Comunicando-se com a sua empresa terceirizada de call center
Os meus colegas costumam ouvir-me dizer que «não existe comunicação excessiva quando se trata de trabalhar com as melhores empresas de outsourcing de call centers». A comunicação eficaz é realmente a chave para o sucesso. Encontre a empresa de outsourcing de call center certa, treine-a adequadamente e, em seguida, gerencie os inevitáveis altos e baixos do relacionamento. Com um pouco de esforço, você experimentará o verdadeiro poder do outsourcing em pouco tempo com as nossas melhores agências de call center!
Aqui estão cinco recomendações rápidas para ajudar no processo de comunicação com as suas agências de call center terceirizadas:
1.) Familiarize-se com a cultura e o horário do fornecedor do call center –
Típico doméstico As empresas internacionais de outsourcing de call centers podem operar 24 horas por dia, 7 dias por semana, mas isso não significa que os destinatários das suas mensagens também estejam disponíveis o tempo todo. Saiba qual é o momento certo para comunicar com a gerência ou os agentes. Familiarizar-se com as práticas de comunicação e os contextos linguísticos do país também ajudará a melhorar a entrega das mensagens.
2.) Estabelecer canais –
Deve haver canais dedicados onde você e a empresa de call center possam enviar e receber mensagens. Isso pode ser feito por meios eletrónicos (chat, telefone, videoconferência, etc.) ou através do agente de ligação que você designou no local de terceirização.
3.) Seja interativo –
Incentive a interatividade optando por canais ao vivo, como videoconferências e chamadas telefónicas. A comunicação bidirecional promove a troca de mensagens em tempo real, eliminando assim atrasos. Aqui, pode abordar imediatamente as preocupações e esclarecer questões que poderiam se tornar um problema se ficassem sem resposta, mesmo que por um curto período.
4.) Antecipe-se –
Tenha uma abordagem proativa, em vez de reativa, não apenas para resolver preocupações, mas também para transmitir mensagens. Informe aos seus funcionários tudo o que eles precisam saber sobre estratégias ou campanhas antes que eles façam perguntas. Além disso, notícias sobre mudanças devem ser transmitidas com antecedência para dar às pessoas tempo suficiente para se prepararem.
5.) Agendar mensagens –
As mensagens devem seguir um formato padrão e chegar em horários regulares e previsíveis. Dessa forma, os seus funcionários saberão quando esperar as suas chamadas e compreenderão rapidamente os pontos-chave das suas mensagens escritas.
A falta de comunicação entre você e a agência terceirizada de call center pode levar ao fracasso desnecessário do relacionamento e à perda de lucros para todas as organizações. Cultura, o tempo e a distância nunca devem contribuir para o fracasso de um negócio se você estabelecer um entendimento adequado e uma comunicação clara desde o início.
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