Comunicare con il tuo call center in outsourcing
I miei colleghi mi sentono spesso dire che "la comunicazione non è mai troppa quando si tratta di lavorare con le migliori società di call center in outsourcing". Una comunicazione efficace è davvero la chiave del successo. Trovate la giusta società di call center in outsourcing, formatela adeguatamente e poi gestite gli inevitabili alti e bassi del rapporto. Con un po' di impegno, potrete sperimentare in poco tempo il vero potere dell'outsourcing con le nostre migliori agenzie di call center!
Ecco cinque rapide raccomandazioni per aiutare il processo di comunicazione con le vostre agenzie di call center in outsourcing:
1.) Conoscere la cultura e gli orari del fornitore di call center.
Tipico domestico o le società di outsourcing di call center internazionali possono operare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ma non significa che i destinatari dei vostri messaggi siano anch'essi disponibili 24 ore su 24. Conoscere il momento giusto per comunicare con la direzione o con gli agenti. Familiarizzare con le pratiche di comunicazione e con i contesti linguistici del Paese aiuterà anche a migliorare la consegna dei messaggi.
2.) Stabilire canali -
Dovrebbero esserci canali dedicati dove voi e la società del call center potreste inviare e ricevere messaggi. Ciò potrebbe avvenire tramite mezzi elettronici (chat, telefono, videoconferenza, ecc.) o tramite l'ufficiale di collegamento che si trova nella sede di outsourcing.
3.) Essere interattivo -
Incoraggiare l'interattività optando per canali in diretta come le videoconferenze e le telefonate. La comunicazione bidirezionale promuove lo scambio di messaggi in tempo reale, eliminando così i ritardi. In questo modo si possono affrontare immediatamente le preoccupazioni e chiarire le domande che potrebbero diventare un problema se lasciate senza risposta anche per un breve periodo.
4.) Essere in anticipo sul tempo -
Avere un approccio proattivo, piuttosto che reattivo, non solo per risolvere le preoccupazioni, ma anche nel consegnare i messaggi. Dite al vostro staff tutto quello che devono sapere su strategie o campagne prima di fare domande. Inoltre, le notizie sui cambiamenti devono essere fornite in anticipo per dare alle persone il tempo sufficiente per prepararsi.
5.) Programmare i messaggi -
I messaggi devono seguire un formato standard e devono arrivare con un programma regolare e prevedibile. In questo modo, i vostri collaboratori saprebbero quando anticipare le vostre chiamate e cogliere rapidamente i punti chiave dei vostri messaggi scritti.
Una scarsa comunicazione tra il cliente e l'agenzia di call center in outsourcing potrebbe portare a un inutile fallimento del rapporto e a una perdita di profitto per tutte le organizzazioni. La culturaIl tempo e la distanza non dovrebbero mai contribuire al fallimento di un affare se si stabilisce un'intesa corretta e una comunicazione chiara fin dall'inizio.
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