עיבוד בק אופיס | שירותי BPO

שפרו את היעילות, צמצמו את העומס הניהולי והרחיבו את היקף הפעילות שלכם

תפקידי ה"בק-אופיס" חיוניים להפעלה יעילה של העסק, אך משימות רבות מסוג זה עלולות לגזול זמן ומשאבים יקרים מהעובדים. הזנת נתונים, עיבוד מסמכים, תמלול, מחקר, תחזוקת מסדי נתונים ותהליכים מנהליים חוזרים אחרים עלולים למנוע מצוותים פנימיים להתמקד ביוזמות בעלות ערך גבוה יותר.

מיקור חוץ של תפעול פנימי מאפשר לחברות להאציל תפקידים אלה לספקי שירותי מיקור חוץ של תהליכים עסקיים (BPO) מנוסים, המצוידים בכוח אדם מיומן, בטכנולוגיה ייעודית, בהליכי בקרת איכות מבוססים וביכולת התאמה לפי הצורך.

חברת Worldwide Call Centers (WCC) מסייעת לחברות לאתר ולהעריך שותפים מוכחים בתחום מיקור החוץ של שירותי תמיכה אדמיניסטרטיבית ברחבי העולם. בין אם אתם זקוקים לתמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת, לצוות עיבוד ייעודי או ליכולת נוספת לטיפול בעומס עבודה זמני, היועצים הבכירים שלנו יסייעו לכם למצוא סוכנויות BPO המתאימות לדרישותיכם, לטכנולוגיה שלכם, לתקני האבטחה, ללוח הזמנים ולתקציב שלכם.

מִן ניקוי נתונים החל מתמלול וכלה בניהול מסמכים ומחקר מקוון, WCC יכולה להקל עליכם את החיפוש אחר שותף מיקור חוץ מתאים.

מדוע כדאי להוציא את עיבוד הנתונים המנהלי למיקור חוץ?

מיקור חוץ של פעולות תפעוליות כבר אינו מתמצה רק במציאת כוח עבודה זול יותר. תוכניות BPO מודרניות יכולות לסייע לחברות לעצב מחדש את תהליכי העבודה, להגביר את הפריון, לקצר את זמני הביצוע ולהשיג גישה לכוח אדם מיומן ולטכנולוגיה מתקדמת, מבלי להגדיל באופן מתמיד את מצבת כוח האדם הפנימית.

היתרונות העיקריים עשויים לכלול:

• עלויות תפעול נמוכות יותר – צמצום ההוצאות הקשורות לגיוס, הכשרה, מתקנים, טכנולוגיה, הטבות וניהול.
• יעילות גבוהה יותר – להסיט תהליכים חוזרים ונשנים וגוזלי זמן מעובדי החברה, כדי שיוכלו להתמקד במשימות אסטרטגיות.
• מדרגיות גמישה – להגדיל או לצמצם את קיבולת העיבוד בהתאם לשינויים בהיקפי העסקאות, בדרישות העונתיות ובתנאי השוק.
• זמני ביצוע קצרים יותר – צוותי עיבוד ייעודיים יכולים לסייע בצמצום הפיגורים הניהוליים ובקיצור משך הזמן הנדרש להשלמת התהליך.
• גישה לכוח אדם בעל התמחות מיוחדת – להיעזר באנשי מקצוע שהוכשרו לביצוע תהליכים ספציפיים בתחומי הנתונים, המסמכים, המחקר, הכספים והמינהל.
• דיוק משופר – תהליכי עבודה מובנים, בקרת איכות וניטור ביצועים יכולים לסייע בהפחתת טעויות בעיבוד.
• טכנולוגיה מתקדמת – ספקי BPO מנוסים משלבים יותר ויותר את המומחיות האנושית עם בינה מלאכותית, אוטומציה, זיהוי תווים אופטי (OCR), ניהול זרימת עבודה וניתוח נתונים.
• המשכיות עסקית – פעולות מיקור חוץ מבוזרות יכולות לספק קיבולת נוספת ויתירות במקרה של שיבושים במשאבים הפנימיים.

