Comunicare con il tuo call center in outsourcing
I miei colleghi mi sentono spesso dire che "non esiste una cosa come la troppa comunicazione quando si tratta di lavorare con le migliori agenzie di call center". Una comunicazione efficace è davvero la chiave del successo. Trovare la giusta azienda di call center in outsourcing, addestrarla correttamente, e poi gestire gli inevitabili alti e bassi del rapporto. Con un piccolo sforzo, sperimenterai il vero potere dell'outsourcing in pochissimo tempo!
Ecco cinque rapide raccomandazioni per aiutare il processo di comunicazione con le vostre agenzie di call center in outsourcing:
1.) Avere familiarità con il fornitore di call center cultura e programma -
Le tipiche società di call center nazionali o internazionali possono operare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ma ciò non significa che i destinatari dei vostri messaggi siano disponibili 24 ore su 24. Conoscere il momento giusto per comunicare con la direzione o gli agenti. Familiarizzare con le pratiche di comunicazione e i contesti linguistici del paese contribuirebbe anche a migliorare la consegna dei messaggi.
2.) Stabilire canali -
Dovrebbero esserci canali dedicati dove voi e la società del call center potreste inviare e ricevere messaggi. Ciò potrebbe avvenire tramite mezzi elettronici (chat, telefono, videoconferenza, ecc.) o tramite l'ufficiale di collegamento che si trova nella sede di outsourcing.
3.) Essere interattivo -
Incoraggiare l'interattività optando per canali in diretta come le videoconferenze e le telefonate. La comunicazione bidirezionale promuove lo scambio di messaggi in tempo reale, eliminando così i ritardi. In questo modo si possono affrontare immediatamente le preoccupazioni e chiarire le domande che potrebbero diventare un problema se lasciate senza risposta anche per un breve periodo.
4.) Essere in anticipo sul tempo -
Avere un approccio proattivo, piuttosto che reattivo, non solo per risolvere le preoccupazioni, ma anche nel consegnare i messaggi. Dite al vostro staff tutto quello che devono sapere su strategie o campagne prima di fare domande. Inoltre, le notizie sui cambiamenti devono essere fornite in anticipo per dare alle persone il tempo sufficiente per prepararsi.
5.) Programmare i messaggi -
I messaggi devono seguire un formato standard e devono arrivare con un programma regolare e prevedibile. In questo modo, i vostri collaboratori saprebbero quando anticipare le vostre chiamate e cogliere rapidamente i punti chiave dei vostri messaggi scritti.
La scarsa comunicazione tra voi e la società di call center in outsourcing potrebbe portare all'inutile fallimento del rapporto e alla perdita di profitto per tutte le organizzazioni. La cultura, il tempo e la distanza non dovrebbero mai contribuire a un accordo fallito se si stabilisce una comprensione adeguata e una comunicazione chiara fin dall'inizio.
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