוא המועדף עבור קבצים באיכות ארכיונית.
- פורמט JPEG מתאים לתמונות, אך אינו מומלץ למסמכים המכילים טקסט רב.
אם אתם צריכים לחפש בתוך המסמכים שלכם, בקשו להפעיל את ה-OCR (זיהוי תווים אופטי). ה-OCR ממיר תמונות סרוקות לטקסט שניתן לקרוא ולחפש בו. בספריות מסמכים גדולות, הדבר משפיע באופן משמעותי על מידת השימושיות של הארכיון שלכם.
אינדוקס פירושו תיוג כל קובץ באמצעות מטא-נתונים כגון תאריך המסמך, סוגו, שם הלקוח או שם המחבר. כך תוכלו לאתר קובץ ספציפי במהירות. החליטו אילו שדות הם החשובים ביותר לצוות שלכם והעבירו את הדרישות הללו לספק שלכם בכתב לפני תחילת העבודה. הוראות ברורות בנושא זה ימנעו טעויות ויחסכו זמן.
צעדים קטנים עכשיו, קבצים טובים יותר לנצח
הכנת המסמכים אינה דורשת כישורים מיוחדים. היא דורשת זמן ותשומת לב. יש למיין את החומר שברשותכם, לבדוק את מצב כל אצווה, להסיר את כל הנספחים, לתייג את המסמכים בבירור, לסמן מסמכים רגישים, ולברר את דרישותיכם בנוגע לפורמט ואינדקס לפני תחילת הפרויקט.
כל אחד מהשלבים הללו הוא פשוט בפני עצמו. ביחד, הם מספקים לצוות ההמרה את כל מה שהוא צריך כדי לבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר. וכאשר הארכיון הדיגיטלי שלכם יחזור מאורגן וניתן לחיפוש, הזמן שהשקעתם בהכנה יהיה שווה את המאמץ.
אם אתם מוכנים להעביר את התיקים הפיזיים שלכם לסביבה דיגיטלית מאובטחת, תוכלו לבקש פגישה כדי לדון בפרטי הפרויקט שלכם. תכנון מוקדם של פרטים אלה מבטיח ששירותי המרת המסמכים יספקו את התוצאות המדויקות שהצוות שלכם זקוק להן כדי לשמור על פרודוקטיביות.