המטרה היא ליצור מודל תפעולי גמיש יותר, שיאפשר לעובדים הפנימיים שלכם להתמקד בפעילויות התורמות באופן ישיר ללקוחות, לחדשנות, להכנסות ולצמיחה.

שירותי מיקור חוץ של תפעול פנימי

ספקי BPO בתחום התפעול הפנימי יכולים לתמוך במגוון רחב של תפקידים מנהליים ותפעוליים. WCC יכולה לסייע לעסקים באיתור ספקים מנוסים לשירותים הכוללים:

שירותי תמלול

תמלול קבצי אודיו, וידאו, ראיונות, ישיבות, הערות שהוקלטו בהכתבה ומידע מוקלט אחר עלול לגזול זמן רב מעובדי החברה.

מיקור חוץ שירותי תמלול יכולה לספק גישה לצוות ייעודי ולטכנולוגיה המסוגלים לעבד כמויות גדולות יותר ביעילות.

בהתאם לענף שבו אתם פועלים ולדרישותיכם, הספקים עשויים לתמוך ביישומים של תמלול רפואי, משפטי, עסקי, מחקרי, שירות לקוחות ותמלול כללי.

הזנת נתונים ועיבוד נתונים

הנתונים נותרים אחד הנכסים החשובים ביותר בעסקים המודרניים, אך שמירה על דיוק המידע כרוכה לעתים קרובות בעבודה ידנית רבה.

צוותים במיקור חוץ יכולים לסייע בתחומים הבאים:

• הזנת נתונים ידנית
• עדכוני מסד נתונים
• הזנת נתונים למערכת CRM
• עיבוד גיליונות אלקטרוניים
• אימות נתונים
• סיווג רשומות
• חילוץ נתונים
• העברת מסד נתונים
• הזנת נתוני בקשות
• עיבוד עסקאות בהיקפים גדולים

למרות שהאוטומציה והבינה המלאכותית מסוגלות כיום לטפל בתהליכים שגרתיים רבים, אימות אנושי ממשיך להיות בעל ערך רב בכל הנוגע למידע לא מובנה, חריגים, מסמכים בכתב יד, רשומות מורכבות והבטחת איכות.

ניקוי ואימות נתונים

נתונים באיכות ירודה עלולים להשפיע לרעה על המכירות, השיווק, שירות הלקוחות, הדיווח והבינה העסקית.

צוותי ניקוי נתונים במיקור חוץ יכולים לסייע בזיהוי ובתיקון:

• רשומות כפולות
• מידע חסר
• שדות שגויים
• עיצוב לא אחיד
• רשומות לא חוקיות
• מידע מיושן
• אי-התאמות במסד הנתונים

ספקי השירותים עשויים גם לסייע במיזוג מסדי נתונים, סטנדרטיזציה של רשומות, אימות מידע והכנת מערכי נתונים ליישומי CRM, ניתוח נתונים, שיווק או בינה מלאכותית.

מחקר מקוון

חברות נדרשות לעתים קרובות לאסוף, לבדוק, לארגן ולאמת כמויות גדולות של מידע.

מיקור חוץ מחקר מקוון ומחקר שוק יכול לספק משאבים ייעודיים עבור:

• מחקר תחרותי
• מחקר על החברה
• מידע על השוק
• פיתוח מסדי נתונים
• מחקר מוצרים
• מחקר מחירים
• מחקר מוביל
• אימות מידע
• פרויקטים של מחקר באינטרנט

במקום להקצות עובדים פנימיים לפרויקטי מחקר חוזרים ונשנים, חברות יכולות להיעזר בצוותי BPO ייעודיים לאיסוף וארגון המידע בהתאם לקריטריונים שנקבעו מראש.

הזנת ועיבוד נתוני תמונות

ארגונים בעלי ספריות תמונות גדולות עשויים להזדקק לתמיכה מנהלית נרחבת כדי לשמור על סדר בנכסים הדיגיטליים.

