Um projeto de conversão de documentos exige tempo e esforço. Quanto melhor estiverem preparados os seus ficheiros antes de os entregar, melhores serão os resultados que obterá. Uma preparação deficiente leva a atrasos, erros e trocas de mensagens desnecessárias com o prestador de serviços.
Este guia orienta-o nas etapas essenciais para preparar os seus documentos. Abrange a triagem, a verificação do estado, a etiquetagem, as decisões relativas ao formato e o tratamento de registos confidenciais. Siga estas etapas e o projeto decorrerá de forma muito mais harmoniosa.
Por que é importante a preparação
Os ficheiros desorganizados atrasam todo o processo. Quando uma equipa de conversão recebe documentos desorganizados e misturados, passa tempo a tentar perceber o que pertence a cada pasta, em vez de se dedicar ao trabalho propriamente dito. Isso aumenta o tempo e os custos do seu projeto.
A preparação também ajuda a evitar erros. Páginas danificadas, etiquetas em falta e registos confidenciais não identificados são problemas que são muito mais fáceis de resolver antes do início do projeto do que depois. Algumas horas de trabalho de preparação no início poupam muito mais tempo mais tarde.
Passo 1: Faça um inventário do que tem
Antes de tocar num único documento, analise a sua coleção e faça um inventário do que lá se encontra. Não precisa de ler todas as páginas. Basta compreender com o que está a trabalhar.
Eis o que deve ser analisado durante uma auditoria:
- Volume: Conte ou faça uma estimativa das suas caixas, pastas ou armários de arquivo. Mesmo um número aproximado ajuda o seu prestador de serviços a planear o projeto.
- Tipos de documentos: Trata-se de faturas, contratos, processos de RH ou registos médicos? Os diferentes tipos de documentos são frequentemente tratados de forma diferente.
- Intervalos de datas: Os documentos mais antigos tendem a ser mais frágeis. Os mais recentes são, normalmente, mais fáceis de processar.
- Duplicados: Remova as cópias do mesmo documento. Não faz sentido converter o mesmo ficheiro duas vezes.
- Ficheiros que não precisam de ser convertidos: alguns registos podem já estar em formato digital. Outros podem ter ultrapassado o seu período de conservação e estar prontos para serem eliminados de forma segura.
Eliminar o que não precisa de ser convertido reduz o volume e mantém o projeto focado.
Passo 2: Verifique o estado dos seus documentos
Analise cada lote e verifique o estado físico dos documentos. Isto é mais importante do que a maioria das pessoas imagina. Páginas rasgadas, danificadas pela água ou coladas umas às outras causam problemas reais durante a digitalização. Se uma página danificada for passada pelo scanner, pode rasgar-se ainda mais ou provocar um encravamento na máquina. Detetar estes problemas atempadamente permite que a equipa de digitalização os trate com cuidado, em vez de descobrir os danos a meio do projeto.
Os cantos dobrados e as páginas amassadas também afetam a qualidade da digitalização. Alise-os antes de mais nada. Pequenos rasgos podem ser colados com fita adesiva num dos lados, desde que a fita não cubra qualquer texto. Se um documento for muito frágil ou antigo, coloque-o num lote separado e identifique-o para que receba atenção especial. As equipas que lidam com grandes volumes de trabalho administrativo Lidamos com todo o tipo de situações relacionadas com documentos, mas se nos fornecer indicações claras desde o início, evitar-se-ão atrasos desnecessários.
Passo 3: Retire agrafos, clipes e anexos
Este é um trabalho manual, mas é essencial. Tudo o que estiver colado às páginas tem de ser removido antes da digitalização.
- Artigos de papelaria: Retire todos, sem exceção. Um agrafo que fique para trás pode encravar o scanner ou rasgar as páginas à sua volta.
- Clipes de papel: Fácil de apagar, fácil de deixar escapar. Revise cada pasta com cuidado.
- Elásticos:Retire-os completamente. Deixam marcas e podem danificar o papel com o tempo.
- Notas adesivas: Decida se as informações contidas nelas são úteis. Se forem, anote-as diretamente na página ou registe-as separadamente. Em seguida, retire a nota.
- Documentos encadernados: Os arquivos com encadernação em espiral ou agrafados têm normalmente de ser desmontados antes da digitalização. Verifique com o seu fornecedor qual a forma preferida por ele para lidar com estes casos.
- Artigos pequenos ou de dimensões irregulares: Os recibos, bilhetes e cartões de visita devem ser colados com fita adesiva numa folha A4 em branco. Cole apenas de um lado e centralize o item para que nenhum texto fique coberto.