צוותים במיקור חוץ יכולים לסייע בתחום התדמית:

• סיווג
• אינדקס
• תיוג
• איסוף נתונים
• קטלוג
• המרה
• ארגון
• בדיקת איכות

שירותים אלה עשויים להיות שימושיים במיוחד עבור ארגונים בתחומי המסחר האלקטרוני, הנדל"ן, ההוצאה לאור, הביטוח, שירותי הבריאות, הקמעונאות והמדיה הדיגיטלית.

מסחר מקוון והזנת נתוני מוצרים

ניהול קטלוג מוצרים מקוון גדול עשוי לדרוש עדכונים שוטפים.

צוותי התפעול הפנימי יכולים לתמוך בפעילות המסחר האלקטרוני באמצעות ניהול:

• תיאורי מוצרים
• מפרט ותכונות
• תמחור
• תמונות המוצר
• מספרי קטלוגיים
• קטגוריות ותת-קטגוריות
• מידע על המלאי
• רישומים בשוק
• עדכונים בקטלוג
• תחזוקת מאגר המידע של המוצרים

מיקור חוץ של פעולות חוזרות ונשנות אלו יכול לסייע לצוותי המסחר האלקטרוני הפנימיים להתמקד בשיווק מוצרים, בפרסום, בגיוס לקוחות ובצמיחה.

עיבוד חשבוניות והזמנות רכש

מחלקות הכספים והחשבונאות עלולות להקדיש זמן רב לעיבוד ידני של חשבוניות, הזמנות רכש, זיכויי חשבונית, חיובי חשבונית ומסמכים נלווים.

ספקי שירותי BPO יכולים לסייע בתחומי איסוף נתונים, אימות, סיווג, תמיכה בביצוע התאמות, עדכוני מערכות וניהול מסמכים.

ספקים מודרניים עשויים לשלב זיהוי מסמכים בסיוע בינה מלאכותית ואוטומציה של תהליכי עבודה, בשילוב עם בדיקה אנושית, מה שמאפשר לעסקאות שגרתיות להתבצע במהירות, בעוד שחריגים זוכים לתשומת לב נוספת.

עיבוד טפסים

ארגונים בתחומי הבריאות, הביטוח, השירותים הפיננסיים, הלוגיסטיקה, החינוך, הממשל, מחקרי שוק ותעשיות אחרות מעבדים לעתים קרובות כמויות גדולות של טפסים.

ספקי מיקור חוץ יכולים לאסוף, לאמת, לסווג ולהעביר מידע מהמקורות הבאים:

• טפסי הרשמה
• יישומים
• סקרים
• טפסי ביטוח
• טפסים רפואיים
• מסמכים משפטיים
• טפסי הרשמה
• מסמכי משלוח
• טפסי לקוחות
• יישומים לתוכניות נאמנות

תהליכי עבודה דיגיטליים יכולים לאחר מכן להעביר את המידע למאגרי נתונים מתאימים, למערכות CRM, למערכות לניהול מסמכים או ליישומים עסקיים אחרים.

עיבוד ועיצוב מסמכים

חברות מייצרות כמויות עצומות של חוזים, דוחות, מצגות, מדריכים, התכתבות ומסמכים אחרים.

צוותי עיבוד מסמכים במיקור חוץ יכולים לספק תמיכה בתחומים הבאים:

• עיצוב מסמכים
• עיבוד תמלילים
• יצירת כותרת עליונה וכותרת תחתונה
• קישורים וסימניות
• תוכן העניינים
• כיתוביות ומספור
• המרת תבניות
• אינדקס מסמכים
• ארגון קבצים
• הבטחת איכות

שירותים אלה יכולים לסייע לחברות לתקנן את התיעוד, תוך הפחתת העומס הניהולי המוטל על הצוות הפנימי.

המרת נתונים וקבצים

עסקים נדרשים לעתים קרובות להמיר מידע בין מערכות ובין פורמטים של קבצים.

ספקי מיקור חוץ עשויים לתמוך ב:

• המרת קבצי PDF
• המרה בין HTML ל-XML
• המרת ספרים אלקטרוניים
• המרת מסמכים
• המרת גיליונות אלקטרוניים
• המרת מסד נתונים
• המרת תמונה לטקסט
• המרת קבצים ישנים

פרויקטי המרה בקנה מידה גדול עשויים להתאים במיוחד למיקור חוץ, שכן הספקים יכולים להקצות משאבים ייעודיים מבלי לשבש את הפעילות הפנימית.

בינה מלאכותית, אוטומציה ומומחיות אנושית

עיבוד הנתונים במשרדי התפעול השתנה באופן משמעותי עם התפתחות הבינה המלאכותית והאוטומציה החכמה.

פעולות שגרתיות שבעבר הצריכו טיפול ידני בלבד ניתן להאיץ יותר ויותר באמצעות טכנולוגיות כגון:

• בינה מלאכותית
• זיהוי תווים אופטי (OCR)
• אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA)
• עיבוד מסמכים חכם (IDP)
• ניהול אוטומטי של זרימת העבודה
• למידת מכונה
• כלי חילוץ נתונים
• ניטור איכות וניתוח נתונים

עם זאת, אוטומציה כשלעצמה אינה מתאימה לכל תהליך.

מסמכים מורכבים, חריגים, מידע לא ברור, עסקאות רגישות ונתונים לא מובנים עשויים עדיין לדרוש שיקול דעת אנושי ואימות. עבור חברות רבות, אסטרטגיה יעילה משלבת אוטומציה עם אנשי מקצוע מיומנים בתחום ה-BPO, אשר בודקים חריגים, מאמתים את התוצאות ושומרים על סטנדרטים של איכות.

זֶה מודל "אדם + טכנולוגיה" יכולה להגביר את הפריון מבלי לפגוע בדיוק או בשליטה.

אבטחה והבטחת איכות

מיקור חוץ של פעולות תפעוליות כרוך לעתים קרובות בגישה למידע חשוב על החברה או על הלקוחות, ולכן האבטחה מהווה מרכיב חיוני בתהליך בחירת הספק.

בהתאם ליישום, על חברות לבחון את השותפים הפוטנציאליים בתחום ה-BPO מבחינת:

• מדיניות אבטחת מידע
• אבטחת מתקנים פיזיים
• אבטחת רשתות
• בקרות גישה
• בדיקת רקע של עובדים
• הצפנת נתונים
• נהלי אבטחת איכות
• התאוששות מאסון
• המשכיות עסקית
• דרישות תאימות
• הכשרת עובדים
• ניטור ביצועים
• נהלי שמירת נתונים

חברות הפועלות בענפים המפוקחים צריכות גם לוודא כי הספקים הפוטנציאליים מסוגלים לעמוד בדרישות התאימות והאבטחה הספציפיות החלות על התוכנית שלהן.

מיקומים גלובליים למיקור חוץ של פעילות תומכת

המיקום האידיאלי לשירותי BPO תלוי במורכבות התהליכים שלכם, בדרישות השפה, בשעות הפעילות, בדרישות האבטחה, בכישורים הנדרשים, בזמני הביצוע ובתקציב.

ה-WCC פועל בשיתוף עם ספקי שירותי מיקור חוץ (BPO) ומרכזי שירות לקוחות ברחבי העולם, מה שמאפשר לחברות לבחון מספר מודלים של מיקור חוץ.

בין המקומות הפופולריים לעיבוד אדמיניסטרטיבי נמנים:

• אמריקה הלטינית
• הפיליפינים
• הוֹדוּ
• פקיסטן

חברות עשויות גם לבחון ספקים בארצות הברית, בקנדה, באירופה, באפריקה ובשווקים אחרים באזור אסיה-פסיפיק, בהתאם לדרישותיהן.

במקום לבחור מדינה אך ורק על סמך תעריפים לשעה, על חברות להשוות את סביבת הפעילות כולה — לרבות זמינות כוח אדם, כישורי שפה, תשתית, אבטחה, ניסיון ניהולי, התאמה בין אזורי זמן, יכולת הרחבה ועלות כוללת.