Seguir este passo com cuidado poupa muito tempo durante a digitalização e reduz o risco de algumas páginas ficarem por digitalizar ou ficarem danificadas.
Passo 4: Organize e identifique os seus ficheiros
Os ficheiros organizados e claramente identificados transformam-se num arquivo digital utilizável. Os que não estão organizados transformam-se numa confusão difícil de navegar.
Pense em como a sua equipa irá procurar esses ficheiros após a conversão. Irá pesquisar por data, tipo de documento, nome do cliente ou departamento? A resposta indica-lhe como deve organizar e etiquetar os ficheiros agora. As empresas que dependem de registos organizados para a introdução de dados e processamento de documentos muitas vezes definem convenções de nomenclatura que correspondem à forma como os documentos são consultados no dia-a-dia. É muito mais fácil definir isto corretamente antes do início do projeto do que ter de reestruturar tudo depois.
Agrupe os documentos por tipo. Mantenha as faturas junto das faturas e os contratos junto dos contratos. Dentro de cada grupo, ordene por data, se isso se adequar ao seu fluxo de trabalho. Identifique claramente cada pasta ou lote. Utilize nomes simples e descritivos e evite abreviaturas que apenas algumas pessoas no seu escritório compreendam.
Passo 5: Identificar documentos confidenciais e sensíveis
Alguns documentos contêm informações pessoais, financeiras ou jurídicas que exigem um tratamento cuidadoso. Estes devem ser tratados separadamente dos restantes.
Veja como gerir esses aspetos antes do início do projeto:
- Separe-os: Coloque os ficheiros confidenciais num lote separado e devidamente identificado. Deixe bem claro à equipa de conversão quais são esses ficheiros antes de esta iniciar o trabalho.
- Verificar as regras de conformidade: Dependendo do seu setor, existem regras sobre a forma como determinados registos são tratados e armazenados. Saiba o que se aplica à sua empresa.
- Pergunte sobre a segurança: Verifique como o seu fornecedor trata os dados confidenciais. Utilizam transferências encriptadas? Quem tem acesso aos ficheiros durante o projeto?
- Mantenha um registo: Anote quais os documentos confidenciais que vai enviar. Isso servirá de referência caso seja necessário verificar alguma coisa mais tarde.
Esta medida garante o cumprimento da legislação e protege as pessoas cujos dados constam desses registos.
Passo 6: Decidir o formato e a indexação
Antes do início do projeto, é necessário tomar duas decisões: qual o formato de ficheiro pretendido e como pretende que os ficheiros sejam indexados.
Opções de formatação:
- O PDF é a opção mais comum. Mantém a aparência original do documento e funciona na maioria dos sistemas.
- O formato TIFF gera ficheiros maiores, mas é o preferido para registos com qualidade de arquivo.
- O formato JPEG é adequado para imagens, mas não é a melhor opção para documentos com muito texto.
Se precisar de pesquisar nos seus documentos, solicite a aplicação do OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres). O OCR converte imagens digitalizadas em texto legível e pesquisável. No caso de grandes bibliotecas de documentos, isto faz uma diferença significativa na facilidade de utilização do seu arquivo.
A indexação consiste em atribuir uma etiqueta a cada ficheiro com metadados como a data do documento, o tipo, o nome do cliente ou o autor. É isso que lhe permite encontrar rapidamente um ficheiro específico. Decida quais os campos mais importantes para a sua equipa e transmita esses requisitos por escrito ao seu fornecedor antes do início dos trabalhos. Instruções claras neste contexto evitam erros e poupam tempo.
Pequenos passos agora, ficheiros melhores para sempre
A preparação de documentos não requer competências especiais. Requer tempo e atenção. Organize o material que tem, verifique o estado de cada lote, retire todos os anexos, identifique os itens de forma clara, assinale os registos confidenciais e confirme os seus requisitos de formatação e indexação antes do início do projeto.
Cada uma destas etapas é simples por si só. Em conjunto, proporcionam à equipa de digitalização tudo o que esta precisa para realizar um bom trabalho. E quando o seu arquivo digital estiver organizado e pesquisável, o tempo que dedicou à preparação terá valido bem a pena.
Se estiver pronto para transferir os seus registos físicos para um ambiente digital seguro, pode marcar uma reunião para discutir os pormenores do seu projeto. Planear estes detalhes desde o início garante que os serviços de conversão de documentos proporcionem exatamente os resultados de que a sua equipa necessita para se manter produtiva.