כיצד WCC מסייעת לכם למצוא את השותף המתאים בתחום ה-BPO

ישנם אלפי ספקי מיקור חוץ ברחבי העולם. קביעת אילו סוכנויות מציעות את השילוב הנכון של מומחיות, טכנולוגיה, קיבולת, אבטחה, ניהול ותמחור עשויה לדרוש זמן ומחקר רב.

חברת "Worldwide Call Centers" מפשטת את תהליך בחירת הספקים.

1. הגדירו את הדרישות שלכם

היועצים הבכירים שלנו דנים איתכם בתהליכים הקיימים שלכם, בהיקף העסקאות הצפוי, בזמני הביצוע הנדרשים, בטכנולוגיה, בדרישות האבטחה, בצרכי כוח האדם, במיקומים המועדפים, בציפיות הצמיחה ובתקציב.

2. זיהוי ספקי BPO מתאימים

אנו נעזרים בניסיון שלנו בתחום מיקור החוץ וברשת הגלובלית שלנו כדי לאתר סוכנויות שיכולותיהן תואמות את התוכנית שלכם.

3. הצגת 4–5 סוכנויות שנבדקו

במקום לבקש מכם לבחון עשרות ספקים, WCC יכולה להציג בפניכם קבוצה ממוקדת של 4–5 סוכנויות BPO מוסמכות שמתאימים בדיוק לדרישותיך.

4. השוואת יכולות ומחירים

ניתן לבחון את הניסיון, המיקום, צוות ההנהלה, הטכנולוגיה, האבטחה, הקיבולת הזמינה, תוכנית היישום והתמחור של כל ספק.

5. בחרו את השותף הנכון

ההחלטה הסופית לגבי הספק נשארת בידיכם. תפקידה של WCC הוא להאיץ את התהליך ולהפוך אותו ליעיל יותר, תוך מתן ייעוץ מנוסה לאורך כל תהליך ההערכה.

6. תמיכה שוטפת

יועצינו הבכירים יישארו זמינים גם לאחר היישום, אם דרישותיכם בתחום מיקור החוץ ישתנו או אם תזדקקו לסיוע נוסף.

הקמת מערך תפעולי יעיל יותר

מיקור חוץ של פעולות תפעוליות אינו מסתכם רק בהפחתת הוצאות. מערכת יחסים נכונה בתחום ה-BPO יכולה לסייע לארגונכם לסלק חסמים מנהליים, לשפר את זמני הטיפול, לגייס כוח אדם בעל מומחיות, להטמיע אוטומציה, להגביר את הגמישות של כוח העבודה ולהתרחב ביעילות רבה יותר.

במקום לאפשר להזנת נתונים, לעיבוד מסמכים, למחקר, לתמלול ולפעולות חוזרות אחרות לגזול משאבים פנימיים יקרי ערך, חברות יכולות להקים מערך מיקור חוץ גמיש, שתוכנן בהתאם לדרישות הספציפיות שלהן.

חברת "Worldwide Call Centers" יכולה לסייע לכם לבחון את האפשרויות העומדות בפניכם ולזהות ספקים המציעים את השילוב הנכון של מיקום, ניסיון, טכנולוגיה, אבטחה, קיבולת, איכות ומחיר.

שכרו חברת עיבוד נתונים אדמיניסטרטיבי בעלת מוניטין מוכח

מוכנים לבחון את האפשרות של מיקור חוץ של תפעול פנימי?

אָנָא מלאו את הטופס המקוון שלנו לבקש א פגישת ייעוץ אסטרטגי חינם עם יועץ בכיר ומנוסה מטעם ה-WCC.

נדון בצרכיכם בתחום התמלול, הזנת נתונים, מחקר, עיבוד מסמכים או דרישות BPO אחרות, ונסייע בקביעת גישת מיקור החוץ המתאימה לעסק שלכם. לאחר מכן, הצוות שלנו יוכל לאתר ספקים מתאימים ולסייע לכם להיעזר במיקור חוץ בצורה יעילה.

היעזרו בעשרות שנות ניסיון במיקור חוץ לטובת העסק שלכם

התחל מיקור חוץ עם צוות WCC עוד היום — ללא עלות וללא התחייבות!